Информационный центр "Центральный Дом Знаний"
Онлайн всего: 1 Гостей: 1 Пользователей: 0
|
Автоматизация работы пользователя в среде MS OfficeБД – это единое интегрированное хранение данных, организовано виде системы, организация данных в базе требует предварительного выбора и построение модели данных. Типы модели данных: 1. Иерархическая – отражает вертикальные связи. 2. Сетевая - отражает горизонтальные связи. 3. Реляционные – совокупность таблиц, над которыми выполняется операция в терминах реляционной алгебры. Большинство СУБД работает с этой моделью. ПОНЯТИЯ О БАЗАХ ДАННЫХ И СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ ИМИ. КЛАССИФИКАЦИЯ БАЗ ДАННЫХ. ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДАННЫХ База данных — это информационные структуры, содержащие взаимосвязанные данные о реальных объектах. Особенностями такой совокупности данных являются: достаточно большие объемы информации; максимально возможная компактность хранения данных; возможность извлечения из базы данных разнообразной информации в определенной предметной области; удобные для пользователя вид и форма извлекаемой информации; высокая скорость доступа к данным; надежность хранения информации и возможность предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей; удобство и простота конструирования пользователем запросов, форм и отчетов для выборки данных. Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение Доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента — системы управления базами данных. Система управления базами данных (СУБД) — это программное обеспечение для создания и редактирования баз данных, просмотра и поиска информации в них. По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределенные. Централизованная база данных хранится в памяти одной машины. Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных - СУРБД. Централизованные базы данных по способу доступа делятся на: базы данных с локальным доступом (данные и процедуры их обработки хранятся на одной машине); базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур файл-сервер и клиент-сервер. БАЗА ДАННЫХ. ИНФОЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ БАЗЫ ДАННЫХ. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ МОДЕЛЕЙ. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗ ДАННЫХ Основой базы данных является модель данных. Информационно-логическая (мифологическая) модель предметной области отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей. Информационный объект — это описание некоторой сущности (явления, реального объекта, процесса) в виде совокупности логически связанных реквизитов. Например, информационный объект Студент описывает некоторую сущность — студент. Реквизитный состав этого информационного объекта, т. е. его структура, следующий: № группы, ФИО, № зачетной книжки, дата рождения. Информационный объект имеет множество реализаций — экземпляров. Базы данных также могут быть иерархическими, сетевыми и реляционными. Иерархическая (древовидная) модель данных представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих информационный объект. На самом верхнем уровне имеется только один узел — корень. Каждый узел кроме корня связан только с одним узлом на более высоком уровне, называемом исходным узлом для данного узла. Каждый узел может быть связан с одним или несколькими узлами более низкого уровня, называемыми порожденными (подчиненными). Узлы, не имеющие порожденных, называются листьями. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. К каждой записи базы данных существует только один путь. Сетевая модель также основывается на понятиях узел, уровень, связь. Сетевая модель данных — это модель, в которой порожденный узел может иметь более одного исходного узла. В сетевой структуре любой элемент любого уровня может быть связан с любым другим элементом. Реляционная модель базы данных состоит из одного или нескольких файлов, каждый из которых соответствует одной таблице. РЕЛЯЦИОННАЯ БАЗА ДАННЫХ И ЕЕ ОСОБЕННОСТИ. ВИДЫ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ РЕЛЯЦИОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ Реляционная база данных — это совокупность взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, товаре, клиенте), а столбцы таблицы описывают различные характеристики этих объектов — атрибутов (например, наименование, код товара, сведения о клиенте). Записи, т. е. строки таблицы, имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, хранящих атрибуты объекта. Каждое поле, т. е. столбец, описывает только одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них отображаются различные информационные свойства объекта. В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ — поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД. Таблицы реляционной БД должны отвечать требованиям нормализации отношений. Нормализация отношений — это формальный аппарат ограничений на формирование таблиц, который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение базы данных. MICROSOFT OFFICE. СОСТАВ, НАЗНАЧЕНИЕ, ОСНОВНЫЕ ПРОГРАММЫ-ПРИЛОЖЕНИЯ Microsoft Office - интегрированный пакет программ офисного обслуживания. Программы имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати и т. д. Комплект Microsoft Office 2000 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений: • Office 2000 Standard — предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет; Office 2000 Professional — дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом; Office 2000 Premium — самый полный универсальный вариант поставки; Office 2000 Small Business — ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса; Office 2000 Developer — предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную электронную и печатную документацию. Основные приложения Microsoft Office: Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов; Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений; Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных; Power Point — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций; Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации; FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов; Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики; Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций; Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа; Internet Explorer.— Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа. Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в, базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся: MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц; MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул; MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.; MS Word Art — предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста; MS Photo Editor — предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером; MS Clip Gallery — предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов; MS Organization Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем. Microsoft Office 2000 обеспечивает: простоту в эксплуатации и поддержке. Имеются удобный интерфейс и справочная система, расширенный набор мастеров и шаблонов, улучшенные возможности коллективной обработки документов; расширенный набор интеллектуальных инструментов. В состав Microsoft Office входят простые в использовании интеллектуальные приложения, которые обеспечивают автоматизацию работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач; поддержку передовых технологий Интернета. Значительно расширены возможности взаимодействия с Интернетом и интрасетями; автоматическую подстройку интерфейса. Приложения Microsoft Office могут в процессе работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя; простоту инсталляции и восстановление работоспособности системы. Новая программа инсталляции Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры развертывания Office 2000 и осуществление поддержки. Системы управления базами данных Компьютерные информационные системы позволяют хранить большие объемы данных, осуществлять их обработку. Основой всякой информационной системы является база данных. База данных - совместно используемый набор логически связанных данных (и описание этих данных), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации. База данных - это единое, большое хранилище данных, которое однократно определяется, а затем используется одновременно многими пользователями из разных подразделений. Вместо разрозненных файлов с избыточными данными, здесь все данные собраны вместе с минимальной долей избыточности. Причем база данных хранит не только рабочие данные, но и их описания. По этой причине базу данных еще называют набором интегрированных записей с самоописанием. В совокупности, описание данных называется системным каталогом или словарем данных, а сами элементы описания принято называть метаданными, т.е. "данными о данных". При анализе информационных потребностей организации следует выделить сущности, атрибуты и связи. Сущностью называется отдельный тип объекта организации (человек, место или вещь, понятие или событие), который нужно представить в базе данных. Атрибутом называется свойство, которое описывает некоторую характеристику описываемого объекта. Связь - это то, что объединяет несколько сущностей. Классификация баз данных Базы данных можно классифицировать по следующим признакам: По характеру хранимой информации фактографические - хранят краткую информацию в строго определенном формате документальные - хранят всевозможную документацию По способу хранения данных централизованные - вся информация хранится на одном компьютере распределенные - разные части базы хранятся на разных компьютерах, соединенных в сети. По структуре организации данных реляционные(relation - отношение) - хранят данные в табличном виде, причем каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту. иерархические - характерна подчиненность объектов нижнего уровня объектам верхнего уровня сетевые - характерна взаимосвязь различных объектов в базе Наиболее распространенными на практике являются реляционные БД. Система управления базами данных(СУБД) - это программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять к ней контролируемый доступ. Основными функциями СУБД являются: Определение базы данных, что обычно осуществляется с помощью языка определения данных (DDL - Data Defenition Language). Язык DDL предоставляет пользователям средства указания типа данных и их структуры, а также средства задания ограничений для информации, хранимой в базе данных. Вставка, обновление, удаление и извлечение информации из базы данных, что обычно осуществляется с помощью языка управления данными (DML - Data Manipulation Language). Наличие централизованного хранилища всех данных и их описаний позволяет использовать язык DML как общий инструмент организации запросов, который иногда называют языком запросов (query language). Существует две разновидности языков DML - процедурные и непроцедурные языки, - которые отличаются между собой способом извлечения данных. Основное отличие между ними заключается в том, что процедурные языки обычно обрабатывают информацию в базе данных последовательно, запись за записью, а непроцедурные оперируют сразу целыми наборами записей. Поэтому с помощью процедурных языков обычно указывается, как можно получить желаемый результат, тогда как непроцедурные языки используются для описания того, что следует получить. Наиболее распространенным типом непроцедурного языка является язык структурированных запросов (Structured Query Language - SQL), который в настоящее время определяется специальным стандартом и фактически является обязательным языком для любых реляционных СУБД. Предоставление контролируемого доступа к базе данных с помощью перечисленных ниже средств: системы обеспечения безопасности, предотвращающей несанкциониро ванный доступ к базе данных со стороны пользователей; системы поддержки целостности данных, обеспечивающей непротиворе чивое состояние хранимых данных; системы управления параллельной работой приложений, контролирую щей процессы их совместного доступа к базе данных; системы восстановления, позволяющей восстановить базу данных до предыдущего непротиворечивого состояния, нарушенного в результате сбоя аппаратного или программного обеспечения; доступного пользователям каталога, содержащего описание хранимой в базе данных информации. К реляционным СУБД относится целый ряд программных проодуктов для персональных компьютеров. Исторически одной из первых таких систем была dBASE. Используемые в этой системе форматы представления данных, язык обработки данных стали стандартом для ряда последующих СУБД. К ним относятся FoxPro, Paradox. Простейшим для изучения вариантом реализации баз данных является СУБД Access из пакета Microsoft Office. Системы управления базами данных. позволяют управлять большими информационными массивами - базами данных. Можно выделить несколько типов СУБД: 1. простейшие СУБД позволяют обрабатывать один массив информации, например персональную картотеку. Они обеспечивают ввод, поиск, сортировку записей, составление отчетов и т.д. С таким СУБД легко работать, так как все действия осуществляются с помощью меню и других диалоговых средств PC-File, Reflex 2. более сложные СУБД поддерживают несколько массивов информации и связи между ними, т.е. могут использоваться для задач, в которых участвует много различных видов объектов, связанных друг с другом различными соотношениями. Paradox, Access, FoxPro и др. 3. для создания многопользовательских информационных систем больше подходят СУБД типа клиент-сервер. В них сама база данных располагается на мощном компьютере - сервере, который принимает от программ, выполняемых на других компьютерах - клиентов- запросы на получение той или иной информации из базы данных. Эти запросы делаются на языке SQL. Работают под управлением ОС Windows NT. Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях,построенных по технологии «клиент-сервер». Современные СУБД являются объектно-ориентированными и реляционными. Основной единицей является объект,имеющий свойства, и связи между объектами. СУБД используют несколько моделей данных: иерархическую и сетевую (с 60-х годов) и реляционную (с 70-х). Основноеразличие данных моделей в представлении взаимосвязей между объектами. Иерархическая модель данных строится по принципу иерархии объектов, то есть один тип объектаявляется главным, все нижележащие – подчиненными. Устанавливается связь «один ко многим», то есть для некоторого главного типа существует несколькоподчиненных типов объектов. Иначе, главный тип именуется исходным типом, а подчиненные – порожденными. У подчиненных типов могут быть в свою очередьподчиненные типы. Наивысший в иерархии узел (совокупность атрибутов) называют корневым. Сетевая модель данных строится по принципу «главный и подчиненный тип одновременно», то есть любой тип данныходновременно может одновременно порождать несколько подчиненных типов (быть владельцем набора) и быть подчиненным для нескольких главных (быть членомнабора). Реляционная модель данных объекты и связи между ними представляются в виде таблиц, при этом связи тоже рассматриваютсякак объекты. Все строки, составляющие таблицу в реляционной базе данных должны иметь первичный ключ. Все современные средства СУБД поддерживаютреляционную модель данных. табличные процессоры Появление исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с ЭТ - табличный процессор, была создана в 1979 г., предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 г. появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и др. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office. Общая характеристика табличных процессоров Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д. Функции табличных процессоров весьма разнообразны: - создание и редактирование электронных таблиц; - создание многотабличных документов; - оформление и печать электронных таблиц; - построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами; - создание многотабличных документов, объединенных формулами; - работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам; - создание итоговых и сводных таблиц; - использование при построении таблиц информации из внешних баз данных; - создание слайд-шоу; - решение оптимизационных задач; - решение экономических задач типа "что – если” путем подбора параметров; - разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1- 2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое. Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных. Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна. Quattro Pro Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью. В новой версии в верхней части экрана находится программируемое "быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами. Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств: - удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме; - многооконный режим работы; - доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД; - хорошее качество печати входных документов; - легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д. Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею. Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию. SuperCalc SuperCalc – это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач: - прогнозирование продаж, роста доходов; - анализ процентных ставок и налогов; - учет денежных чеков; - подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц; - бюджетные и статистические расчеты; - объединение таблиц; - сметные калькуляции. SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя. Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW. По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов. Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается. Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры. На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины. Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки: 1 – строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др. 2 – строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках 3 – строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре. 4 – строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ. При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы: - Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода. - Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре. - Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ – перед набором команды нажимается команда с символом "\”. Понятие об Excel и его возможности MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь. (......) |
Loading
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||