Информационные системы в бухгалтерском учете

СОДЕРЖАНИЕ                                  Скачать работу

Введение 3

1.Классификация бухгалтерских информационных систем: обзор российского рынка 4

2.Автоматизированные рабочие места в бухгалтерской информационной системе 15

3. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета 17

4. Направления реализации правовой поддержки бухгалтера 22

Заключение 23

Список использованной литературы 24

ВВЕДЕНИЕ

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

В этих условиях актуальность бухгалтерских информационных систем очевидна. Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Страдают хозяйствующие субъекты также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Целью контрольной работы является рассмотрение особенностей и структуры информационных систем в бухгалтерском учете, а также требований к программному обеспечению и характеристику программ автоматизации бухгалтерского учета. Помимо этого считаю необходимым затронуть тему правовой поддержки бухгалтера. В заключении планируется рассмотреть перспективы развития бухгалтерских информационных систем.

1. Классификация бухгалтерских информационных систем: обзор российского рынка

За последнее десятилетие фирмами, специализирующимися на поставке программной продукции для автоматизации бухгалтерского учета, разработаны и внедрены на предприятиях сотни пакетов систем бухгалтерского учета. Многие фирмы накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Ежегодно проводятся конкурсы программных средств, в которых активное участие принимают журнал «Бухгалтерский учет», «Финансовая газета», фирма «Бизнес-программ-сервис» и других.

Перед администрацией предприятия, организации, фирмы возникает проблема выбора бухгалтерской информационной системы в соответствии со спецификой производственно-хозяйственной деятельности, финансовыми возможностями и другими особенностями данного предприятия.

Для того чтобы облегчить задачу выбора, определим классификационные признаки, по которым можно, на наш взгляд, сгруппировать бухгалтерские информационные системы (рис. 1).

По первому классификационному признаку могут быть выделены бухгалтерские информационные системы, предназначенные для малых, средних и крупных предприятий. Это определяет особенности технического, программного и информационного обеспечения системы, накладывает ограничения на размеры баз данных, оперативной и дисковой памяти, состав периферийного оборудования, средств сбора и регистрации информации, а также предъявляет определенные требования к квалификации бухгалтерского работника в области информационных технологий. Ценовые показатели бухгалтерских информационных систем для малых, средних и крупных предприятий существенно различаются.

Пакеты бухгалтерских информационных систем, используемые на малых предприятиях:

■ «Баланс в 5 минут» (фирма «Аквилон»);

■ «БухКомплекс» («Атлант-Информ»);

■ «КомТех» («Компьютерные технологии»);

■ «1С-бухгалтерия» («1С»);

■ «Парус» («Парус»);

■ «Русский стиль» («Русский стиль»);

• «Турбо-бухгалтер» (ДИЦ);

• «Янус» («Порт»);

• «Экфин» («Макро-Башкирии»);

• «БЭСТ-ОФИС» («Интеллект-сервис») и др.

Пакеты бухгалтерских информационных систем, используемые на средних предприятиях:

• «Бухгалтерия» («Новые системы»);

• «БухКомплекс» («Атлант-Информ»);

• «Гобсек» («Аклис»);

• «Финэко» («Авэр»);

• «БОСС-бухгалтер» («АйТи»);

• «БЭСТ» («Интеллект-Сервис»);<......>

  Многие специалисты в области информационных бухгалтерских систем (В.В. Брага, В.И. Подольский, ЕЛ. Шуремов, Д.В. Чистов и др.) выделяют второй признак классификации в своих работах — степень охвата функций бухгалтерии. По этому признаку определим следующие виды бухгалтерских информационных систем:

  • мини-бухгалтерия;

  • интегрированная система бухгалтерского учета;

  • комплексы бухгалтерских АРМ.

  Отличительными чертами систем класса «мини-бухгалтерия» являются небольшой объем учетных операций и отсутствие функционального деления по участкам учета. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен.

  Такие системы предназначены главным образом для бухгалтерий численностью от одного до трех человек, без ярко выраженной специализации сотрудников на конкретных разделах учета и обладающих достаточной бухгалтерской квалификацией.

  Этот класс, ориентированный на малый бизнес, включает в себя большое количество популярных сегодня программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка—Главная книга—Баланс», выполняющих в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета.

  К программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие пакеты:

  • «1С: бухгалтерия»;

  • «Турбо-Бухгалтер»;

  • «Финансы без проблем»;

  • «Финансист-2»;

  • «Инфософт».

  Кроме использования этих пакетов на малых предприятиях, возможно их применение как головных модулей на средних и крупных предприятиях.

  Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности по сравнению с классом «мини-бухгалтерия» и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность.

  Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

  Программные продукты этого класса также ориентированы на функционирование в небольших хозяйственных субъектах, хотя нередко используются на средних и даже крупных предприятиях. Наиболее известными программными пакетами этого класса являются «Парус» («Парус»), «БЭСТ» («Интеллект-Сервис»), БОСС («АйТи»).

  Комплексы бухгалтерских АРМ ориентированы на использование в бухгалтериях средних и крупных предприятий при наличии явного разделения функций между бухгалтерами. Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных АРМ (например, «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал» и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета.

  Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном, так и на разных компьютерах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера.

  Помимо собственно бухгалтерских АРМ, в систему могут быть включены АРМ руководителя предприятия, менеджера коммерческого отдела, АРМ по учету кадров и др. Последний имеет тесную взаимосвязь с АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда.

  Примерами таких бухгалтерских комплексов являются продукты фирм «Галактика», «Интеллект-Сервис», «Омега», «АйТи», «1С» и др.

  Следующий классификационный признак — это уровень автоматизации всей системы управления предприятием. По каким признакам различают простую бухгалтерию, комплексную систему автоматизации и корпоративные системы. «Простая бухгалтерия» автоматизирует в системе управления предприятия только решение задач бухгалтерского учета. Она характерна для малых и средних предприятий. «Простая бухгалтерия» является основной информационной системой предприятия и предоставляет достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности для всех участников системы управления предприятия.

  Комплексная система автоматизации управления предприятием — это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия (в том числе территориально распределенного и имеющего сложную структуру), необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа, т. е. среда, несущая в себе технологический регламент и управленческий опыт. В этой среде реализуется полный рыночный цикл — от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов.

  В комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система играет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной системы предприятия. Комплексные системы автоматизации чаще внедряются на средних и крупных предприятиях.

  На VI международном конкурсе (1998) программного обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов впервые как отдельный класс рассматривались корпоративные системы.

  Выделим общие и наиболее характерные, на наш взгляд, черты корпоративных систем:

  1. охват большого числа задач управления предприятием;

  2. детальная разработка обобщенной модели документооборота предприятия с учетом внутренних связей документов и реализация функций системы как производной междокументных связей;

  3. наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потребностям;

  4. развитая технология объединения и консолидации данных удаленных подразделений.

  Корпоративная информационная система автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления предприятием. Она является многопользовательской и функционирует в распределенной вычислительной сети. Внедрение такой системы под силу только крупному предприятию.

  По признаку архитектуры технического обеспечения выделяют локальные АРМ и ИС с сетевой архитектурой обработки информации.

  Локальные АРМ позволяют решать на компьютере отдельные учетные задачи. Существует немало программных продуктов, предназначенных исключительно для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета. Очень часто АРМ имеют большую самостоятельную ценность, поскольку дают возможность эффективно решать задачи этих ответственных и сложных участков учета. Они могут использоваться в бухгалтериях и управленческих службах предприятий наряду с бухгалтерскими информационными системами других разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют потребностям предприятия.

  Информационные системы с сетевой архитектурой обработки информации позволяют создать информационное пространство учетной системы предприятия, благодаря чему обеспечивается оперативность обработки учетных данных и использование преимуществ компьютерного учета. Существуют различные подходы к интеграции учетных данных в рамках компьютерной сети, два из них наиболее популярны.

  Первый подход. Общей для всех пользователей системы является лишь нормативно-справочная информация, а бухгалтерские данные конкретных разделов учета обособлены и распределены по рабочим местам бухгалтерии. Для информационного обмена между смежными участками и ведения сводного учета здесь необходима передача данных между рабочими местами, которую выполняет администратор сети. Такой подход реализован, например, в бухгалтерской информационной системе «Бухучет — Финансы — Бизнес» (фирма «Инфософт») и др.

  Второй подход. Разработчики определяют основную концепцию сетевой обработки данных как способность организовать доступ к учетным данным в реальном масштабе времени, т. е. таким образом, чтобы любой введенный в базу данных системы документ был оперативно доступен бухгалтерам, ведущим смежные участки учета и имеющим возможность его использования. Этот подход реализован в системах Abacus professional (фирма «Омега»), «Парус» (фирма «Парус») и др.

  В современных условиях быстрого изменения нормативно-законодательной базы разработчики бухгалтерских информационных систем стремятся обеспечить гибкость своих программ, возможность их настройки. Однако степень такой настройки различна.

  К полностью настраиваемым относятся программы класса «Бухгалтерский конструктор», отличающиеся наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки. Они предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, адаптировать программу к особенностям учета на любом предприятии.

  Частично настраиваемые бухгалтерские системы позволяют изменять рабочий план счетов, создавать новые формы отчетных документов, дают возможность проводить бухгалтеру расчеты в электронных таблицах и т. п.

  Минимально настраиваемые бухгалтерские системы ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т. п.

  При выборе бухгалтерской информационной системы для предприятия пользователь может руководствоваться следующими критериями:

  • функциональной полнотой системы;

  • областью применения системы;

  • возможностью настройки на постоянно изменяющиеся требования бухгалтерского и налогового законодательства;

  • открытостью к наращиванию и модификации системы с точки зрения технического, программного и информационного обеспечения;

  • взаимодействием с внешними и внутренними информационными системами (например, справочно-правовыми, налоговыми, кадровыми и т. д.);

  • наличием средств защиты информации и распределения доступа;

  • обучающими возможностями и дружелюбностью интерфейса;

  • уровнем и полнотой сервисного обслуживания;

  • качеством документации, прежде всего инструкции пользователя;

  • ценовыми параметрами.

  Контур «Розничная торговля» взаимосвязан с контурами «Бухгалтерский учет» и «Логистика», поэтому эти контуры должны входить в комплект при его покупке.

  Рассмотрим подробнее автоматизацию учета розничных продаж на примере магазина, в котором более одной секции и более одного кассового аппарата. Возможны следующие схемы организации оперативного учета:

  1. В каждой секции установлен кассовый аппарат. Продавец, отпуская товары, одновременно выбивает чек на кассовом аппарате.

  2. В магазине самообслуживания на выходе из торгового зала установлены кассовые аппараты. Кассир выбивает чеки при предъявлении ему выбранного в торговом зале товара.

  3. Кассовые аппараты установлены в торговом зале. Покупатель, выбрав товар, называет кассиру номер секции и наименование товара. Кассир выбивает чек на кассовом аппарате. Продавец в секции отоваривает чек, предъявленный покупателем. При организации автоматизированного оперативного учета в первых двух случаях можно применять любые электронные или интеллектуальные кассовые аппараты. Для таких схем можно рекомендовать использование вспомогательной техники: сканеров для считывания штрих-кода, электронных весов и др.

  В третьем случае обязательно использование интеллектуальных аппаратов с возможностью поиска и запроса цены товара по его номенклатурному номеру.

  Полный количественно-суммовой учет на предприятиях розничной торговли обеспечивают информационные системы, которые позволяют производить:

  • регистрацию номенклатуры проданного товара;

  • подсчет стоимости товара в зависимости от веса и количества;

  • расчет суммарной стоимости покупок и сдачу покупателю;

  • подведение частных итогов;

  • возврат, аннулирование и повторение выбора товара;

  • расчет процента надбавки/скидки;

  • исправление ошибок оператора;

  • считывание штрих-кода и пластиковых карт.

  Перечисленным схемам организации оперативного учета соответствуют схемы взаимосвязи персональных компьютеров, кассовых аппаратов, сканеров штриховых кодов и электронных весов.

  Внедрение информационных систем (особенно на крупном предприятии) достаточно сложный процесс, требующий немалых усилий и от руководства предприятия, и от специалистов. Однако при этом появляется возможность получать достоверную картину торговой деятельности предприятия и производить единый анализ на основе информации, поступающей из всех подразделений. Это, в свою очередь, позволяет руководству предприятия вести обоснованное стратегическое и оперативное планирование основных направлений деятельности, обеспечивающее высокую конкурентоспособность и успех на рынке.<......>

  2. Автоматизированные рабочие места в бухгалтерской информационной системе

  В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) – совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

  Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами.

  Классификация АРМ:

  • по выполняемым функциям: проблемные и технологические;

  • по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы;

  • по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые.

  При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др. При количественной оценке учитывают надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.<......>

  3. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета

  На предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1С:», фирмы «Инфософт» и другие.

  На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы, например, бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др.

  Программа «1С: Бухгалтерия» – это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, представляется в однопользовательской и сетевой версиях, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета. В качестве операционной системы применяются системы Windows.

  Программа обеспечивает возможность ведения количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости форм первичных и отчетных документов.

  Бухгалтерские проводки могут вводиться в Журнал операций вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

  Режимы работы программы:

  1. «Конфигуратор» – позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных;

  2. «Отладчик» – предназначен для отладки программных модулей;

  3. «1С: Бухгалтерия» – исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

  Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия.

  Программа «1С: Предприятие» – инструментальная система, состоящая из трех компонент («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждая из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс.

  Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонента «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначена для расчета заработной платы.

  Система «Галактика» – это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.

  Возможности комплекса:

  • оперативное управление финансами;

  • контроль за ходом выполнения договорных отношений;

  • контроль взаимных обязательств;

  • управление складскими запасами;

  • формирование и контроль исполнения финансового плана;

  • планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета.

  Структурно комплекс состоит из четырех контуров: «Административное управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и может функционировать как в комплексе, так и автономно.

  Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета как в денежном, так и в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

  Подсистемами оперативного учета в программе являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и другие. Совершаемые хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в форме операционных документов, а также в форме первичных документов.

  Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

  Информационное ядро системы – подсистема Главная книга, в которой накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами, располагает средствами для контроля корреспонденции счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. В системе формируются все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут быть настроены свои собственные формы отчетов. Система легко адаптируется к любым изменениям законодательства.

  Система «Бухгалтерский комплекс» – самая старая форма существования бухгалтерских программ, представляет собой комплекс программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, с возможностью последующего агрегирования данных, так и бухгалтерского учета в целом. Для средних и крупных предприятий такая система остается наиболее приемлемой.

  Система «Инфо-Бухгалтер» предназначена для ведения сложного бухгалтерского учета. Для ведения аналитического учета используется многоуровневая структура счетов бухгалтерского учета, а справочники аналитического учета отсутствуют. Количество счетов и субсчетов не ограничено, любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Данные бухгалтерского учета могут быть представлены в виде графиков и диаграмм. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с бланками для заполнения первичных документов.

  Система «Бухгалтерский конструктор» представляет собой систему с расширенными инструментальными возможностями. В одну программу невозможно заложить специфику учета многих бухгалтерий, но можно создавать некоторые универсальные заготовки, из которых с помощью настроек сделать программу, подходящую для любой организации. Такие универсальные системы устойчивы, свободны от ошибок, не связаны со спецификой конкретного предприятия, характеризуются модульной и гибкой архитектурой, располагают средствами настройки, предлагающими широкие возможности для адаптации к конкретным условиям учета.

  Система «Интегратор» – многопользовательская сетевая бухгалтерская система, программный продукт нового поколения. Изначально проектировалась как сетевая, построена в архитектуре «клиент-сервер», предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. Обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке; построена в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени. Новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу могут быть использованы персоналом, работающим на других компьютерах. Программа обеспечивает суверенность работы персонала, когда каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков.<......>