1.2 Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета

Программы автоматического бухгалтерского учета на конечном этапе выдают информацию, помогающую в осуществлении управленческой деятельности.

Автоматизированная программа бухгалтерского учета работает при наличии:

техники для ввода, обработки и вывода информации;

техники для передачи данных;

оргтехники;

методических и руководящих материалов;

технической документации;

грамотно обученного обслуживающего персонала.

Требования к программам автоматизированного бухгалтерского учета:

полнота и адекватность технической документации;

корректность технической документации;

 качество и полнота описания,

объемные ограничения на каждый документ.

Программы автоматизированного учета подразделяются на: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы.

Насколько сложен комплекс программных средств, надежны программные компоненты и вся система автоматизированной обработки, сложна программа реализации алгоритмов обработки входящей информации, настолько качественна программа.

Общее количество программных компонентов системы, объем оперативной памяти, которую занимают управляющие модули; максимальный объем оперативной памяти позволяют оперативно обрабатывать информацию и выполнять задачи стоящие перед программой.

Лингвистическое обеспечение это: язык общения персонала со средствами вычислительной техники, язык информационной базы, язык средств информационно-поисковых систем, языки системы терминов и определений, которые используются в процессе разработки и функционирования систем.

Правовое обеспечение это: правовые нормы, регламентирующие правоотношения, возникающие при функционировании информационных систем; нормативные акты, определяющие договорные отношения разработчика и заказчика систем; нормативные акты, регулирующие процессы, которые возникают в ходе разработки систем.

Математическое обеспечение это: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, способы математического программирования, методы математической статистики и др.

При взаимодействии персонала и технических средств системы, которые задействованы для обработки данных, производится анализ существующей системы управления, выбор направления и задач управления, формирование требований к комплексу технических средств.

При разработке и в процессе функционирования автоматизированной системы должны быть созданы оптимальные условия работы персонала.

Бухгалтерские информационные системы служат для : 

выполнения необходимых расчетов;

подготовки, заполнения, проверки и распечатки документов;

переноса информации из бумажной формы в информационную систему;

накопления текущих итогов, сопоставление с данными прошлых периодов.

Автоматизированные системы в бухгалтерии осуществляют учет труда и расчет зарплаты; учет движения материальных ценностей, учет движения основных средств, учет готовой продукции; учет затрат на производство; сводный бухгалтерский учет; составление бухгалтерской и налоговой отчетности.

Для возможности автоматического выполнения функций управления разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

В настоящее время на рынке представлены разнообразные программы автоматизированного бухгалтерского учета.

Программа «Галактика» представлена в виде многопользовательской сетевой системы и осуществляет бухгалтерский учет, складской учет, учет закупок и продаж, финансовый анализ, планирование и управление финансами предприятия.

Программа «Администратор» осуществляет оперативный и бухгалтерский учет.

Для малых предприятий удобна в пользовании программа «Турбо-бухгалтер». Она разработана для одного рабочего места, но в ней можно вести бухгалтерский учет нескольких малых предприятий.

Бухгалтерский учет в сфере торговли и оказания услуг населению позволяет осуществлять автоматизированная программа «БЭСТ - Про».

Самая ранняя из всех программ «Бухгалтерский комплекс» для средних и крупных предприятий обладает широким диапазоном возможностей автоматизированной системы.

На предприятиях, которые совершают небольшое количество хозяйственных операций, применяется программа фирмы «ИнфоСофт», которая позволяет вести книгу хозяйственных операций, составляет на ее основе бухгалтерский баланс, финансовую отчетность.

Рабочее место бухгалтера оборудуется персональным компьютером и инструментальными средствами, которые обеспечивают автоматизацию выполняемых компьютером операций.

Одним из требований программного обеспечения является толерантность программного пакета: наличие средств настройки на новые показатели. При этом у бухгалтера отпадает необходимость переноса данных уже внесенных в компьютер в связи с изменениями программы. При автоматизации следует выбрать ту систему, которая удовлетворяет задачам бухучета при имеющихся ресурсах.

Программное обеспечение должно удовлетворять требованиям универсальности и надежности. Надежность системы позволяет ей быть устойчивой при неправильных командах пользователей, при отказах технических средств.

Автоматизированный бухгалтерский учет дополняется информационными системами позволяющими получить оперативную консультацию по налоговому законодательству, по ведению бухгалтерского учета, по методикам заполнения форм отчетности, консультации по правовым вопросам. Российский рынок представлен программами «Консультант-Плюс», «Гарант», «Кодекс», «Референт» 

2. Автоматизированный учет движения материальных ценностей на складе

2.1 Требования к бухгалтерским программам автоматизированного учета материальных ценностей на складе

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций, большой номенклатурой товаров на складах, широким кругом контрагентов (поставщиков и покупателей), при наличии оперативного и управленческого учета, при осуществлении финансового анализа используются бухгалтерские программы фирмы «1С».

Программа «1С: Торговля и склад» отвечает требованиям любых систем и методологий учета на предприятиях различных форм собственности. Эта программа работает монопольно и в сетевой версии. Операционной системой являются: Windows, Windows NT.

В программе «1С: Торговля и склад» возможен количественный и суммовой учет в валюте любой страны. Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет изменять конфигурацию; формы первичных и отчетных документов; изменять справочники номенклатур, контрагентов, сотрудников и т.п. Программа позволяет осуществлять расчеты итогов за год, квартал с разбивкой по месяцам.

Программа «1С: Предприятие» состоит из трех компонентов: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет», каждый из которых является гибким универсальным модулем постройки бухгалтерского комплекса.

«Бухгалтерский учет» обеспечивает ввод хозяйственных операций с формированием бухгалтерских проводок.

«Оперативный учет» предназначен для учета наличия и движения основных и оборотных средств, финансовых потоков предприятия.

«Расчет» содержит механизмы выполнения сложных расчетов и формирование бухгалтерских итогов.

Для осуществления учета материальных ценностей на складах, где очень большая номенклатура товаров, программа «1 С-Торговля и склад» наиболее удобна, так как она совместима с программами «1С:Бухгалтерия» и «1С: Предприятие» и позволяет передачу данных складского учета в бухгалтерию предприятия без дополнительной обработки.

Программа «1С:Торговля и склад» осуществляет количественный и суммовой учет материальных ценностей на складах по каждой позиции. Каждому наименованию товара присваивается номенклатурный номер, по которому идет учет количества и стоимости поступившего товара. Учет материальных ценностей ведется в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и ПБУ 5/01.Составными частями материально-производственных запасов являются сырье, основные и вспомогательные материалы, тара, запчасти, топливо, спецодежда, инструмент, полуфабрикаты собственного изготовления и готовая продукция. Цена материальных ценностей определяется учетной политикой предприятия. Это может быть фактическая себестоимость материалов или учетная цена. Расчет фактической себестоимости МПЗ является трудоемким процессом, потому что в нее включаются затраты по приобретению товара, доставке, хранению и рассчитать ее можно только в конце месяца.

При большой номенклатуре товаров на складах применяются учетные цены, которые корректируются доведением до фактической себестоимости путем расчета процента и суммы транспортно-заготовительных расходов. Путем сложения учетной цены и суммы транспортно-заготовительных расходов определяется фактическая цена каждой позиции материалов. С применением автоматизированных систем складского учета расчет такой цены не составляет труда, несмотря на всю сложность расчетов. Способ оценки материальных ресурсов по средней стоимости традиционен в отечественной учетной практике

Метод «ФИФО»- первая партия на приход - первая в расход, независимо от того, какая партия материалов отпущена, сначала отпускают материалы по цене первой закупленной партии, затем по цене второй партии, и т. д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

Метод «ЛИФО»- правило: последняя партия на приход - первая в расход. В начале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем предыдущей и т. д.

Указанные методы оценки материалов требуют постановку аналитического учета материалов по времени поступлениям, а не только по видам материалов.