Оглавление:
Введение……………………………………………………………………...…...4
Знакомство с Microsoft Office………………………………………..…..6
Панель инструментов………………………………………….……7
Буфер обмена…………………………………………………….…..7
Справочная система Office 2003……………………………………8
Сохранение данных в различных форматах……………………….8
Совместное использование данных в Office 2003 с помощью Cмарт-тегов…………………………………………………………10
Связывание и внедрение данных………………………………….11
Работа с документами в Word ..………………………………………13
Редактирование текста……………………………………………..13
Удаление текста…………...…………………………………….13
Добавление текста………………………………………………13
Исправление ошибок…………………………………………...13
Сохранение файла ………………………………………………....14
Форматирование документа..……………………………………...14
Выбор шрифта и его размера……………………………...…...14
Выбор начертания………………………………………………14
Цвет текста………………………………………………………15
Выравнивание текста…………………………………………...15
Использование линейки………………………………………..16
Создание списков ………………………………………………….17
Изменение параметров маркированного или нумерованного списков………………………………………………………….17
Оформление текста виде таблицы………………………………..18
Создание таблицы с помощью мыши………………..……….18
Создание таблицы с помощю раскрывающегося меню Word.18
Заполнение таблицы……………. …………………..…………….19
Преобразование текста в таблицу………..……………………19
Удаление содержимого таблицы………………………………19
Удаление и добавление строки или столбца………………….20
Изменение высоты строк или ширины столбцов………….….20
Преобразование таблицы в текст………………………………….21
Создание привлекательных страниц……………………………...22
Создание колонок………………………...……………………..22
Добавление рисунков в документ……………………………...23
Предварительный просмотр и печать документа………………..24
Предворительный просмотр……………………………………25
Печать документа……………………………………………….25
Работа с числами в Exel ..……………………………………………....26
Ввод данных в рабочий лист………………………………………26
Ввод чисел в ячейку…………………………………...………..26
Ввод текста в ячейки ……………..…………………………….27
Удаление и редактирование содержимого ячеек……………..….28
Задание ширины столбца……………………..………………..28
Задание высоты строки…………………………………………29
Печать рабочих листов………………………..…………………...29
Предварительный просмотр……………...…………………….29
Печать рабочих листов…………………………………………30
Печать части рабочего листа…………………..……………….30
Формулы и функции……………………….………………………30
Создание формул ……………………………………………….30
Ссылки …………….……………………………………………31
Диапазон ячеек………………………………………………….32
Копирование формул………………...………………….……...33
Представление чисел в виде диаграмм……………….…………..34
Создание даграмм с помощью мастера…………………….....34
Использование панели инструментов Диаграммы…………...35
Использование Access……………………………………………….….36
Создание нового файла базы данных……………………………..36
Просмотр составляющих вашей базы данных…………………...37
Использование базы данных………………………………………38
Ввод данных в базу данных с помощью окна Главная кнопочная форма…………………………..……………………38
Ввод данных в базу данных с помощью таблиц или форм…. 38
Удаление данных……………………………………………….39
Изменение структуры базы данных…………..…………………..40
Добавление таблицы в базу данных……………………...……40
Удаление таблицы………………………………………………41
Изменение таблицы……………………………………….……….41
Добавление поля в таблицу…………………………………....41
Изменение поля таблицы………………………………………42
Чтобы удалить поле из таблицы, выполните следующее……43
Добавление формы………………………………………………...44
Удаление формы…………………………………………………...45
Добавление поля в форму...……………………………………….45
Сохранение базы данных………………………………………….47
Поиск в базе данных……………………………………………….47
Поиск отдельной записи……………………………….…...47
Поиск одной или нескольких записей с использованием фильтра………………………………………………………….48
Создание отчетов…………………………………………….…….51
Заключение………………………………………………….………………… 53
Список используемых источников…………………………………………..54
Решение задачи Вариант 23…...…………………………………………...…55
Введение:
С появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а, следовательно, и выгоднее подготавливать документы. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми редакторами. Возможности этих программ различны – от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).
Microsoft Office завоевал прочную репутацию как самый эффективный комплект приложений для разработки документов, связи и анализа деловой информации. Microsoft Office — это комплект настольных приложений для пользователей, который помогает усовершенствовать процесс работы с людьми и информацией, обеспечивая более высокое качество получаемых результатов, включающий в себя: Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express и Access. PowerPoint - программа, позволяющая готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы. Outlook – программа осуществляющая отправку и получение сообщений по электронной почте и из групп новостей. Word, Excel и Access будут рассмотрены и исследованы в данной работе.
В настоящее время просто невозможно себе представить человека с высшим образованием, высококвалифицированного специалиста в области бухгалтерии, экономики или финансов без знания создания и обработки документов на компьютере, а, следовательно, изучение пакета Microsoft Office является актуальной темой для студента учетно-статистического факультета института для приобретения навыков работы на компьютере.
Предмет работы – приложения Microsoft Office: Word, Exel, Access.
Цель – научиться базовым навыкам работы с приложениями Microsoft Office: Word, Exel, Access.
Задачи моей работы:
- знакомство с Microsoft Office;
- работа с документами Word;
- работа с числами в Exel;
- использование Access.
1. Знакомство с Microsoft Office
1.1. Панель инструментов.
Строка меню отображается в верхней части окна любой программы из состава Office 2003; в ней содержится несколько меню, включающих различные команды программы, разделенные по категориям. Поскольку в Office 2003 доступно очень много команд, для каждого меню можно задать определенный способ отображения.
Панели инструментов содержат значки, которые представляют наиболее часто используемые команды. Две наиболее часто используемые панели инструментов в программах Microsoft Office 2003 – это Standard Стандартная) и Formatting (Форматирование).* [1.]
1.1.1. Чтобы скрыть или отобразить панель инструментов, необходимо выполнить следующее.
1. Выберать команду View → Tool bars (Вид → Панели инструментов). Появится выпадающее меню Панели инструментов, рядом с панелями инструментов отображены галочки.
2. Щелкнуть на названии панели инструментов, которую нужно отобразить или скрыть, Office 2003 отобразит или сокроет выбранную вами панель инструментов.
1.1.2. В том случае, если панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) кажутся слишком загроможденными, можно скрыть на них те кнопки, которые не используются.
1. Щелкнуть на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование).
2. Щелкнуть на кнопке Add or Remove Buttons (Добавить или удалить
кнопки).
3. Выбрать команду Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование).
4. Установить флажки напротив всех кнопок, которые должны отображаться на панели инструментов (или сбросить флажки напротив всех кнопок, которые нужно скрыть). Office 2003 немедленно отобразит или скроет выбранные вами значки.
1.2. Буфер обмена.
Буфер обмена Office может содержать до 24 различных объектов. Основное ограничение буфера обмена Office в том, что им можно воспользоваться только тогда, когда запущена одна или несколько программ Office 2003.* [№3.]
1.2.1. Чтобы скопировать или вырезать объект в буфер обмена Office, необходимо выполнить следующее.
1. Выделить текст или графический элемент, который необходимо скопировать.
2. Выполнить одно из следующих действий.
- Выбрать команду Edit → Copy (Правка) или Edit → Cut (Правка → Вырезать).
- Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+C> (для копирования) или <Ctrl+X> (для вырезания).
- Щелкнуть на кнопке Сору (Копировать) или Cut (Вырезать) стандартной панели инструментов.
1.2.2. Чтобы вставить объект, содержащийся в буфере обмена Office, необходимо выполнить следующее.
1. Щелкнуть в том месте документа, в которое нужно вставить объект из буфера обмена Office.
2. Выберать команду Edit → Office Clipboard (Правка → Буфер обмена Office). На экране отобразится область задач, на которой будет представлено все содержимое буфера обмена
3. Щелкнуть на значке необходимого объекта. Выбранный объект будет выделен, а справа от него отобразится кнопка со стрелкой.
4. Щелкнуть на кнопке со стрелкой.
5. Щелкнуть на кнопке Paste (Вставить). Чтобы вставить сразу все объекты, скопированные в буфер обмена, щелкнуть на кнопке Paste All (Вставить все) в верхней части области задач.
1.3. Справочная система Office 2003.
Справочная система Office 2003 позволяет ввести одно или несколько слов (так называемых ключевых слов), чтобы получить справочные сведения по интересующей вас теме.* [№1.]
1.3.1. Для того чтобы воспользоваться текстовым полем Help (Справка), необходимо выполнить следующие действия.
1. Щелкнуть в текстовом поле Help (Справка).
2. Ввести одно или несколько ключевых слов, таких как файл или поля таблицы, после чего нажать клавишу <Enter>. В области задач Help (Справка) отобразится список всех тем, которые относятся к введенным ключевым словам.
3. Щелкнуть на одной из тем. На экране отобразится еще одно окно, в котором будет представлена пошаговая инструкция, которая относится к данной теме. Текстовое поле Search (Поиск) в области задач Help (Справка) позволяет получить те же самые результаты, что и текстовое поле
1.4. Сохранение данных в различных форматах.
Каждая программа из состава Office 2003 позволяет сохранять данные в другом формате для обеспечения возможности совместной работы с ними с пользователями, которые отдают предпочтение другим программам.* [№1.]
1.4.1. При выборе того или иного формата для сохранения данных учитывается следующее.
1. При преобразовании документа текстового процессора есть две возможности.
• Сохранить файл в формате RTF (Rich Text Format). Этот формат сохраняет практически все форматирование; кроме того, его поддерживают почти все современные текстовые процессоры.
• В качестве последней попытки можно сохранить файл в обычном текстовом формате, однако это неизбежно приведет к потере любого форматирования.
2. При сохранении файла Excel лучшеотдать предпочтение формату файлов Lotus 1-2-3 (в диалоговом окне Save As (Сохранение документа) этому формату соответствуют такие аббревиатуры, как WK4, WK3, WK! Или WKS).
3. В качестве последней попытки можно сохранить файл в формате DIF или в текстовом формате с разделителями (такими как запятые или символы табуляции).
4. При сохранении файла Access лучше воспользоваться одним из следующих вариантов.
• Сохранить файл в формате dBase 5, dBase IV или dBase III, который понимают практически все программы баз данных.
• Сохранить файл в формате файлов Lotus 1-2-3 (WK4, WK3, WK! Или WKS).
• Сохранить файл в текстовом формате, что позволит сохранить текст, но приведет к потере форматирования.
1.4.2. Для преобразования данных в другой формат, необходимо выполнить следующие действия.
1. Выберать команду File → Save (Файл → Сохранить).
2. Выбрать команду File → Save As (Файл → Сохранить как) (в Access следует выбрать команду File → Export (Файл → Экспорт)).
3. Щелкнуть в раскрывающемся списке Save as type (Тип файла).
4. Выбрать необходимый формат.
5. Щелкнуть в текстовом поле File name (Имя файла) и указать в нем необходимое имя файла.
6. Щелкнуть на кнопке Save (Сохранить).
1.4.3. Открытие файла, сохраненного в другом формате.
1. Выбрать команду File → Save (Файл → Сохранить).
2. Щелкнуть в раскрывающемся списке Files of Type (Тип файла) и выбрать значение All Files (Все файлы). Если известен конкретный формат, в котором был сохранен файл, попробовать выбрать из раскрывающегося списка Files of Type (Тип файла) именно его.
3. Щелкнуть на значке файла, после чего щелкнуть на кнопке Open (Открыть).
1.5. Совместное использование данных в Office 2003 с помощью Cмарт-тегов.
При вводе данных в Word, Excel или PowerPoint Office 2003 очень часто распознает тип данных, которые вводятся (это могут быть даты, телефонные номера или имена). При этом Office 2003 может добавить к данным смарт-теги, которые позволяют быстро выполнить какие-нибудь дополнительные операции, например, отправить сообщение электронной почты или проверить корректность даты.* [№1.]
1.5.1. Активизация и отключение смарт-тегов.
Word поддерживает смарт-теги по умолчанию, однако их можно отключить. Excel и PowerPoint по умолчанию не используют смарт-теги, поэтому в случае необходимости нужно сначала активизировать их. Для активизации или отключения смарт-тегов необходимо выполнить следующие действия.
1. Выберать команду Tools → AutoCorrect Options (Сервис → Параметры автозамены).
2. Перейти на вкладку Smart Tags (Смарт-теги).
3. Установить флажок Label text with smart tags (Добавить смарт-теги к тексту). Если флажок установлен, смарт-теги активны; если же он сброшен, смарт-теги отключены.
4. Установить дополнительные флажки, чтобы определить необходимые типы смарт-тегов.
5. Щелкнуть по кнопке ОК.
1.5.2. Чтобы использовать смарт-теги, необходимо выполнить следующие действия.
1. Навести указатель мыши на смарт-тег.
2. Щелкнуть на значке смарт-тега правой кнопкой мыши.
3. Выберать необходимую команду из контекстного меню.
1.6. Связывание и внедрение данных.
Очень часто может понадобится создавать данные в одной программе Office 2003, такой как Excel, а отображать их в другой, например в PowerPoint или Word.* [№6.]
1.6.1. Для связывания данных между двумя программами Office 2003 необходимо выполнить следующие действия.
1. Создать и сохранить данные в программе Office 2003, например в Word или Excel. Данные, созданные при выполнении этого шага, будут использоваться при вставке в другую программу.
2. Выделить необходимые данные и выберать команду Edit → Copy (Правка → Копировать).
3. Открыть другую программу Office 2003.
4. Расположить указатель мыши в том месте документа, в которое должны быть вставлены связанные данные.
5. Выберать команду Edit → Paste Special (Правка → Специальная вставка).
6. Выбрать переключатель Paste link (Связать). Выбрать необходимые данные в поле со списком As (Как). В данном случае следует выбрать значение Microsoft Excel Worksheet Object (Лист Microsoft Excel (объект)).
7. Щелкнуть по кнопке ОК.
При связывании данных между двумя различными программами Office 2003 изменения можно вносить только в той программе, с помощью которой они были созданы.
1.6.2. Чтобы внедрить данные в другую программу Office 2003, необходимо выполнить следующие действия.
1. Создать и сохранить данные в программе Office 2003, например в Word или Excel.
2. Выделить необходимые данные и выберать команду Edit → Copy (Правка → Копировать).
3. Открыть другую программу Office 2003.
4. Расположить указатель мыши в том месте документа, в которое должны быть вставлены связанные данные.
5. Выбрать команду Edit → Paste Special (Правка → Специальная вставка).
6. Выбрать переключатель Paste (Вставить).
7. Выбрать необходимые данные в поле со списком As (Как). В данном случае следует выбрать значение Microsoft Excel Worksheet Object (Лист Microsoft Excel (объект)).
8. Щелкнуть на кнопке ОК. Office 2003 внедрит скопированные при выполнении п. 1 данные в текущую программу.
2. Работа с документами WORD.
Word – программа, позволяющая писать слова, из которых складываются предложения, письма, отчеты, брошюры, газеты, словари и вообще все, что требует хотя бы элементарных знаний письменности.* [№6.]
2.1. Редактирование текста.
Word позволяет облегчить этот труд с помощью различных способов редактирования текста: удаление и добавление текста, исправление ошибок, копирование или перемещение фрагментов и т. д.
Удаление текста.
Существуют две клавиши, которые могут удалять как отдельные символы, так и выделенный текст.
<Backspace> - удаляет символ слева от курсора.
<Delete> - удаляет символ справа от курсора.
Если необходимо быстро удалить небольшой фрагмент текста, для этого необходимо выполнить следующие действия.
1. Выделить текст, который необходимо удалить.
2. Нажать клавишу <Backspace> или <Delete>.
2.1.2. Добавление текста.
Самый простой способ добавления текста – щелкнуть в нужной части документа и ввести текст. Word предоставляет два способа добавить текст к уже существующему фрагменту.
- Режим вставки. При размещении курсора в существующем фрагменте введенный вами текст будет смещать символы вправо.
- Режим замены. При размещении курсора в существующем фрагменте введенный вами текст будет заменять расположенные справа символы, тем самым удаляя их.
Для переключения между режимами вставки и замены необходимо нажимать клавишу <Insert>. (......)