Автоматизация бухгалтерского учета (на примере ОГУ “Редакция газеты “Город Орел”)

Содержание                               Скачать работу

Введение………………………………………………………………………	3
1. Структурно-функциональная организация бухгалтерии ……………….	4
2. Используемые технические средства…………………………………….	5
3. Изменение функций бухгалтера в связи с компьютеризацией бухгалтерского учета…………………….…………………………………..	8
4. Перечень решаемых задач бухгалтерского учета с применением средств автоматизации обработки данных…………………………………	10
5. Перечень и характеристика используемых системных и прикладных программных продуктов для решения учетных задач…………………….	11
6. Технология решения учетной задачи…………………………………….	13
7. Информационные связи бухгалтерии……………………………………	15
Заключение……………………………………………………………………	17
Список использованной литературы……………………………………….	18

Введение.

Переход к рыночным отношениям в экономике требует внедрения современной технологии управления организацией. Для этого любому руководителю необходима достоверная, точная и своевременная информация о деятельности организации. Зная ситуацию на своем предприятии, можно решать проблему контроля ее русурсов, решать задачи оптимизации ее деятельности и планирования дальнейшего развития. С внедрением компьютеров появилось множество специальных компьютерных программ, отвечающих нуждам бухгалтеров и других финансовых работников, компьютер стал главным помощником менеджера и финансового директора. Автоматизация бухгалтерского учета в настоящее время характерна не только для крупных и средних фирм. Доступность вычислительной техники делает возможным применение бухгалтерских программ и небольшими предприятиями. В связи с этим рынок прикладных программ характеризуется самым широким их спектром, начиная от самых простых, имеющих минимальный набор функций, до сложных многофункциональных систем, имеющих самые широкие учетно-аналитические возможности. В связи с этим значительно повысился спрос на специалистов, овладевших методами ведения бухгалтерского учета в условиях автоматизации. Именно использование соответствующего программного обеспечения позволяет достигнуть наибольшего экономического эффекта при обработке учетной информации, ведении аналитической работы.

В работе рассмотрены вопросы, касающиеся автоматизации бухгалтерского учета ОГУ «Редакция газеты «Город Орел».<......>

Рис. 1. Структурно-функциональная организация бухгалтерии ОГУ «Редакция газеты «Город Орел».

1. Главный бухгалтер обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

2. Бухгалтер по по учету труда и заработной платы занимается расчетами с персоналом по оплате труда, составляет расчетно-платежную документацию и отчетность по налогам в бюджет.

3. Бухгалтер-кассир осуществляет ведение операций по кассе и операции с банком, занимается расчетами с подотчетными лицами.

4. Бухгалтер ведет непосредственно учет основных средств, нематериальных активов, продукции, ее себестоимости и реализации.

5. Бухгалтер по расчетам с поставщиками и покупателями занимается расчетами с поставщиками и покупателями.

2. Используемые технические средства.

Перечень используемых в ОГУ «Редакция газеты «Город Орел» технических средств представлена в таблице 1.<......>

Функционирование автоматизированной информационной системы на данном предприятии осуществляется с помощью локальной вычислительной сети. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации связи между ними. Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование. ЛВС имеет радиальную структуру, которая представлена на рис. 2.<......>

Автоматизация обработки данных требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ, а именно:

1. Знание основных блоков персонального компьютера; устройств, входящих в состав системного блока, их краткое назначение и основные характеристики; навыки работы с ПК.

2. Знание периферийных устройств и умение работать с ними.

3. Навыки работы с операционной системой Windows.

4. Навыки работы c программой Excel – программа, специализированная для работы с таблицами.

5. Навыки работы c программой Word – профессиональный текстовый редактор.

6. Навыки работы в Интернете – всемирной компьютерной сети, предоставляющей доступ к большому объему информационных ресурсов.

7. Навыки работы c электронной почтой, которая предоставляет возможность пересылать текстовые сообщения и любые файлы (в виде вложений). Для приема и отправки сообщений используются электронные почтовые ящики.

8. Навыки работы со специальными программами в области бухгалтерского учета, например, с функциональными компонентами технологической (программной) платформы «1С: Предприятие», в т.ч. «1С: Бухгалтерия».

9. Навыки работы со справочно-правовыми системами, например, «КонсультантПлюс», «Гарант».

Кроме этого бухгалтер подготавливает к работе прикладные программы, проводит регулярное их обновление, работает с базами данных.

4. Перечень решаемых задач бухгалтерского учета с применением средств автоматизации обработки данных.

Для бухгалтерии ОГУ «Редакция газеты «Город Орел» можно выделить следующий состав автоматизированных участков бухгалтерского учета.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе и банку, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с дебиторами и кредиторами, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом).

2. Учет труда и заработной платы (начисление заработной платы по различным системам оплаты и удержания, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).

3. Учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и НMA; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).

4. Учет реализации продукции связан с функциями управления договорами на поставку продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями.

5. Финансовая отчетность. В этом комплексе формируются ведомости синтетического учета, и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

5. Перечень и характеристика используемых системных и прикладных программных продуктов для решения учетных задач.

На компьютерах ОГУ «Редакция газеты «Город Орел» используется операционная система Windows Vista Business. Это основная аппаратная платформа для настольных и мобильных ПК корпоративного класса. Vista Business подходит для малого, среднего бизнеса и крупных предприятий, содержит все функции Vista Home Basic и имеет ряд специфических особенностей. Так, Vista Business поддерживает интерфейс Windows Aero, возможности Windows Tablet PC, ряд функций повышения мобильности, плюс исключительно корпоративные возможности вроде подключения к домену, поддержку групповой политики, шифрование файловой системы, поддержку факсов и сканеров и пр. Именно под управлением Windows Vista Business будут работать новые настольные ПК, что позволит в меньшей степени зависеть от службы технической поддержки.

Главными преимуществами Windows Vista являются улучшенная доступность и лёгкость использования, а также включает значительные усовершенствования системы безопасности по сравнению с Windows XP. Механизм быстрого встроенного поиска позволяет мгновенно найти любые данные, а при необходимости отсортировать, упорядочить и просмотреть их. Эта функция особенно полезна на компьютерах с большим объемом информации и локальных сетях. Новая функция User Account Control (UAC) позволяет пользователям, чья учётная запись обладает административными привилегиями, выполнять различные действия, недоступные обычным пользователям. Эта функция позволяет задать права для различных пользователей, что значительно увеличивает безопасность работы в системе Windows Vista. Функция Windows Update предназначена для регулярного обновления лицензионной версии Windows Vista. Благодаря этой функции пользователь получает возможность сохранять программное обеспечение в свежем виде.

Основным и достаточно серьезным недостатком операционной системы Windows Vista является её неотлаженность. Производители различных компьютерных устройств не спешат представить совместимые с Vista версии драйверов. Некоторые действия, выполнявшиеся на XP мгновенно, на Vista производятся с заметной задержкой, лишь некоторые программы на Vista работают быстрее. Были также обнаружены ошибки в оболочке Windows Vista. Есть старое программное обеспечение, которое несовместимо с Windows Vista, а также драйверы и устройства.

ОГУ «Редакция газеты «Город Орел» использует следующие прикладные программные продукты для решения учетных задач:

1. Программа «1С: Бухгалтерия 8.1» представляет собой систему прикладных продуктов, предназначенных для эффективного решения разнообразных задач управления предприятием.

К положительным сторонам программы можно отнести её универсальность и гибкость, благодаря чему она легко настраивается для нужд конкретной организации и позволяет решать широкий круг задач автоматизации любых разделов учета на предприятии, а также вести учет по нескольким организациям в одной информационной базе. Налоговый учёт, реализованный в программе, охватывает все участки бухгалтерского учёта и ведётся одновременно с ним на отдельных вспомогательных счетах.

К недостаткам можно отнести ограниченные возможности для ведения расчётов заработной платы: программа автоматически начисляет месячный оклад без учёта фактически отработанного времени. Суммы больничных листов, отпускных и других выплат вводятся в программу пользователем вручную.

2. Система «Консультант Плюс» – это справочно-правовая система, которая позволяет бухгалтеру найти документы по изучаемому вопросу, когда нет точных данных о номере каждого документа, дате его выхода и т. д. В этом случае пользователям помогает удобный поиск.

Важнейшими преимуществами использования системы «Консультант Плюс» являются: простой поиск документа; быстрое изучение документа; оперативное составление подборки документов; анализ правовой проблемы; сохранение результатов работы и подготовка собственных документов; актуальная справочная информация и новости законодательства, наличие законодательных актов регионального уровня.<......>

Таблица 1

Перечень используемой вычислительной техники<.....>

Технологический процесс учета кассовых операций включает в себя подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе и включает следующие операции:

1. Откорректировать план счетов (Операции – План счетов);

2. Откорректировать состав типовых проводок (Операции – Корректные проводки);

3. Настроить параметры системы:

а) установить рабочую дату (Сервис – Параметры – Закладка «Общие»);

б) установить период расчета бухгалтерских итогов (Сервис – Параметры – Закладка «Бухгалтерские итоги»);

в) установить интервал видимости журналов (Сервис – Параметры – Закладка «Журналы»;

4. Ввести реквизиты предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (Сервис – Сведения об организации);

5. Ввести сведения об учетной политике (Сервис – Учетная политика);

6. Установить значения для констант (Операции – Константы);

7. Заполнить справочники (Справочники);

8. Ввести начальные остатки (сальдо) по балансовым счетам:

а) установить рабочую дату и период расчета бухгалтерских итогов, предшествующие текущим (Сервис – Параметры – Закладка «Общие» и Закладка «Бухгалтерские итоги»);

б) ввести входящие остатки (Журналы – Журнал операций) с помощью проводок, которые состоят из номера счета, его корреспонденции со счетом «00» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите – «00», и наоборот;

в) проверить правильность ввода остатков (Отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость). Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми.

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрации первичных документов, т.е. предполагает ведение учета хозяйственных операций с помощью средств, предоставляемых программой. Учет кассовых операций предполагает следующие действия:

1. Заполнение расходных и приходных кассовых ордеров (Документы – Приходный (расходный) кассовый ордер или Журналы – Касса – Новый документ);

2. Сохранение документа в базе данных (Записать);

3. Формирование печатной формы документа (Печать);

4. Формирование бухгалтерской проводки (ОК).

Основной этап является завершающим в работе с программой и связан с формированием необходимой бухгалтерской отчетности в соответствии с используемой методологией учета и требованиями действующего законодательства. Учет кассовых операций предполагает:

1. Формирование кассовой книги (Отчеты – Кассовая книга);

2. Формирование журнала ордера по счету 50 (Отчеты – Журнал-ордер (ведомость) по счету);

3. Вывод печатной формы документа (Печать).

В процессе учета кассовых операций формируются выходные документы: приходный кассовый ордер (приложение 1), расходный кассовый ордер (приложение 2) и кассовая книга.<.....>

7. Информационные связи бухгалтерии.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи (рис. 4). Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние – взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии.

Развитие сетевой обработки позволяет организовать автоматический обмен информацией (получение нормативных и методологических материалов, передача сводной финансовой отчетности) с АИС других организаций: налоговыми службами, органам статистики, финансовым организациям и др.

Информационные связи бухгалтерского учета с другими подразделениями относятся к разновидности внешних связей. Все документы, сформированные в различных подразделениях, считаются первичными. Первичные документы могут поступать в бухгалтерию извне на бумажных носителях, а также формироваться автоматически на автоматизированных рабочих местах специалистов.<.....>

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы является одной из наиболее важных задач.

На современном этапе имеется большой выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Все они эффективны и грамотный руководитель, учитывая сферу деятельности, размер, ресурсы, задачи организации, должен выбрать наиболее подходящую для данного предприятия. Процесс этот важен и необходим, т. к. решение проблем совершенствования управления связано с развитием автоматизированных информационных технологий и созданием на предприятиях, в организациях, фирмах автоматизированных информационных систем, охватывающих весь комплекс функций управления.

При автоматизации бухгалтерского учета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.<......>