Организация внутреннего контроля процесса реализации

Содержание         Скачать работу

Введение 3

1. Краткая характеристика торгового предприятия 4

2. Организация внутреннего контроля процесса реализации 6

3. Условия реализации товаров в ООО «Сфера» 8

4. Объекты внутреннего контроля реализации товаров 9

5. Процедуры внутреннего контроля реализации товаров 11

6. Оценка система внутреннего контроля реализации товаров 15

Заключение 21

Список использованной литературы 22

Введение

При организации системы внутреннего контроля на предприятиях торговли важное место отводится процессам реализации, с осуществлением которых связана деятель­ность хозяйствующих субъектов сферы торговли, а также неторго­вых организаций. Достоверность информации о реализации товаров определяет обоснованность показателей доходов, рас­ходов и финансовых результатов организаций, что обусловливает высокие требования к качеству контроля товарных операций.

Именно все вышесказанное как нельзя лучше характеризует актуальность темы исследования, связанной с организацией внутреннего контроля процесса реализации товаров.

Целью работы является исследование внутреннего контроля процесса реализации товаров на конкретном предприятии, выявление недостатков на данном участке работы.

Для достижения поставленной цели в данной работе необходимо решить следующие задачи:

• охарактеризовать конкретный хозяйствующий субъект;

• определить объекты и процедуры внутреннего контроля процесса реализации товаров;

• изучить организацию внутреннего контроля процесса реализации;

• дать оценка систему внутреннего контроля реализации товаров на конкретном предприятии.

Предмет исследования – изучение внутреннего контроля реализации товаров.

В процессе работы были использованы Федеральные Законы, другие нормативно-правовые акты Российской Федерации, книги таких отечественных ученых, как В.И. Подольский, В.Д.Андреев, статьи ведущих российских ученых – экономистов, аудиторов.

1. Краткая характеристика торгового предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера» является предприятием, реализующим металлопрокат и строительные материалы, как оптом, так и в розницу.

Данное предприятие было создано в 1998 году и имеет юридический адрес: г. Тула, ул. Ленинградская, д. 8. Уставной капитал ООО «Сфера» по состоянию на 01 января 2009 года составляет 190000 рублей.

Основной вид деятельности ООО «Сфера» - оптовая и розничная торговля. В продаже широкий ассортимент металлопроката и строительных материалов: арматура, балка, круг, квадраты, полоса, труба, листы горячекатаные, холоднокатанные, оцинкованные, уголок, швеллер, нержавеющая сталь, сетка-рабица, сетка кладочная, кирпич, шифер, профнастил, гофрнастил, черепица, пенополистирол, цемент, шпаклевка, рубероид, рубемаст, радиаторы чугунные, люки чугунные. Имеется отдел, реализующий древесные и древесностружечные материалы: брус, доска необрезная, доска обрезная, фанера, древесностружечная плита, древесноволокнистая плита, наличники, плинтуса, вагонка, рамы оконные, дверные блоки, и пр.

Среди основных поставщиков металлопроката стоит отметить ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», ОАО «Комплекс глубокой переработки», ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат», ОАО «Сантехлит», ОАО «Первоуральский новотрубный завод». Среди крупных покупателей отметим: ЗАО «Тулажелдормаш», ОАО Алексинский завод «Тяжпромарматура», ЗАО «Втормет» СПБ, ГУП ТО «Тулаавтодор», ДРСУ «Одоевское», Дубенское МУП КХ и пр.

Для торговли оптом предприятие располагает двумя базами: база №1, реализующая металлопрокат, находящаяся в пос. Лихвинка и пос.Михалково.

Магазин розничной торговли находится рядом с офисом. Общая площадь магазина – 170 м. кв. На этой территории помимо торгового зала располагаются складские и подсобные помещения, комната отдыха.

Общая численность работающих на предприятии составляет 32 человека. Штатным расписанием предусмотрены следующие должности: директора, главного бухгалтера, бухгалтеров, бухгалтера-кассира, менеджеров, администраторов торгового зала, кассиров - операционистов, продавцов, грузчиков, уборщиц, водителей, кладовщиков, специалиста по кадрам.

Расчеты с населением за проданные товары производятся при помощи 4-х кассиров-операционистов с применением контрольно-кассовой техники. Контроль за соблюдением работы с ККТ осуществляет старший кассир.

Ведение бухгалтерского учета в ООО «Сфера» осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Помимо главного бухгалтера в состав бухгалтерии входят два бухгалтера и бухгалтер-кассир. Бухгалтерия выполняет следующие задачи: своевременно составляет и предоставляет финансовую и налоговую отчетность, готовит внутренние распорядительные документы, утверждающие порядок документооборота, учета хозяйственных операций и пр., проводит методическое и организационное обеспечение процесса документирования и учета хозяйственных операций и его контроль.

Учетная политика предприятия разрабатывается главным бухгалтером и утверждается директором предприятия ежегодно и содержит документы:

• учетная политика для целей бухгалтерского учета;

• учетная политика для целей налогового учета;

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;

• положение о порядке проведения инвентаризаций имущества и обязательств;

• Положение о постоянно действующей инвентаризационной комиссии;

• формы первичных учетных документов для целей финансового учета;

• график документооборота организации.

Согласно учетной политике на 2009 г. ООО «Сфера» учет затрат ведется на счете 44 "Расходы на продажу”. Отдельно, на счете 26 «Общехозяйственные расходы» осуществляется учет управленческих и других расходов, непосредственно не связанных с расходами на продажу. Затраты на ремонт основных средств - включаются в себестоимость отчетного периода. Товары отражаются на счете 41-1 "Товары в оптовой торговле” и счете 41-2 "Товары в розничной торговле”. Для розничной торговли производится выделение торговой наценки на счете 42 "Торговая наценка”. Реализация товаров признается в учете ООО «Сфера» по мере поступления денежных средств и учитывается на счете 90 "Продажи”.

В части розничной торговли, переведенной на уплату ЕНВД, ООО «Сфера» не признается плательщиком НДС, за исключением НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на таможенную территорию РФ.¹ По остальным видам предпринимательской деятельности, ООО «Сфера» исчисляет и уплачивает НДС в соответствии с положениями гл.21 НК РФ. В данной ситуации ООО «Сфера» ведет раздельный учет операций, облагаемых и не облагаемых НДС.

2. Организация внутреннего контроля процесса реализации

В целом система внутреннего контроля процесса реализации товаров включает следующие структурные подразделения предприятия (рис. 1).

При осуществлении контроля реализации товаров в ООО «Сфера» проводится:

- проверка документов, подтверждающих переход права собственности на товары от продавца к покупателю (договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового, товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара);

- проверка правильности расчетов с покупателями по проданным товарам;

Рис. 1 Структура системы внутреннего контроля реализации товаров

в ООО «Сфера»

- контроль соблюдения законодательства в части применения контрольно-кассовых машин при расчетах с покупателями;

- проверка соответствия отражения в учете операций по продаже товаров, правильности определения выручки от реализации и суммы НДС и акцизов, подлежащих перечислению в бюджет;

- проверка правильности списания расходов на продажу в качестве расходов отчетного периода на соответствие учетной политике организации и требованиям действующего законодательства;

- контроль достоверности определения финансового результата от продажи товаров.

3. Условия реализации товаров в ООО «Сфера»

Отгрузкой и отпуском товаров в ООО «Сфера» занимается отдел сбыта (маркетинга) предприятия (рис.2).

Работники этой службы заключают договоры с покупателями, оформляют документы на отгружаемую продукцию, ведут оперативный учет движения товаров на складе, контролируют выполнение договорных обязательств, полноту и своевременность поступления средств от покупателей.

Реализация товаров осуществляется в соответствии с договором купли - продажи (поставки), заключаемым между продавцом и покупателем. Согласно условиям договора оплата товаров может производиться предварительно в виде аванса до отгрузки или после ее передачи покупателю. При предварительной оплате в договоре указывается размер предварительной оплаты, перечисляемого аванса. Обычно размер предварительной оплаты составляет всю стоимость продукции и перечисляется накануне отгрузки продукции. Аванс же может перечисляться в любой сумме, в том числе в размере стопроцентной оплаты, и в любые установленные договором сроки.

Отпускаемые со склада товары оформляются первичными документами. Отдел сбыта на основании договора поставки и графика отгрузки товаров выписывает приказ - накладную. После оформления приказ - накладная передается на склад. В ней отпуск товаров со склада подтверждается подписью кладовщика и получателя или экспедитора отдела сбыта, если товары отправляется железнодорожным, водным или автомобильным транспортом. Основанием для оформления накладной на отпуск товаров со склада ООО «Сфера» является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком). Основным первичным учетным документом, служащим для осуществления контроля за реализацией товаров является накладная.

4. Объекты внутреннего контроля реализации товаров

Основные объекты внутреннего контроля реализации товаров представлены на рис.3.

Цели контроля реализации товаров зависят прежде всего от усло­вий реализации. В таблице 1 приведены цели контроля, специфичес­кие для хозяйственных операций по продаже товаровна условиях последующей оплаты, данные по которым были обработаны на компьютере применительно к задаче получения прибыли.

Таблица 1

Цели контроля за хозяйственными операциями по продаже товаров на условиях последующей оплаты в ООО «Сфера»

Цель проведения проверки	Специфические цели проведения проверки примени­тельно к хозяйственным операциям по продаже продук­ции с использованием системы бухгалтерского учета
Полнота учета данных	Данные по всем операциям по отгрузке внесены и учте­ны соответствующим образом в целях анализа
Точность учета данных	Данные по отгрузке отражены правильно в среде ком­пьютерной обработки данных сумм, количества, дат и покупателей; данные правильно преобразованы в вид, приемлемый для компьютера; данные правильно вве­дены в компьютер
Санкционирова­ние хозяйственных операций	Все отмеченные хозяйственные операции представляют собой действительно имевшие место отгрузки продук­ции или оказанные услуги действительно существую­щему заказчику и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия '
Полнота записей	Данные по отгрузке постоянно приемлемы для анализа
Точность ведения записей	Данные по отгрузке и бухгалтерские данные пополня­ются новыми поступающими данными
Проверка файлов документов	Сохранена целостность данных по отдельным счетам, указанным в бухгалтерских регистрах заказчика и бух­галтерском регистре контрольных счетов продавца
Защита активов	Только персонал, имеющий соответствующее разреше­ние, имеет доступ к данным по счетам поступлений и архивным документам (файлам)

Достижение целей, преследуемых при контроле, облегчается благо­даря организации такой структуры контроля, которая:

• позволяет разделить обязанности так, чтобы одно и то же лицо не занималось одновременно бухгалтерским учетом и его контролем применительно к конкретной хозяйственной операции, а также защитой соответствующих активов;

• обеспечивает возможность контроля деятельности сотрудников.

Ключевые направления внутреннего контроля реализации товаров состоят в следующем:

• отгрузка товаров покупателям на условиях последующей оплаты должна производиться только при наличии необходимых санкций;

• товары не должны отгружаться без выписки и учета накладных;

• просроченные счета к получению должны оперативно и тщательно отслеживаться;

• поступление денежных средств от реализации должно находиться под надлежащим контролем;

• отгрузка товаров покупателям на условиях последующей опла­ты не должна продолжаться при высоком риске неплатежа;

• должно быть обеспечено разделение обязанностей при учете реализации и погашения дебиторской задолженности;

• управление дебиторской задолженностью должно рассматриваться не обособленно, а как составляющая часть системы управления оборотными средствами предприятия.

5. Процедуры внутреннего контроля реализации товаров

Состав процедур внутреннего контроля реализации товаров зависит от конкретных условий реализации. Рассмотрим состав проце­дур, соответствующих следующим определяющим условиям:

- вид договора — договор поставки;

- покупатель — юридическое лицо;

- вид отгрузки — доставка продукции автотранспортом организа­ции-продавца;

- порядок расчетов — оплата продукции покупателем определена ус­ловиями последующей оплаты (погашение дебиторской задолженности по­купателя частями в интервалы, обусловленные договором, или по истече­нии определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции). Каждая процедура контроля имеет два аспекта:

а) выполнение процедуры контроля работниками предприятия;

б) действия сотрудника отдела внутреннего контроля при проверке со­блюдения исполнителями своих должностных обязанностей.

Контрольные процедуры в указанной ситуации осуществляются в следующем порядке.

При получении данных об отгрузке продукции покупателю ответственный работник отдела сбыта в журнале (регистре, файле) ежед­невного учета отгрузки фиксирует:

наименование покупателя;

дату и но­мер договора поставки (и приложений в части календарных графиков поставок);

дату выписки и номер соответствующей ТТН;

дату и время (при указании точного времени) фактического осуществления отгрузки;

фактические данные по отгрузке (по данным 3-го экз. ТТН) в стоимост­ном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции;

дату и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки (дату и время регистрации отгрузки).

По данным вышеуказан­ного регистра начальником отдела сбыта составляют­ся отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (соответственно календарным графикам отгрузки). Отчеты составляются по утвержденной форме (систем­но построенные формуляры) в трех видах:

а) по отгрузкам товаров каждого наименования (в натуральных и стоимостном измерителях) всем покупателям (получателям);

б) по отгрузкам товаров всех видов (в натуральных и стоимост­ном измерителях) каждому покупателю в разрезе заключенных с ним до­говоров;

в) по объему (в натуральных измерителях) товаров по видам отгрузки (самовывоз, централизованная доставка, доставка транспортом организации-изготовителя) в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузо-разгрузочные работы (т.е. простой транспортных средств под погрузкой-разгрузкой), непос­редственно транспортировку груза к месту разгрузки и обратный пробег автомобилей (эти данные необходимы для составления отчетности по выполнению планов отгрузок и перевозок).

Экономист по сбы­ту на основе данных по расчетам за товары подготавливает и в установ­ленном порядке ежедневно передает начальнику отдела сбыта по управлению сбытом отчеты о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода, а также ежедневные отчеты о выполнении графика отгрузки и доставки. Отчеты представляют собой системно построен­ные и в определенном порядке утвержденные формы внутренней отчет­ности, в которых указаны плановые и фактические данные по установ­ленным предметам объектов отчетности. Например, реализация может быть представлена как реализация в разрезе видов товаров, в разрезе рыночных сегментов).

Начальник отдела сбыта анализирует полу­ченные отчеты, определяет причины отклонений, находит ви­новных, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта (вышеуказанные отчеты, а также данные по выявленным причи­нам отклонений, виновникам и принятым мерам) коммерческому директору ООО «Сфера».

Коммерческий директор анализирует полученную информацию, при­нимает меры в пределах своей компетенции (в том числе по выявленным виновникам) и предоставляет вышеуказанные отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и при­нятых мер директору ООО «Сфера» для рассмотрения на ежедневных опе­ративных совещаниях, где по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

Действия внутреннего контроля заключаются в наблюдении за под­готовкой первичной отчетности по сбыту ответственными за это работ­никами, в опросе руководства отдела сбыта на предмет наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и при­нятых по отклонениям управленских решений (мер).

Процедуры контроля фактурирования поставок состоят в следующем.

На основании по­лученного от водителя-экспедитора экземпляра ТТН с отметками поку­пателя о приемке товаров (данные отметки являются свидетельством отгрузки) работником бухгалтерии ООО «Сфера», ведущим учет расчетов с дебиторами и кредитора­ми бухгалтерии выписывается счет-фактура в 2 экземплярах. Первый экземпляр не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров предоставляет­ся покупателю (если до конца налогового отчетного периода осталось менее 10 дней, то необходимо составить и передать счет-фактуру покупа­телю в данном отчетном периоде). Счет-фактура подписывается директором ООО «Сфера», главным бухгалтером и начальником отдела сбыта (как должностным лицом, санкцио­нирующим отгрузку) и скрепляется печатью организации. Второй экзем­пляр счета-фактуры подшивается и хранится в журнале учета выдаваемых счетов-фактур.

Перед подписанием счета-фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки доку­ментов (логическая, формальная, арифметическая, по взаимосвязи, по хронологии, по содержанию) и встречной проверки документальных дан­ных осуществляют контроль за правильностью указания реквизитов (включая объем сделки в натуральном и стоимостном выражении) и сле­дующих дополнительных данных:

серия, номер и дата выписки ТТН;

дата (и при соответствующих договорных условиях точное время) отгрузки;

номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции;

ко­личество грузовых мест (единиц).

При этом данные счета-фактуры све­ряются с данными ТТН и условиями договора (заказа). Бланки счетов-фактур должны быть заранее пронумерованы (по два экземпляра с оди­наковым номером). Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером.

6. Оценка система внутреннего контроля реализации товаров

При проведении оценки системы внутреннего контроля ООО «Сфера», в составе которой следует выделить систему бухгалтерского учета и средства контроля.

Предварительная оценка состояния системы внутреннего контроля была сделана на основании информации, полученной в результате проведенного опроса ответственных сотрудников (табл. 2).

Таблица 2

Вопросник для оценки состояния внутреннего контроля за реализацией и сохранностью товаров, предназначенных для продажи в ООО «Сфера»

№	Содержание вопроса	Вариант ответа		Уровень оценки	Примечания
		Да	Нет
1	2	3	4	5	6
1.	Имеется ли на предприятии служба внутреннего контроля	Х		А 2	Инвентаризационная комиссия работала нерегулярно
2.	Проводилась ли службой внутреннего контроля поверка движения и сохранности товаров		Х	А 1	Отсутствует в плане работы инвентаризационной комиссии
3.	Имеет ли бухгалтер материального отдела специальное образование	Х		А 2	Среднее специальное экономическое образование

Продолжение табл.2

1	2			3	4		5		6
4.	Обеспечен ли бухгалтер материального отдела необходимыми инструкциями			Х			А 3
5.	Разработана ли должностная инструкция для бухгалтера материального отдела				Х		А 1
6.		Проверяет ли бухгалтер материального отдела карточки учета товаров				Х	А 1
7.		Заключены ли договоры о полной материальной ответственности с материально ответственными лицами	Х				А 2	Не заключен договор с кладовщиком
8.		Проверяются ли отчеты о списании товаров	Х				А 2
9.		Имеют ли материально ответственные лица образцы подписей должностных лиц, уполномоченных подписывать документы на отпуск товаров	Х				А 3
10.		Имеется ли журнал учета доверенностей	Х				А 2	Не везде имеются отметки о списании доверенностей
11.		Проводился ли инструктаж с работниками службы сбыта о порядке оформления документов	Х				А 3
12.		Приобретаются ли товары за наличный расчет	Х				А 1
13.		Есть ли приказ о формировании инвентаризационной комиссии	Х				А 3	№ 2 от 19.01.2009
14.		Проводилась ли инвентаризация в проверяемом периоде	Х				А 3	Перед составлением годового отчета, при смене материально-ответственного лица (кладовщика)
15.		Ведется ли книга покупок	Х				А 2	Листы с ней не пронумерованы, не прошнурованы
16.		Соответствует ли порядок оценки списываемых материальных ценностей, зафиксированный в учетной политике	Х				А 2

Для оценки влияния ответов на состояние внутреннего контроля в ООО «Сфера» были применены три градации: А 1 – низкий, А 2 – средний, А 3 – высокий.

Как показывает анализ приведенной анкеты, на 75% вопросов были даны ответы, характеризующие состояние внутреннего контроля товарных операций как находящееся на среднем и высоком уровне.

Таким образом, состояние и ведение бухгалтерского учета реализации товаров в ООО «Сфера» в целом отвечают современным требованиям. Основными недостатками являются ослабление текущего контроля за движением товаров, большой удельный вес их закупок за наличный расчет.

Для оценки состояния внутреннего контроля реализации товаров в ООО «Сфера» использовалась специальная шкала (табл. 3).

Таблица 3

Критерии оценки состояния внутреннего контроля реализации товаров в ООО «Сфера»

Оценка состояния внутреннего контроля	Количество ответов, характеризующих уровень организации контроля, %
Низкий уровень Средний уровень Высокий	менее 70 от 70 до 90 Свыше 90

Используя приведенную шкалу, можно сделать вывод, что в ООО «Сфера» состояние внутреннего контроля реализации товаров находится на среднем уровне.

Проведение такого опроса позволит скорректировать типовую программу внутреннего контроля, более точно определить содержание внутреннего контроля, что в конечном итоге направлено на повышение эффективности проведения аудиторской проверки.

В ООО «Сфера» были выявлены нарушения, связанные с системой внутреннего контроля реализации товаров (таблица 4).

Таблица 4 Нарушения в организации внутреннего контроля реализации товаров в ООО «Сфера»

N п/п	Характер выявленных нарушений	Влияние нарушений на достоверность бухгалтерской отчетности
1	2	3
1	Отсутствует приказ о назначении лиц, ответственных за операции реализации товаров	Возможность злоупотреблений со стороны лиц, ответственных за сохранность товаров. Невозможность в случае хищения в полном объеме взыскать материальный ущерб, причиненный действиями (бездействием) лица, на которое должна возлагаться материальная ответственность
2	Не заключен договор о полной материальной ответственности с лицами, ответственными за сохранность товаров (кладовщик)
3	В учетной политике отражен только метод учета материалов, информация о методе учета товаров отсутствует	Отсутствие документального обоснования для применения того или иного метода учета товаров

Система бухгалтерского учета операций с товарами не всегда выполняет поставленные перед ней задачи: отсутствует схема документооборота учета товаров; не составляются и не соблюдаются графики инвентаризации товарно-материальных ценностей; не соблюдается принцип рас­пределения ответственности и полномочий по операциям выдачи разрешений на опера­ции с товарами.

Не исключено, что именно в результате наличия «слабых» мест в системе внутреннего контроля ООО «Сфера» были допущены нарушения при учете операций с товарами.

Тщательной проверке подвергается обоснованность применяемых льгот по НДС на отдельные товары, а также своевременность перечисления сумм налога в бюджет и уплаты авансовых платежей.

Введенные книги продаж и книги покупок, а также счета-фактуры для учета НДС значительно облегчают процесс проверки правильности заполнения декларации по НДС. Счет-фактура составляется в течение 5 дней со дня отгрузки товара и не зависит от принятой на предприятии учетной политики. Регистрация счетов-фактур в книге покупок и книге продаж производится в целях определения суммы налога. В случае частичной оплаты за полученные товары регистрация выставленных счетов-фактур в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры и пометкой у каждой суммы "частичная оплата".

В книге продаж данные счетов-фактур накапливаются в течение отчетного периода по НДС (в течение месяца или квартала), после чего суммируются и выводятся итоговые показатели книг