бухгалтерский информационный программа учет

2.2 Отражение хозяйственных операций по учету движения материальных ценностей на складе с применением БИС

Автоматизированный учет материальных ценностей на складах, осуществляемый с применением бухгалтерской программы «1С:Торговля и склад», позволяет вводить в компьютер все данные о перемещении материальных ценностей на основании первичных документов. Компонента «Оперативный учет» по приходным и расходным документам позволяют прослеживать историю движения материалов на складе. Компонента «Оперативный учет» может работать автономно и совместно с компонентами «Бухгалтерский учет» и «Расчет».

При поступлении на склад МПЗ основанием для учета служат счет поставщика или товарно-транспортная накладная, с которым сверяется количество и качество поступившего груза. Затем кладовщик выписывает приходный ордер, а в случаях расхождения комиссия составляет акт приемки материалов, который в последующем служит основания для оформления претензии поставщику. С помощью документа «Приходный ордер» вводятся данные о наименовании, количестве, цене товара и стоимости партии. 

Для анализа движения товарных запасов на складах в информационной системе задействована «Ведомость по товарам на складах». При заполнении реквизита «Показатели» выбирается количественный или суммовой учет прихода, расхода и остатков товаров по материально-ответственным лицам Заполнение реквизита «Вид ТМЦ» дает возможность получения информации о всей номенклатуре товаров или отдельных ее групп. Также в реквизите «Период» выбирается период отбора информации. 

В реквизитах «Отбор» из «Номенклатурного справочника» выбирается «Вид ТМЦ».

Заполнение табличной формы осуществляется после нажатия кнопки «Сформировать». 

Таким способом заполняется форма «Ведомость товара по складам», которая имеет следующий вид

Рис5.Заполнение документа «Ведомость по товарам на складах»

 

Анализ движения товаров возможен при заполнении документа «Перемещение товаров», в котором можно увидеть кому, когда и в каком количестве отпущен товар и его стоимость.

Рис.6 Заполнение документа «Перемещение товаров»

 

Передача материалов в производство со склада оформляется документом «Накладная на внутренне перемещение ТМЦ» с подтверждением о необходимости отражения в налоговом учете.

Рис.7 Документ «Передача материалов в эксплуатацию»

 

2.3 Проведение инвентаризации материальных ценностей на складе с применением БИС

Полная инвентаризация проводится при полной остановке работы склада и прекращением отгрузки товаров покупателям. Без остановки работы склада возможен постоянный пересчет товара на складе во время рабочего цикла, что позволяет избежать остановки работы склада.

Возможны следующие типы инвентаризации:

инвентаризация определенной товарной позиции на складе только по ячейкам при наличии указанного товара,

инвентаризация всех товаров в ячейках хранения,

инвентаризация пустых ячеек визуально на отсутствие в них товара.

При проведении инвентаризации возможна блокировка ячейки целиком и определенного товара в ячейке. После проведения инвентаризации блокировка снимается и ячейки становятся доступными для проведения складских операций.

Правила и сроки проведения инвентаризации определены Федеральным законом № 129-ФЗ[1], а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[2].

Инвентаризация на складах проводится 

в случае реорганизации или ликвидации организации;

при смене руководителя;

при смене материально-ответственных лиц;

в случае установления фактов порчи, хищения материальных ценностей;

если произошло стихийное бедствие, пожар или другое чрезвычайное происшествие.

Руководитель своим приказом устанавливает порядок, состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и закрепляет в учетной политике предприятия. Инвентаризация может быть как плановой, так и внезапной.

Инвентаризацию можно проводить в любое время, но целесообразнее по состоянию на первое число месяца, когда выводятся остатки в бухгалтерском учете.

Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств определяют правильность проведения инвентаризации и оформления ее результатов.

Необходимым условием проведения инвентаризации является наличие всех членов комиссии и материально-ответственного лица, либо его письменное согласие на проведение инвентаризации в его отсутствие. В противном случае результаты инвентаризации будут признаны недействительными.

После проведения подготовительных мероприятий комиссия переходит непосредственно к моменту оценки наличия материалов в количественном и суммовом выражении и заполняет инвентаризационные описи инвентаризируемого имущества.

В начале первого дня проведения инвентаризации распечатывается инвентаризационная опись материальных ценностей с указанием наименования товара, места его хранения и дополнительных колонок для заполнения комиссией данных о фактическом наличии. Если товар отсутствует в инвентаризационной ведомости, то он складируется в отдельном месте склада и вносится в ведомость написанную «от руки».

Инвентаризационная ведомость после ее заполнения и подписания материально-ответственными лицами и комиссией ксерокопируется и передается оператору для ввода в информационную систему. В программе «1С: Торговля и склад» инвентаризационная ведомость соответствует Унифицированным формам бухгалтерской отчетности и имеет вид табличной формы. Заполнение формы «ИНВ №3» начинается с заполнения реквизитов «Вид ТМЦ»,выбирается реквизит «ТМЦ на местах хранения», затем через реквизит «Материально- ответственное лицо» выбирается сотрудник, который несет материальную ответственность за инвентаризируемое имущество. Реквизиты «Материально-ответственное лицо» и «Члены комиссии» заполняются путем выбора нужного элемента из справочника «Сотрудники»

Заполнение табличной части документа осуществляется нажатием кнопки «Заполнить»

Рис.8 Документ «Инвентаризация товаров на складе»

 

После этого печатается «Ведомость отклонений» и анализируются ошибки, выявляются их причины и принимаются меры к их устранению, если это описки, неточности в почерке и т.п.

Рис.9 Ведомость отклонений

наименование товара Количество товара до инвентаризации Количество товара после инвентаризации отклонения

Количество

+/- Цена

+/- Сумма

+/-

Бумага Ф –А4 149 148 -1 105 -105

бумага абразивная 204 207 +3 17 +51

После подведения инвентаризации документы передаются в бухгалтерию для отражения в учете результатов.

Излишки приходуются по текущим рыночным ценам и отражаются по кредиту счета 90.1 «Доходы, принимаемые для целей налогообложения», а недостачи относятся на счет 94 «Недостачи и порча имущества» в корреспонденции со счетами учета материалов для последующего взыскания с виновных. В налоговом учете недостачи принимаются к расходам, а излишки являются доходом и учитываются при расчете налогов.

Автоматизация складского учета позволяет улучшить качество проводимых инвентаризаций. Кроме выявления недостач или излишков информационные системы позволяют упорядочить логистику склада, оптимально разместить на складе материальные ценности, навести порядок в документообороте, выявить слабые стороны взаимоотношения сотрудников склада с операционной системой автоматизированного учета материальных ценностей на складе.

Заключение

При исследовании действующей системы учета материалов на предприятии было установлено реальное состояние учета, выявлены недостатки, большие трудозатраты при организации складского учета, затрудненность контроля расходования материальных ценностей, огромное количество первичных документов, трудности при заполнении документов от руки и т.п.

В работе были рассмотрены рекомендации по совершенствованию учета материалов с использованием программы «1С: Торговля и склад». Даны описания возможностей программы, приведены примеры документов по учету материалов, которые формирует программа.

Недостатком проводимых инвентаризаций является то, что они требуют привлечения широкого круга специалистов, тормозят работу склада по приемке и отпуску товаров, поэтому они проводятся только в плановом порядке и в сроки которые определены законодательством.

Внеплановые инвентаризации проводятся только в строго исключительных случаях. Поэтому для создания условий безошибочного ведения складского автоматизированного учета подбирается квалифицированный персонал с достаточным опытом работы с автоматизированными системами складского учета, четко прописывается документооборот и должностные инструкции для работников склада.

Для оптимальной автоматизации складского учета необходимо, чтобы руководство предприятия ставило перед собой задачу приобретения программ, не преследуя получения сиюминутной материальной выгоды, а понимая, что автоматизация учета это сам по себе долгий и трудоемкий процесс, требующий вложения больших средств, с длительной перспективой возмещения затрат.

Автоматизация складского учета позволяет улучшить качество учета, хранения, отпуска товаров без дополнительного увеличения штата работников. Сокращаются сроки поиска необходимых материалов на складе при работе с клиентами. Сокращаются сроки обработки необходимых документов, улучшается их качество, исключаются арифметические ошибки.

Основой компоненты «Оперативная система» в программе «1С: Торговля и склад» являются справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Сотрудники». Только при тщательном заполнении необходимой информации в этих справочниках возможна безотказная работа программы складского учета. Допускаемые ошибки при вводе информации в эти справочники затрудняют дальнейшую работу персонала при приемке и отпуске материалов. Хотелось бы отметить необходимость более требовательного отношения руководства к работникам склада. 

Для ввода оперативной учетной информации в системе «1С: Торговля и склад» используются документы: «Поступление материалов», «Перемещение материалов», «Передача материалов в эксплуатацию», «Списание материалов в эксплуатации», «Отгрузка материалов на сторону», «Передача в производство».

Своевременная передача этих документов оператору автоматизированной системы для механизированной обработки позволяет сократить сроки выдачи отчетных данных для оперативного анализа и контроля. Для получения различных сводных данных в программе предусмотрен набор отчетов.

Список литературы

Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титоренко Г.А., М. ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике. – М.: Экономист, 2005.

Благодатских В.А., Енгибарян М.А., Ковалевская Е.В. и др. 

Патрушина С.М. Информационные системы в бухгалтерском учете: Учебное пособие. М. ИКЦ «МарТ», 2003.

Рязанцева Н.А., Рязанцев Д.Н. 1С: Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004.

Экономика, разработка и использование программного обеспечения: М. Финансы и статистика, 1998.

Экономическая информатика и вычислительная техника./ Под ред.В.П. Косарева, А.Ю. Королева. М. Финансы и статистика, 1996.

«О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 21.11.96г. №129-ФЗ.

Положение по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов – ПБУ 5/01. Утв. Приказом МФ РФ от 09.06.01 /№119-н. 

Программа «1С: Торговля и склад 7.7».Электронная версия (http://www.newestsoft.com/cat62_2303.html).

Приложения

Акт приемки товаров

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей (Форма № 3 – ИНВ)

Ведомость «Перемещение товаров»

Накладная на внутренне перемещение ТМЦ

Накладная на отпуск товаров в производство

Накладная на отпуск товаров на сторону

Приходный ордер

Сличительная ведомость

Счет-фактура поставщика

Товарно-транспортная накладная поставщика

Печатные формы из программы «1С: Торговля и склад»

«Поступление материалов»

«Перемещение материалов»

«Передача материалов в эксплуатацию»

«Списание материалов в эксплуатации»

«Отгрузка материалов на сторону»

«Передача в производство»