Центральный Дом Знаний - Обмен данными в MS Office

Информационный центр "Центральный Дом Знаний"

Заказать учебную работу! Жми!



ЖМИ: ТУТ ТЫСЯЧИ КУРСОВЫХ РАБОТ ДЛЯ ТЕБЯ

      cendomzn@yandex.ru  

Наш опрос

Я учусь (закончил(-а) в
Всего ответов: 2688

Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0


Форма входа

Логин:
Пароль:

Обмен данными в MS Office

Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 7
1.1 Обзор Microsoft Office 7
1.2 Использование буфера обмена 7
1.3 Импорт текстового файла с разделителями 9
1.4 Связь Excel c Access 10
1.5 Импорт и связывание данных в Access 12
1.6 Экспорт данных из Access в Word и Excel 15
1.7 Экспорт документов в HTML-формат 16
1.8 Обмен XML-данными 17
1.8.1 Обмен XML-данными с Excel 2002 18
1.8.2 Обмен XML-данными с Access 2002 18
Заключение 19
2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 20
2.1. Общая характеристика задачи 20
2.2. Описание алгоритма решения задачи 21
Список использованной литературы 25
ВВЕДЕНИЕ
Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации. Комплект Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.
Таблица 1. 1 Варианты поставок Microsoft Office 2000
Например, комплект Microsoft Office 2000 включает следующие приложения.[2, стр. 12]
Microsoft Word 2000 - текстовый процессор, позволяющий создавать документы любой сложности: оформлять их с использованием различных шрифтов, включать в документ рисунки, таблицы, формулы, графики, диаграммы и др. Имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC.
Microsoft Exel 2000 - табличный процессор для представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющий универсальные возможности решения задач и встроенные средства деловой графики. Microsoft Exel 2000 имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации статистического моделирования и т.п.. Создаваемые файлы имеют расширение XLS. 
Microsoft PowerPoint 2000 - графический пакет для создания презентаций и слайд-фильмов. Этот пакет представляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение PPT.
Microsoft Outlook 2000 - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.
Microsoft Publisher 2000 - настольная издательская система, позволяющая легко создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы. В нем предлагаются более 2000 профессионально разработанных шаблонов публикаций и сотни элементов дизайна, которые пользователи могут вставлять в собственные публикации.
Microsoft Access 2000 - система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access 2000 не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и обеспечивает глубокую интеграцию с Вебом, упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Создаваемые файлы имеют расширение MDB.
Microsoft FrontPages 2000 - включает все необходимые средства для эффективной разработки и эксплуатации веб-узлов. Пользователи могут легко создавать качественно оформленные веб-страницы, выбирая наиболее удобный способ разработки. MS FrontPage 2000 позволяет придавать законченный и профессиональный вид веб-узлам, импортировать и редактировать код HTML любым из существующих способов и применять новейшие веб-технологии. С помощью FrontPage 2000 можно легко выполнять обновление веб-страниц, а также пользоваться гибкими средствами для управления узлами Интернета и интрасетей.
Microsoft PhotoDraw 2000 - объединяет простые инструментальные средства для создания рисунков и редактирования графики, позволяя создавать профессионально оформленные графические изображения для веб-страниц, печатных документов и презентаций.
Microsoft OfficeBinder 2000 - программа для создания подшивки документов, включенная в состав Small Business Tools (утилиты MS Office), позволяет группировать все необходимые для проекта документы, книги и презентации. При работе с подшивкой можно использовать новые возможности MS Office 2000: поместить подшивку в дневник Outlook, вывести на печать документы с одинаковыми колонтитулами, открывать и сохранять подшивки в Интернете. Создаваемые файлы имеют расширение OBD.
Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню – все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу презентацию или рисунок.
В работе рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML и обмен XML-данными.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Обзор Microsoft Office
При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office:
в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.
Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.
1.2 Использование буфера обмена
Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую - воспользоваться буфером обмена. [1, стр. 1-4]
Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка  Копировать (или Правка  Вырезать). Все приложения Microsoft Office работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид  Панели инструментов  Буфер обмена).
Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка  Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».
При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1.1).
  
Рисунок 1. 1 Вставка текста MS Word в MS Excel
Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.
Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE, то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка. 
Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка  Вставить использовать команду Правка  Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» (рис. 1.2) 
 
Рисунок 1. 2 Окно «Специальная вставка»
можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки. 
Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.
1.3 Импорт текстового файла с разделителями
Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access. 
Файлы DOS’овских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов, табуляции, символов «!», «:», «;» и др.
Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл  Открыть…, тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер импорта текстов (рис. 1.3).
 
Рисунок 1. 3 Мастер импорта текстов
На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные, то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку, в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован и вставлен в виде таблицы в Excel.
Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку исходного текста.
Для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей в каждой строке совпадало. 
1.4 Связь Excel c Access
В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений. 
Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 1.4)  
Рисунок 1. 4 Надстройка AccessLinks
 (возможно, для ее установки потребуется дистрибутив MS Office). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:
Форма MS Access…;
Отчет MS Access…;
Перенести в MS Access… .
При выборе команды Данные  Форма MS Access произойдет следующее:
по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.
Аналогично работает команда Данные  Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.
Команда Данные  Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.
На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 1.5). 
 
Рисунок 1. 5 Вид надписи об успешном переносе данных
С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.
Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.
1.5 Импорт и связывание данных в Access
Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access специально предназначена для работы с табличными данными. 
В Access имеются возможности:
сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц;
автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных.
Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений.
Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных.
Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).
Для переноса данных из рабочей книги Excel в Access в меню Файл выберем команду Внешние данные  Импорт. 
В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 1.6).(......)
Loading

Календарь

«  Март 2024  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031

Архив записей

Друзья сайта

  • Заказать курсовую работу!
  • Выполнение любых чертежей
  • Новый фриланс 24