Центральный Дом Знаний - Автоматизация процессов документооборота

Информационный центр "Центральный Дом Знаний"

Заказать учебную работу! Жми!



ЖМИ: ТУТ ТЫСЯЧИ КУРСОВЫХ РАБОТ ДЛЯ ТЕБЯ

      cendomzn@yandex.ru  

Наш опрос

Я учусь (закончил(-а) в
Всего ответов: 2590



Автоматизация процессов документооборота

Содержание

Введение
1. Теоретическая часть
1.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления
1.2 Распознавание образов как неотъемлемый этап работы в системе электронного документооборота (СЭД)
1.3 Жизненный цикл документа
1.4 Согласование документов в СЭД
1.5 Работа с шаблоном документа
1.6 Организация создания АС ДОУ
1.7 Международные требования к системам автоматизации делопроизводства
1.8 Обзор СЭД на российском рынке
1.8.1 Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
1.8.2 Краткие характеристики системы «LanDocs»
1.8.3 Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»
1.8.4 Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
1.8.5 Краткие характеристики системы «Дело»
1.8.6 Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»
1.8.7 Краткие характеристики системы «PayDox»
1.9 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия
2. Практическая часть
2.1 Постановка цели
2.2 Моделирование организации
2.3 Внедрение СЭД PayDox
2.3.1 Архитектура системы
2.3.2 Структура электронного документа
2.3.3 Настройка установки системы
2.3.4 Создание сложных форм документов
2.3.5 Настройка связи с MS Word
2.4 Расчет эффективности внедрения СЭД
2.4.1 Вычисление расходов
2.4.2 Оценка эффекта
2.5 Анализ результатов
2.5.1 Проблемы внедрения СЭД
2.5.2 Эффективность автоматизации документооборота
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.
В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:
Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.
Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.
На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и поиск новых способов позиционирования.
Целью данной дипломной работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;
- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;
- анализ полученных результатов.

1. Теоретическая часть

1.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране – службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.
Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. [16](.....)
Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.
Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом: простотой внесения изменений, использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.
Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. [16]
История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1. Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 2).
Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.
Возможна следующая классификация информационных технологий:
по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических процессоров; технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);(......)
Глобальная сеть объединяет компьютеры в разных странах и континентах, например, широко известная сеть Internet. Объединение глобальных, региональных и локальных вычислительных сетей позволяет создать многосетевые иерархии, позволяющие не только обрабатывать информационные массивы, но и обеспечивать доступ к ним (рис. 6).
Для обеспечения связи в глобальных сетях выработаны единые правила, которые называются технологиями Internet. [16]
В настоящее время появилась возможность создания корпоративных сетей, которые представляют собой объединение локальных сетей в пределах одной корпорации (например, филиалов, территориально удаленных друг от друга) для решения общих задач. Ведь, действительно, любая организация – это совокупность взаимодействующих элементов (подразделений), которые связаны между собой как функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса), так и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т. д.). Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие также может быть как информационным, так и функциональным. И такие виды взаимодействия характерны практически для любой организации, каким бы видом деятельности она ни занималась. Поэтому создание единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.(.....)
Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий. [1]
Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Web. Системы ЭУД включают:
1) системы электронного документирования (делопроизводства);
2) системы электронного документооборота;
3) корпоративные системы электронного управления документами.
Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System – EDMS), к другому – специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.
С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия.
Корпоративные системы управления документами – это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа. [16]

1.2 Распознавание образов как неотъемлемый этап работы в системе электронного документооборота (СЭД)

Сегодня перспективные разработки построения систем управления информацией в электронном виде связаны с распознаванием образов. В начале 90-х гг. появились технологические разработки, связанные с индексацией и поиском документов, в которых используются результаты, полученные в области искусственного интеллекта и нейронных сетей. [16]
С помощью возможностей распознавания компьютер сможет «прочесть» отсканированный текст. А затем воссоздать первоначальный вид страницы со всеми имеющимися графическими элементами в электронном виде. Использование распознавания текста после сканирования печатного издания позволяет не только обеспечить доступ к нему широкого круга лиц, но и сохранить редкий экземпляр документа. Современные технологии позволяют решить проблему разрушения бумаги при частом использовании. Это подразумевает, что теперь материалы, хранящиеся в архивах, фондах, библиотеках и редких коллекциях, могут быть активно использованы за счет электронных дубликатов.
В чистом виде такая возможность может быть полезна для:
сохранения уже имеющейся на бумажном носителе информации в электронном виде;
быстрого поиска необходимой информации;
удобства пользования информацией, представленной в электронном виде для большого количества одновременно работающих пользователей.
Распознавание текста позволяет увеличить удобство работы с информацией за счет преобразования данных на отсканированном изображении в удобные форматы текстовых редакторов (doc, pdf и т.п.). Таким образом, появляется возможность модифицировать полученный текст, использовать его в своих документах. Печатать, а также осуществлять контекстный поиск.
Работы по распознаванию отсканированного текста можно подразделить на несколько этапов:
Распознавание структуры документа. С помощью специального программного обеспечения производится распознавание структуры документа. Стоит отметить, что современное ПО имеет режим автоматического определения типа, размера и структуры фрагментов изображения (текст, таблица, рисунок), но опыт свидетельствует, что необходимо обязательно проверять правильность определения фрагментов и проводить их корректировку.
Распознавание текста. На этом этапе особенно важно правильно установить параметры программы, чтобы минимизировать ошибки распознавания. Количество ошибок распознавания зависит от таких параметров, как полиграфическое качество документа, размер и контрастность текста, сложность взаимного размещения элементов документа.
Проверка правильности распознавания. С помощью встроенных средств производится визуальная проверка соответствия неуверенно распознанных символов.
Проверка орфографических ошибок. С помощью 2 этапа, как правило, не удается от всех ошибок, поэтому необходимо также проводить проверку орфографии, например, встроенными средствами Microsoft Word.
Форматирование и оформление результирующего документа. На этом этапе формируется результирующий документ (как правило, в Microsoft Word). Устанавливаются единообразные значения параметром шрифта и абзацев. Производится размещение и формирование таблиц. Осуществляется ручной дополнительный ввод текста, формул, таблиц, автоматизированное распознавание которых не удалось произвести. Фактически, можно добиться практически полной схожести результата с исходником, включая параметры шрифтов и верстку документа.
Общее название программ для распознавания текста – Optical Character Recognition (OCR). Сейчас на рынке представлено несколько десятков подобных специализированных программных продуктов и среди них российские версии занимают одни из ведущих позиций.(......)
Loading

Календарь

«  Ноябрь 2017  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930

Архив записей

Друзья сайта

  • Заказать курсовую работу!
  • Выполнение любых чертежей
  • Новый фриланс 24