Информационный центр "Центральный Дом Знаний"
Онлайн всего: 1 Гостей: 1 Пользователей: 0
|
Инструментальные средства пользователя в среде MS OfficeОГЛАВЛЕНИЕ Введение……………………………………………..………………………………….3 I. Теоретическая часть………………………………………………………………….4 Введение…………………………………………………………………….…………..4 1. Основные понятия, используемые при изучении Microsoft Office…………5 2. Классификация Microsoft Office………………………………………………6 3. Подробная характеристика основных компонентов Microsoft Office………..9 3.1. Microsoft Word………………………………………………………………9 3.2. Microsoft Excel……………………………………………………………10 3.3. Microsoft Access…………………………………………………………..12 3.4. Microsoft Outlook Express………………………………………………….14 3.5. Microsoft FrontPage………………………………………………………...15 3.6. Microsoft PowerPoint……………………………………………………….15 3.7. Microsoft InfoPath…………………………………………………………..16 3.8. Microsoft Photo Draw………………………………………………………17 3.9. Microsoft Publisher…………………………………………………………18 3.10 Microsoft Picture Manager……………………………………....................19 Заключение…………………………………………………………………………….21 II. Практическая часть………………………………………………………………...22 1. Общая характеристика задачи…………..…………………………………..22 2. Описание алгоритма решения задачи………………………………………..24 Список использованной литературы………………………………………………28 ВВЕДЕНИЕ Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы. Решение этой проблемы: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и "общаются" они друг с другом на одном и том же языке. Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. Пакет Office актуален тем, что связывает эти приложения в едино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. Для раскрытия данной темы необходимо описать все составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS FrontPage, MS Picture Manager, MS Publisher и др. Практическая часть данной курсовой работы представляет собой решение задачи, с помощью программы MS Excel. В данной задаче требуется сформировать и заполнить ведомость расчета ЕСН и по полученным данныме представить в графическом виде. Для выполнения курсовой работы использовался следующий состав ТО и ПО: Intel Pentium D-820 2.8 GHz, 2 MB, 800 MHz, DUAL CORE, EM64T); ОС Windows XP, Microsoft Office 2003 Basic Edition Rus MS Word, MS Excel. I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ВВЕДЕНИЕ В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций. Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft Office – автор Windows и Microsoft Office – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в Microsoft Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в Microsoft Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность. В Microsoft Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для организации работы офисов. 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ИЗУЧЕНИИ MICROSOFT OFFICE Microsoft Office - интегрированный пакет программ офисного обслуживания. Программы имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати и т. д. Семейство Microsoft Office в целом представляет собой совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В семейство входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. В то же время, все эти приложения в совокупности образуют единое целое. Можно выделить три отличительных признака приложений семейства Microsoft Office: унифицированный интерфейс; совместимость по данным; единые средства программирования. 2. КЛАССИФИКАЦИЯ MICROSOFT OFFICE Классификацию Microsoft Office рассмотрим на примере Комплекта Microsoft Office 2003 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений: Office 2003 Standard — предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет; Office 2003 Professional — дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом; Office 2003 Premium — самый полный универсальный вариант поставки; Office 2003 Small Business — ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса; Office 2003 Developer — предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную электронную и печатную документацию. [9] Основными приложения Microsoft Office являются: Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов; Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений; Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных; Power Point — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций; Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации; FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов; Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики; Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций; Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа; Internet Explorer.— Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа. Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в, базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся: MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц; MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул; MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.; MS Word Art — предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста; MS Photo Editor — предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером; MS Clip Gallery — предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов; MS Organization Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем. Microsoft Office 2003 обеспечивает: простоту в эксплуатации и поддержке. Имеются удобный интерфейс и справочная система, расширенный набор мастеров и шаблонов, улучшенные возможности коллективной обработки документов; расширенный набор интеллектуальных инструментов. В состав Microsoft Office входят простые в использовании интеллектуальные приложения, которые обеспечивают автоматизацию работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач; поддержку передовых технологий Интернета. Значительно расширены возможности взаимодействия с Интернетом и интрасетями; автоматическую подстройку интерфейса. Приложения Microsoft Office могут в процессе работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя; простоту инсталляции и восстановление работоспособности системы. Новая программа инсталляции Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры развертывания Office 2003 и осуществление поддержки. 3. ПОДРОБНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ КОМПОНЕНТОВ MICROSOFT OFFICE 3.1.Microsoft Word Microsoft Word является издательской системой, предоставляющей возможность создания, чтения, редактирования и совместного использования документов. Microsoft Word – это мощный интеллектуальный текстовый процессор, удобный и простой в использовании инструмент для создания профессионально оформленных документов. Реализованные в Word средства позволяют более эффективно обмениваться информацией, упрощают коллективную обработку документов, повышают продуктивность и обеспечивают более качественные результаты. Microsoft Word входит в состав интегрированного пакета прикладных программ Microsoft Office. После загрузки Word на экране появляется окно, основными элементами которого являются: панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки и строка состояния. Word позволяет автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя. При открытии меню отображаются наиболее часто используемые команды. Панели инструментов обеспечивают возможность быстрого доступа к наиболее часто используемым командам. Как правило, на экране присутствуют две панели инструментов: стандартная и форматирование. Панели задач облегчают выполнение ряда операций текстового редактора. В рабочей области экрана Word вверху располагается горизонтальная линейка, слева – вертикальная линейка. С помощью линеек можно изменять поля страниц, абзацные отступы и метки табуляции. Белые части линеек соответствуют полосе набора текста, серые части – нерабочим областям страницы: полям, промежуткам между колонками текста и между ячейками таблицы. Строка состояния содержит информацию о текущем состоянии программы и режимах работы с документом. Ввод текста рекомендуется выполнять в обычном режиме просмотра документа. При этом текстовый курсор, имеющий вид вертикальной мерцающей линии, определяет точку ввода символов. Для быстрой вставки текста, рисунков, таблиц и других элементов в пустую область документа удобно использовать возможности свободного ввода. Двойной щелчок в пустой области документа вызывает форматирование этой области для свободного ввода, при котором дальнейшая вставка элементов будет осуществляться, начиная с позиции двойного щелчка. Свободный ввод недоступен в следующих областях: несколько колонок, маркированные и нумерованные списки, слева и справа от рисунков с обтеканием по верхнему и нижнему краям, а также слева и справа от отступов. Кроме того, свободный ввод недоступен в следующих режимах: обычный режим, режим структуры и предварительный просмотр. Операция автозамена предназначена для автоматического исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток. Операция автозамены позволяет выполнить ряд полезных функций: исправление двух прописных букв на одну в начале слова; преобразование строчной буквы в прописную в начале предложения; устранение последствия случайного нажатия Caps Lock; исправление раскладки клавиатуры. Инструмент автотекст позволяет упростить ввод в документ часто используемых фрагментов текста и графических объектов. [7] 3.2. Microsoft Excel Microsoft Excel – приложение, предназначенное для работы с электронными таблицами. Excel – это простой, удобный и эффективный инструмент, позволяющий проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя электронную почту или Интернет. Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени и т.д. Кроме того, в Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде. Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач. В Excel реализован целый ряд принципиально новых средств, позволяющих повысить продуктивность работы, а также упростить получение информации из внешних источников и расширить возможности анализа данных. Одной из самых распространенных рутинных операций в Excel является заполнение рабочей книги данными. При помощи автозаполнения пользователи могут автоматически продолжить ряд ячеек, значения которого должны изменяться по определенному закону. Автозаполнение работает не только со значениями ячеек, но и с формулами. Новые возможности использования диаграмм включают в себя новые средства форматирования диаграмм (метки данных, многоуровневые оси категорий, настраиваемая цена деления оси), а также работу со сводными диаграммами – графическими аналогами сводных таблиц. Файл в Excel представляет собой рабочую книгу, состоящую из нескольких листов. На каждом листе рабочей книги может располагаться несколько таблиц и графиков. Каждый лист состоит из набора строк и столбцов. Строки и столбцы идентифицируются. Области, находящиеся на пересечении строк и столбцов, называют ячейками. Под полосой меню находятся панели инструментов. Чуть ниже – строка формул, предназначенная для ввода данных в ячейки таблицы. В Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Встроенные функции Excel делятся на следующие категории: математические, логические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок. Программа поиск решения является инструментом оптимизации, с ее помощью можно найти оптимальное или заданное значение некоторой ячейки путем подбора значений нескольких ячеек, удовлетворив нескольким граничным условиям. Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение команд. Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов. [4] 3.3. Microsoft Access Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных. Это не случайно, поскольку в Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений. Microsoft Access представляет средства, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Эта СУБД «умеет» сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц, а также предлагает весь необходимый инструментарий для построения готового уникального решения для конкретного предприятия или бизнеса. В левой части окна базы данных размещена панель в стиле Outlook, обеспечивающая быстрый доступ к объектам базы данных. На этой панели можно создавать собственные группы элементов, в которые можно помещать ярлыки к объектам базы данных. Это упрощает доступ к различным объектам базы данных. При создании проекта Microsoft Access в окне базы данных отображаются вкладки для таблиц, хранимых процедур и диаграмм базы данных (аналогом последнего объекта является схема базы данных Access).(......) |
Loading
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||