Информационный центр "Центральный Дом Знаний"
Онлайн всего: 1 Гостей: 1 Пользователей: 0
|
Инструментальные средства пользователя в среде Microsoft Office 2007ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ 3 I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СРЕДЕ MICROSOFT OFFICE 4 ВВЕДЕНИЕ 4 1.1. СОСТАВ ИНТЕГРИРОВАННОГО ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MICROSOFT OFFICE 5 1.2. ВАРИАНТЫ КОМПЛЕКТАЦИИ MICROSOFT OFFICE 2007 7 1.3. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ КОМПОНЕНТОВ MICROSOFT OFFICE 8 1.3.1. Microsoft Word 2007 8 1.3.2. Microsoft Excel 2007 14 1.3.3. Microsoft Access 2007 20 1.3.4. Microsoft Outlook Express 2007 22 1.3.5. Microsoft PowerPoint 2007 25 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29 II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 30 2.1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАДАЧИ 30 2.2. ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 33 2.3. АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 37 СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 38 ВВЕДЕНИЕ По своей популярности пакет офисных приложений Microsoft Office может сравниться, пожалуй, лишь с операционной системой Windows. Его активно используют школьники и студенты, бухгалтеры и топ-менеджеры, ИТ- специалисты и писатели, руководители и офисные сотрудники. Сегодня почти невозможно представить себе компьютер, на котором не установлена хотя бы пара программ пакета Office. Такая популярность обусловлена множеством факторов, среди которых простота и надежность в использовании, широкая функциональность, удобный пользовательский интерфейс и универсальность. Даже малоопытный пользователь может практически сразу успешно работать с любым приложением Office. [2, C. 7] Для раскрытия данной темы необходимо описать основные составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MSOutlook, MS Access. Практическая часть данной курсовой работы представляет собой решение экономической задачи, с помощью программы MS Excel. В данной задаче требуется выполнить расчет отклонения фактических показателей от плановых в абсолютной и относительной форме, подвести итоги за месяц, представить результаты в графическом виде. Для выполнения курсовой работы использовался следующий состав ТО и ПО: процессор - Intel(R) Pentium (R) 4 CPU 2.80 GHz; ОЗУ- 2.50 Гб, жесткий диск - 160 Гб, принтер - HP Photosmart B109a-m, ОС Windows 7 Максимальная, Microsoft Office 2003: MS Word, MS Excel, MS Power Point, браузер Opera . I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СРЕДЕ MICROSOFT OFFICE ВВЕДЕНИЕ Офисный пакет (office suite) – набор взаимосвязанных компьютерных программ, предназначенных для удовлетворения запросов офисных работников. Наибольшая доля рынка этих программных продуктов принадлежит корпорации Microsoft. Сегодня MS Office - основной офисный пакет, а названия Word и Excel для многих превратились в синонимы понятий «текстовый процессор» и «табличный процессор». Microsoft Office совершенствуется уже более 10 лет. Первая версия пакета под номером 3.0 вышла еще в 1992 г. Дальнейшая история развития пакета выглядит следующим образом: 1993 г.- Office 4.0. 1994 г.- Office for NT 4.2 1994 г.- Office 4.3 1995 г.- Office 95 1997 г.- Office 97 1999 г.- Office 2000 2001 г.- Office XP 2007 г.- Office 2007 . [1, C.215] Благодаря таким качествам, как функциональная эластичность, адаптированность к требованиям конкретного пользователя, простота в работе, возможность тонкой настройки, пакет приложений Office 2007 завоевывает все больше и больше пользователей. Кстати, на рынке труда наиболее востребованы специалисты, свободно владеющие навыками работы с программами данного пакета, поэтому знакомство с ним - одно из важных условий успешной профессиональной деятельности. 1.1. СОСТАВ ИНТЕГРИРОВАННОГО ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MICROSOFT OFFICE Основными приложения Microsoft Office являются: Word — текстовый редактор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов; Excel — табличный редактор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений; Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных; PowerPoint — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций; Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации; FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов; Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики; Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций; Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа; Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся: MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц; MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул; MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.; MS Word Art — предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста; MS Photo Editor — предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером; MS Clip Gallery — предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов; MS Organization Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем. Самые распространенные в использовании из приложений Microsoft Office являются Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook. 1.2. ВАРИАНТЫ КОМПЛЕКТАЦИИ MICROSOFT OFFICE 2007 Пакет приложений Office 2007 имеет несколько различных вариантов комплектации. Каждый пользователь может выбрать наиболее подходящую, исключив из нее те программы, с которыми он работать, не планирует. Рассмотрим возможные варианты: Microsoft Office Basic — наиболее «скромный» вариант. Он включает в себя только три приложения: Word 2007(текстовый редактор), Excel 2007(табличный редактор) и Outlook 2007 (органайзер); Microsoft Office Standart — этот вариант намного шире. Помимо приложений, входящих в состав Microsoft Office Basic, он включает в себя также PowerPoint 2007(средство подготовки и обработки презентаций); Microsoft Office Home & Student — данный пакет отличается от Microsoft Office Standart тем, что вместо Outlook 2007 в нем присутствует приложение OneNote 2007; Microsoft Office Business — этот пакет содержит Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007( средство разработки рекламных материалов) и Outlook 2007 с диспетчером контактов; Microsoft Office Professional — данный вариант комплектации включает в себя Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Access 2007(программа для работы с базами данных) и Outlook 2007; Microsoft Office Professional Plus, помимо программ пакета Microsoft Office Professional, содержит также приложения InfoPath 2007 и Communicator 2007; [2, C. 13-14] 1.3. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ КОМПОНЕНТОВ MICROSOFT OFFICE 1.3.1. Microsoft Word 2007 Среди всех программ пакета Microsoft Office текстовый редактор Word – самый популярный продукт. Это объясняется широкими функциональными возможностями текстового редактора и вместе с тем – простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.). Задачи, решаемые с помощью текстового редактора Word 2007: создание и редактирование текстовых документов с использованием большого выбора шрифтов и стилей текста; оформление текстовых документов; вставка в текст требуемых элементов (специальных символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п.); работа с блоками текста (копирование, вставка, перемещение фрагментов текста); представление некоторых фрагментов текстового документа в виде таблицы; автоматическая проверка формируемого документа на наличие в нем грамматических, стилистических и т. п. ошибок с возможностью оперативного их устранения; вывод на печать готового текстового документа (при необходимости – предварительный просмотр документа перед его распечаткой); [2, C. 19-20] Возможно, самым главным нововведением в Office Word 2007 является то же, что и в других приложениях продукта: новый внешний вид окна программы (рис.1). Рис 1. Рабочее окно Word 2007 Основу среды Word 2007 составляют визуальные средства (команды в виде кнопок, полей для ввода информации или меню), расположенные на Ленте, для управления содержимым документа в процессе его создания и обработки. Среда Word 2007 разработана с учетом всех этапов процесса создания документа: ввода текста, редактирования, форматирования и так далее, что обеспечивает эффективную работу с приложением. [5] Среди основных элементов интерфейса выделим следующие: • кнопка «Office» – имеет круглую форму и расположена в левом верхнем углу окна; • панель быстрого доступа – находится правее Кнопки «Office»; • лента (рис.2) – размещена между Панелью быстрого доступа и рабочей областью интерфейса; Рис 2. Лента Word 2007 • контекстное меню – чтобы его вызвать, нужно в рабочей области щелкнуть правой кнопкой мыши; • рабочая область – основной и самый большой элемент интерфейса, где выполняется работа с текущим документом; • строка состояния – находится внизу окна и включает в себя как информационные, так и практические функции. [2, C. 22] Лента состоит из вкладок, которые содержат такие элементы управления пользовательским интерфейсом как группы и команды. Рассмотрим краткое описание командных вкладок и содержимое каждой из них: Вкладка (Главная) содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками абзаца, стилями и правкой; Вкладка (Вставка) содержит инструменты для добавления страниц, таблиц, иллюстраций, ссылок, заголовков, колонтитулов, текстовых объектов и символов в документ; Вкладка (Разметка страницы) содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями и интервалами между абзацами в документе. Кроме того, здесь можно настраивать параметры страницы и порядок расположения элементов на странице; Вкладка (Ссылки) содержит специальные элементы, используемые при создании больших документов, статей, научных работ и т.п.: оглавление, сноски, цитаты и библиографии, заголовки, предметный указатель и перечень правообладателей; Вкладка (Рассылки) – нововведение в интерфейсе Office Word 2007. Здесь можно найти все, что необходимо при создании, предварительном просмотре и реализации проекта слияния почты; Вкладка (Рецензирование) содержит все команды, необходимые для проверки (орфография, тезаурус и т.д.) документа и предоставления к нему доступа другим пользователям с целью просмотра. Здесь также имеются команды для добавления комментариев, отслеживания и обработки изменений, сравнения версий и защиты документа; Вкладка (Вид) содержит все необходимое для отображения документа различными способами, начиная с базовых представлений документа и заканчивая набором средств отображения для работы с линейками и сетками, а также для работы с несколькими документами в нескольких окнах. [3, C. 64] По умолчанию все документы в Word создаются на основе шаблона Обычный (Normal.dotm). В Word 2007 существуют два типа основных видов шаблонов: общие или глобальные шаблоны (global templates); шаблоны документов (установленные и пользовательские) или локальные templates. Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Экспресс-стили — это наборы различных вариантов форматирования, которые отображаются в виде эскизов в коллекции экспресс-стилей. Стили в Word 2007 можно: переименовать, т.е. изменить имя существующего стиля; применять, т.е. применять другие стили к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей); изменять существующие стили; создавать новые. Для создания документа можно использовать следующие типы шаблонов: Пустые и последние; Установленные шаблоны; Мои шаблоны; Из существующего документа; Microsoft Office Online (шаблоны из Интернет). Для создания документа на основе шаблона необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога, в котором надо выбрать требуемый шаблон и щелкнуть на кнопке Создать. В Word 2007 можно создать пользовательские шаблоны, которые отображаются в окне диалога "Создать" на вкладке "Мои шаблоны". [5] Содержимое контекстного меню Word 2007, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши, определяется текущим режимом работы. В частности, при работе с текстом оно содержит одни команды, с графическими объектами – совсем другие, с диаграммами – третьи и т. д. Первые три команды – Вырезать, Копировать и Вставить – необходимы для работы с текстовыми фрагментами (блоками). С помощью команд Шрифт и Абзац переходят в режим настройки соответственно шрифта и текущего абзаца (выделенного фрагмента текста), а команд подменю Маркеры и Нумерация – создают соответственно маркированные и нумерованные списки. Команду Стили используют для просмотра и изменения стилей, применяемых для оформления текста. Команда Поиск включает режим поиска информации. Работая в программах офиса, будь то Word или Excel – пользователи постоянно используют горячие клавиши (Hot-Keys). Горячие кнопки позволяют получить доступ к основным функциями офиса, в буквальном смысле "без отрыва” от клавиатуры. Для начала рассмотрим основные горячие клавиши, которые значительно упрощают работу во многих приложениях MS Office: Во-первых, огромное количество времени можно сэкономить, если не забывать сохранять свои документы. Сохранение по кнопке мышкой – пользователь может забыть это сделать. Поэтому можно сохраняться по Ctrl+S. Это быстро, доступно и всегда под рукой. Далее – абсолютно необходимо использовать быстрый доступ к буферу обмена. То есть вместо кнопок контекстного меню "копировать” и "вставить” нужно использовать Ctrl+C и Ctrl+V соответственно. Форматирование. Необходимо выделить текст, нажать пару кнопок, и он уже выделен жирным, подчеркнут или стал курсивом. Подчеркивание Ctrl+U, выделение жирным шрифтом Ctrl+B, курсив Ctrl+I. Далее – вспомогательные горячие кнопки: Создать новый документ Ctrl+N; Форматирование текста Ctrl+D; Поиск Ctrl+F; Поиск и замена Ctrl+G; Открыть файл Ctrl+O; Вывод документа на печать Ctrl+P; Закрыть документ Ctrl+W; Центрирование по левому краю, по центру, по правому краю +l +e +r соответственно; Выделение всего текста Ctrl+A. Эти и другие сочетания клавиш можно найти в главном меню любой из программ офиса (кнопка «Office»--параметры Word—Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш), а также в справке. 1.3.2. Microsoft Excel 2007 Табличный редактор Excel по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. Excel 2007 позволяет формировать и выводить на печать документы, представленные в табличном виде, выполнять расчеты на основании исходных данных и др. Функциональные возможности Excel 2007: создание, редактирование и оформление разнообразных табличных документов; выполнение расчетов на основании исходных данных с применением специально предназначенного инструментария; ввод и обработка табличных данных с помощью встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.; анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, их структуризация и консолидация, использование сводных таблиц и отчетов и др.); вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.); доступ к данным других программ (например, Word, PowerPoint, Access и др.); выполнение стандартных функций Microsoft Office – печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок и др; [2, C. 50-51] Особенности пользовательского интерфейса и инструментария Принципиально структура интерфейса Excel 2007 мало отличается от Word 2007. Окно приложения Microsoft Excel 2003 состоит из основных областей: 1. кнопки Office; 2. панели быстрого запуска; 3. ленты (рис. 3); Рис 3. Лента Excel 2007 4. строки формул; 5. рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами); 6. строки состояния [5] Меню Кнопки «Office» включает в себя почти те же команды, что и Кнопка «Office» в Word 2007, которые предназначены для создания нового документа, открытия существующего, сохранения изменений в документе либо сохранения его под другим именем, печати документа и др. Рассмотрим командные вкладки, присутствующие в Office Excel 2007: Вкладка (Главная) содержит команды, необходимые для работы с буфером обмена, выбора и изменения шрифтов, управления выравниванием содержимого ячеек, выбора численных форматов, а также правки, сортировки и поиска; Вкладка (Вставка) содержит команды для добавления в рабочие листы объектов, например, таблиц, диаграмм, иллюстраций, ссылок и различных текстовых элементов, например, названий столбцов или строк; Вкладка (Разметка страницы) содержит все необходимое для настройки рабочего листа, включая выбор тем, параметров структуры страницы, управление размером отдельных объектов, выбор параметров рабочего листа и опции упорядочивания элементов листа; Вкладка (Формулы) содержит Мастер функций, библиотеку функций, команды, необходимые для создания и обработки именованных ячеек, команды аудита формул и параметры вычисления; Вкладка (Данные) содержит команды для получения внешних данных, управления внешними соединениями, сортировки и фильтрации данных, устранения дубликатов, проверки и консолидации данных, а также группирования и разгруппирования ячеек; Вкладка (Рецензирование) содержит все необходимое для рецензирования, комментирования, распространения и защиты листа; Вкладка (Вид) содержит команды для выбора различных представлений рабочей книги, скрытия и отображения элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т.д.), увеличения или уменьшения изображения, а также работы с окном рабочего листа. [3, C. 86] Контекстное меню Excel 2007 в общем случае включает в себя следующие команды: Вырезать, Копировать, Вставить <из буфера обмена>, Вставить <объект>, Удалить, Очистить содержимое, Вставить примечание, Формат ячеек, Выбрать из раскрывающегося списка и Гиперссылка. Команда Вставить <объект> предназначена для добавления в документ ячеек, строк либо столбцов. Команда Удалить работает с точностью до наоборот – в окне Удаление ячеек необходимо указать, какой элемент следует удалить. Командой Очистить содержимое можно при необходимости оперативно удалить содержимое активной ячейки либо группы предварительно выделенных ячеек. С помощью команды Формат ячеек переходят в режим форматирования ячеек, где можно настроить шрифт ячейки, задать выравнивание в ней текста, а также множество иных параметров. Рабочая область Excel 2007 называется элементом пользовательского интерфейса, включающим в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию документов Excel 2007 выполняют именно в рабочей области. Одним из главных структурных элементов рабочей области (Рис 4) является ячейка (Рис 5). Рис 4. Рабочее окно Excel 2007 Рис 5. Ячейка с координатами С4 В данном случае ячейка – это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон. Каждая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области.(......) |
Loading
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Инструментальные средства пользователя в среде Microsoft Office 2007