Организация внутреннего контроля процесса снабжения

Содержание

Введение

Глава 1. Характеристика предприятия ОАО «ТОЗ»

1. Организационная структура предприятия «ОАО «ТОЗ»

2. Структура бухгалтерского аппарата ОАО «ТОЗ»

3. Учетная политика предприятия ОАО «ТОЗ»

Глава 2. Система внутреннего контроля процесса снабжения

2.1. График документооборота

2.2. Внутренний контроль за наличием материалов на складах

2.3. Оценка и выбор поставщиков ТМЦ

2.4. Подготовка, оформление договоров на закупку ТМЦ. Контроль за выполнением условий договора на поставку

2.5. Получение ТМЦ и сдача его на склад

Заключение

Список литературы

Введение.

Внутренний контроль – это процесс, направленный на достижение целей предприятия, это результат деятельности руководства предприятия в целом и по отдельным подразделениям.

Внутренний контроль существует на каждом предприятии. Он осуществляется в первую очередь в интересах самого предприятия, его собственников и работников. Контроль необходимо ориентировать не на выявление уже свершившихся потерь, а на их предупреждение. С помощью контроля на основе детального изучения деятельности предприятия разрабатываются мероприятия, направленные на предотвращение хищений, порчи материалов, продукции, сбережений денежных средств, финансовых ресурсов, на предупреждение отклонений от законодательства. Именно в этом и состоит цель данной контрольной работы.

Целью данной работы является изучение действующего порядка организации внутреннего контроля процесса снабжения на примере предприятия ОАО «ТОЗ».

Для достижения цели следует рассмотреть ряд задач:

• характеристику предприятия ОАО «ТОЗ», ее организационную структуру, бухгалтерский аппарат и учетную политику;

• график документооборота;

• внутренний контроль за наличием материалов на складах;

• способы оценки и выбора поставщиков ТМЦ;

• подготовку, оформление договоров на закупку ТМЦ и контроль за выполнением условий договора на поставку;

• получение ТМЦ и сдача его на склад.

Актуальность темы состоит в том, что процесс снабжения на многих предприятиях является областью повышенного риска.

1. Характеристика предприятия ОАО «ТОЗ».

1. Организационная структура предприятия «ОАО «ТОЗ».

Основной сферой деятельности предприятия ОАО «ТОЗ» является производство военной продукции и изделий, предназначенных для решения широкого круга задач при строительстве и монтаже оборудования и инженерных коммуникаций.

Ассортимент предприятия формируется исходя из потребительского спроса. Ценообразование осуществляется путем установления торговой наценки. Уровень торговой наценки определяется исходя из рыночных цен с учетом величины издержек обращения и планируемой прибыли. При расчете наценки учитываются цены конкурентов, сезонные колебания спроса, уникальность предлагаемого материала.

В настоящее время персонал ОАО «ТОЗ» – это более 6 тысяч рабочих и специалистов. Большинство из них – мастера, бригадиры и специалисты широкого профиля.

Областью повышенного риска на предприятии является процесс снабжения материалами, комплектующими, оборудованием и т.д. Именно на примере процесса снабжения будет рассмотрена организация внутреннего контроля на предприятии (схема 1).

Целью процесса материально-технического снабжения является гарантирование соответствия всех закупочных материалов, полуфабрикатов, комплектующих и оборудования установленным требованиям.

Схема 1. Структура процесса снабжения

Сокращения:

ОМТС – отдел материально-технического снабжения

ПДО – производственно-диспетчерский отдел;

ОБ – отдел безопасности;

ФО – финансовый отдел.

2. Структура бухгалтерского аппарата ОАО «ТОЗ».

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется главной бухгалтерией предприятия в строгом соответствии с действующим законодательством.

Положение о бухгалтерии:

1. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется главному бухгалтеру. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия.

2. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных финансово-хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя предприятия.

Задачи бухгалтерии:

1. Формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия, и ее имущественном положении.

2. Обеспечение информацией руководителей предприятия с целью правильного осуществления предприятием хозяйственных операций.

3. Обеспечение учета наличия и движения имущества и обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

4. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных ресурсов обеспечения его финансовой устойчивости.

На предприятии главная бухгалтерия включает в себя несколько отделов (бюро):

• Расчетное бюро;

• Материальное бюро;

• Бюро по заработной плате;

• Общий отдел;

На предприятии ОАО «ТОЗ» разработаны должностные инструкции по распределению обязанностей работников бухгалтерии, которые также утверждены руководителем предприятия.

3. Учетная политика предприятия ОАО «ТОЗ».

Законом «О бухгалтерском учёте в РФ» от 21.11.1996 N 129-ФЗ предусмотрено, что с самого начала своей работы и затем в начале каждого календарного года предприятие заявляет в налоговые органы и органы, ведающие его регистрацией, так называемую учётную политику на текущий год. [3]

Учётная политика предприятия – это выбор самим предприятием определённых и конкретных методик, формы и техники ведения бухгалтерского учёта исходя из установленных правил и особенностей деятельности предприятия.

При формировании учётной политики предполагаются имущественная независимость и непрерывность деятельности предприятия, а также последовательность применения выбранной учётной политики. При создании учётной политики руководитель и бухгалтер опираются на Положение «Учётная политика предприятия» – отдельный нормативный документ, в котором указаны все те особенности, что влияют на деятельность предприятия и учёт на нём.

Потенциальными пользователями, анализирующими учетную политику предприятия, являются: руководитель организации, так как он утверждает учетную политику; бухгалтер организации, так как формирует учетную политику и выполняет ее в своей работе, аудитор, так как учетная политика является одним из объектов аудиторской проверки, и с нее обычно начинается сам процесс проверки; налоговый инспектор, так как от многих принципов учетной политики зависит порядок формирования того или иного объекта налогообложения. [11]

Существенными способами ведения бухгалтерского учёта, принятыми при формировании учётной политики предприятия и подлежащими раскрытию в составе бухгалтерской отчётности, являются:

1. Метод оценки производственных запасов, товаров и незавершённого производства и готовой продукции (как при постоянно меняющихся ценах на сырьё и другие производственные расходы рассчитывается стоимость продукции на всех этапах её создания). Учет затрат на производство ведется по позаказному методу с применением бесполуфабрикатного варианта;

2. Методика учета материально-производственных запасов (принимаются к учету по фактической себестоимости, которой признается сумма фактических затрат на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов).

3. Методика учёта прибыли от реализации продукции (как посчитать доход или прибыль от производственных или торговых операций).

Менять учётную политику предприятие может только в особых случаях, которые также указаны в документе «Положение по учётной политике предприятия».

Для учета наличия и движения производственных запасов используются следующие счета бухгалтерского учета: 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 42 «Торговая наценка».

На счете 10 «Материалы» учитываются только материалы, принадлежащие предприятию на праве собственности, полного хозяйственного ведения, оперативного управления.

Учет материалов ведется по субсчетам: 10-1 «Сырье и материалы», 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции, детали», 10-3 «Топливо», 10-4 «Тара и тарные материалы», 10-5 «Запасные части», 10-6 «Прочие материалы», 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону», 10-8 «Строительные материалы», 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и другим по видам материалов.

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте.

В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относится покупная стоимость материальных ценностей, по которым на предприятие поступили расчетные документы поставщиков. При этом записи производятся в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п. в зависимости то того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие.

В кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относится стоимость фактически поступивших на предприятие и оприходованных материальных ценностей.

Сумма разницы в стоимости приобретенных материальных ценностей, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, списывается со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Счет 14 « Резервы под снижение стоимости материальных ценностей « предназначен для обобщения информации о резервах под отклонения стоимости сырья, материалов, топлива и др. ценностей, определившейся на счетах бухгалтерского учета, от рыночной стоимости.

Счет 41 «Товары» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи.

Снабженческие, сбытовые, торговые предприятия на счете 41 «Товары» учитывают также покупную тару и тару собственного производства, кроме инвентарной, служащей для производственных или хозяйственных нужд и учитываемой на счете 01 «Основные средства».

Счет 42 «Торговая наценка» предназначен для обобщения информации о торговых наценках (скидках, накидках) на товары в предприятиях розничной торговли, если их учет ведется по продажным ценам.

2. Система внутреннего контроля процесса снабжения.

2.1. График документооборота.

Документооборот процесса снабжения стоит начать с того, что коммерческая служба заключает договор с покупателем на изготовление продукции (например, ружей подарочных). Данный договор согласовывается с руководством и визируется в юридическом отделе. Далее коммерческая служба подает копии договора в производственно-диспетчерский отдел (ПДО) и отдел материально-технического снабжения (ОМТС).

ПДО на основании процессов производства составляет норму материалов (дефицитки), необходимых для производства и примерный график того, когда эти материалы пойдут на производство заказанной продукции. Эти документы вместе с заявкой на приобретение материалов ПДО подает в ОМТС.

ОМТС в свою очередь оценивает и выбирает поставщиков, заключает с ними договора на поставку, заказывает счета на оплату. Заключение договоров ведется параллельно с юридическим отделом. Подлинник договора (экземпляр предприятия) передается в отдел безопасности (ОБ). По этому договору ОБ проверяет фирму-поставщик, следит за ходом оплаты данного договора.

После того как заказан счет, ОМТС пишет служебную записку на оплату счета и направляет ее в финансовый отдел (ФО). Задачей ФО является скоординировать процесс оплаты так, чтобы весь необходимый материал был оплачен вовремя и в одинаковом количестве для того, чтобы процесс производства не имел простоя. ФО оформляет платежные поручения, относит их в банк. Банк возвращает один экземпляр платежного поручения со своей отметкой, который идет после в бухгалтерию. Копия платежного поручения идет в ОМТС. После того как материал был оплачен, осуществляется его доставка. Для этого ОМТС подает заявку на транспорт в транспортный цех не позднее, чем за одни сутки до его отправки.

Полученные товарно-материальные ценности (ТМЦ) сдаются на склад, где оформляются приходным ордером. Заведующий складами, в течение трех дней с момента поступления ТМЦ на склады, передают в ОМТС для учета товарно-транспортные накладные, счет-фактуру, приходный ордер. ОМТС передает документы в главную бухгалтерию для проведения контроля правильности записей и выведенных остатков.

Отпуск ТМЦ подразделениям-потребителям производится по предъявлению экземпляра лимитной карты.

2.2. Внутренний контроль за наличием материалов на складах.

ОМТС должен обеспечивать наличие соблюдения запасов покупных ТМЦ в пределах норм и нормативов, выявлять сверхнормативные и неиспользуемые ТМЦ и осуществлять их своевременную реализацию.

Причинами возникновения сверхнормативных и неиспользуемых ТМЦ являются:

• завышение норм расхода;

• невыполнение плана производства;

• остаток, возникший от прекращения выполнения заказов;

• изменение производственного плана.

Работники секторов ОМТС применяют для контроля за состоянием запасов ТМЦ, выявлением сверхнормативных и неиспользуемых ТМЦ Книги учета остатков материалов. В эти книги заносятся все разовые выдачи, поступления ТМЦ, отпуск на сторону и т.п., и остатки на каждое первое число. Работники соответствующих секторов ОМТС обязаны не менее одного раза в месяц просматривать все материально-учетные карточки с целью установления ТМЦ, лежащих без движения.

Для реализации сверхнормативных и неиспользуемых ТМЦ ОМТС должен осуществлять: профилактические мероприятия и реализацию неликвидов. Профилактические мероприятия включают:

• устранение причин, порождающих сверхнормативные ТМЦ;

• оперативное регулирование завоза ТМЦ, т.е. перенесение сроков поставки.

ОМТС не имеет право реализовывать излишние ТМЦ после 30 числа следующего за отчетным кварталом. Также не имеет право пользоваться услугами посреднических организаций, которые оказывают содействие предприятиям в реализации имеющихся у них неиспользуемых ТМЦ путем нахождения покупателей, организации ярмарок и продажи на комиссионных началах.

2.3. Оценка и выбор поставщиков товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Начальники секторов должны постоянно вести учет, как действующих, так и поте6нциальных поставщиков ТМЦ по своим направлениям и проводить выбор поставщиков ТМЦ по результатам оценки их возможности стабильно поставлять продукцию требуемого качества.

Процесс оценки и выбора поставщиков включает следующие этапы:

1. анализ данных о качестве продукции, поставляемой поставщиком, ОМТС проводит на основании ведомостей по анализу несоответствий металлов и неметаллических материалов и покупных комплектующих изделий и электроизделий;

2. присвоение категории поставщикам;

3. составление и утверждение перечня предпочтительных поставщиков.

При оценке и присвоении категорий поставщиков ТМЦ используются следующие критерии:

1. способность фирмы выполнять требования государственного, отраслевого стандарта, технических условий ТМЦ;

2. степень зависимости АО от поставщика ТМЦУ. Имеет ли поставщик монополию на данный вид продукции или господствующее положение;

3. соблюдение поставщиком, по результатам анализа предыдущего года, договорных положений по объемам и срокам поставки. Имеет ли поставщик нужный ассортимент;

4. условие транспортировки ТМЦ. Каково расстояние до поставщика, состояние транспортных средств и транспортных путей;

5. наличие у поставщика сертификатов на поставляемый вид продукции;

6. наличие у поставщика системы качества: наличие документа о проверке системы качества и сертификата на систему качества;

7. существуют ли льготы для постоянных заказчиков при больших объемах поставки;

8. приемлемость цен закупаемых ТМЦ;

9. какова возможность заключения долгосрочных договоров (2-5 лет);

10. квалификация и компетентность сотрудников поставщика, связанных с обеспечением ТМЦ, их общительность и открытость;

11. политика ценообразования (адаптация и изменение на рынке);

12. кредитоспособность поставщика.

2.4. Подготовка, оформление договоров на закупку ТМЦ. Контроль за выполнением условий договора на поставку.

На основании перечня предпочтительных поставщиков ОМТС определяет поставщика и письмом или по телефону сообщает о желании заключить договор на поставку ТМЦ. При получении от поставщика двух экземпляров проектов договора ОМТС анализирует проект договора, согласовывает его с соответствующими службами и оформляет в соответствии с требованиями.

В договоре указываются: наименование продукции, ее обозначение, тип, модель, класс, сорт; применяемые ГОСТ, ТУ; количество и развернутый ассортимент ТМЦ; качество и комплектность продукции; общий срок действия договора и сроки поставки; цена на продукцию и общая сумма договора; обязательство поставщика, по согласованию с АО отступлений от требований технической документации при производстве закупаемых ТМЦ; порядок внесения изменений в договор; предоставление при поставке соответствующих данных по управлению технологическим процессом.

Оформленный договор визируется у начальника ОМТС, начальника юридического отдела, заместителя коммерческого директора по МТС, главного бухгалтера, начальника ОБ и при необходимости у главных конструкторов или главного технолога.

Завизированный проект договора ОМТС подписывает у генерального директора или коммерческого директора. Один экземпляр договора отправляется поставщику. Второй экземпляр (оригинал) передается в ОБ.

ОМТС должен постоянно контролировать выполнение поставщиками договорных обязательств о своевременной отгрузке ТМЦ в необходимом количестве. После оплаты ТМЦ, согласно заключенному договору, по срокам изготовления материалов, ОМТС информирует поставщика в письменном виде о распределении произведенной оплаты.

В случае невыполнения поставщиком условий поставки по договору работники ОМТС обязаны применить следующие меры:

1. ОМТС сообщает руководителю предприятия-поставщика в письменном виде о нарушении ими условий договора;

2. в случае серьезных нарушений ОМТС оформляет документы, согласованные с юридическим отделом, в Арбитражный суд на предъявление штрафных санкций предприятию-поставщику в соответствии с условиями договора.

2.5. Получение ТМЦ и сдача его на склад.

Доставку ТМЦ от поставщика на склады предприятия осуществляется всеми видами транспорта (воздушным, железнодорожным, морским, автомобильным). Производят доставку работники отдела снабжения.

Все ТМЦ, поступают на склады. Заведующие складами обязаны при поступлении ТМЦ:

• сверить количество поступивших ТМЦ с количеством, указанным в товарно-транспортной накладной (типовая межотраслевая форма №1-т) или в счет-фактуре;

• проверить исправность пломб;

• проверить наличие маркировки;

• организовать разгрузку по маркам, видам, типам и т.п. и сообщить о поступлении для входного контроля.

Заведующие складами или кладовщики должны в течении трех дней с момента поступления ТМЦ на склады оформить их приходным ордером и занести их на приход в складскую картотеку.

ТМЦ поступившие на склады без товарно-транспортной накладной или счет-фактуры приходуются по фактическому наличию и об их поступлении сообщают в ОМТС, который в свою очередь информирует об этом поставщика официальным письмом.

В случае обнаружения недостачи или пересортицы ТМЦ заведующий складом составляет Акт недостачи или пересортицы товарно-материальных ценностей и передает его в ОМТС.

Заключение.

В заключении можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы была достигнута цель, поставленная во введении к данной работе и отражающая актуальность данной темы.

А именно рассмотрена система внутреннего контроля процесса снабжения от графика документооборота до получения товарно-материальных ценностей и сдачи их на склад на примере предприятия ОАО «ТОЗ».

Список используемой литературы

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994, № 51-ФЗ и (часть вторая) от 26.01.1996 г. № 14-ФЗ // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

2. Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ и (часть вторая) от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ// ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

3. Федеральный Закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

4. Федеральный Закон от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

5. Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. Утверждены Приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 г. № 94н // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

8. Положение по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. ПБУ № 5/01. Утверждено Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н. // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экран

9. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации». ПБУ 9/99. Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 32н (ред. от 18.09.2006 г.). // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс]: еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл, с экрана

10. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб.и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003. – 464 с.

11. Андреев В.Д. Внутренний аудит: Учеб.пособие / В.Д. Андреев. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 464 с.

12. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. Подольского В.И.- 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2004.-583 с.

13. Гусева, А.Д. Аудит готовой продукции / А.Д. Гусева// "Аудиторские ведомости", 2006, N 10.- с.43-60.

14. Винер, И.Б., Голосов, О.В., Скобара, В.В., Сиротенко, Э.А. Общесистемные основы аудита. / И.Б. Винер, О.В. Голосов, В.В. Скобара, Э.А. Сиротенко - М: Финансовая академия при Правительстве РФ, 2004.

15. Захарьин, В.Р. Управленческий аудит: контроль сбыта готовой продукции / В.Р.Захарьин // Консультант Бухгалтера. – 2007. - № 4. – С.10-15.

16. Иванцов, И.В. Проведение внутреннего аудита в производственном цикле / И.В.Иванцов // Главбух. – 2006. - № 15. – С.10-14.

17. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях. / Е.П. Козлова – М.: Финансы и статистика, 2004. – 330 с.