Оглавление
Введение
Глава 1. Описание объекта исследования
1.1.Описание организационной структуры ООО «КЭР»
1.2.Анализ функций и организации ДОУ объекта
1.2.1. Функции службы ДОУ
1.2.2. Виды документации, существующей в ООО «КЭР»
1.2.3.Систематизация документов: формирование дел, информационно справочный аппарат, хранение документов в ООО «КЭР»
1.2.4. Потоки движения документов
1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта
1.4. Описание автоматизированной системы «1 С: Предприятие» версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»
1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным предприятием»
1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»
1.4.3. Предложения по организации разработки модуля документацией»
Вывод по главе 1
Глава 2. Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт»
2.1.Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации ДОУ
2.2.Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки
2.3.Поиск программных продуктов
2.4.Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований
2.5.Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям
2.6.Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации
Вывод по главе 2
Глава 3. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации ДОУ «DocsVision»
3.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением «Делопроизводство» системы «DocsVision»
3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для службы ДОУ
ООО «КамЭнергоРемонт»
Вывод по главе 3
Заключение
Список источников и литературы
Приложения
Введение
Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.
В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.
Особенное внимание проблеме автоматизации уделяют в предприятиях, объединенных в холдинговую структуру (территориально-распределенные предприятия), где необходимо сокращать временные, трудовые затраты и увеличивать скорость обмена информацией.
ООО «КамЭнергоРемонт» (ООО «КЭР») является территориально-распределенным предприятием, где в настоящее время происходит разработка и внедрение автоматизированной системы «1 С: Предприятие» версия 8.0. Но так как ООО «КЭР» самостоятельно занимается разработкой корпоративной системы, не воспользовавшись услугами компаний, которые оказывают комплексные услуги по автоматизации, то регулярно возникают проблемы и вопросы при работе с системой, сбои в работе, дублирование операций с документами.
Таким образом, целью данной выпускной квалификационной работы является анализ документационного обеспечения управления ООО «КамЭнергоРемонт» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0.
Задачами выпускной квалификационной работы являются:
описание, анализ деятельности, структуры и функций ООО «КамЭнергоРемонт»;
характеристика службы документационного обеспечения организации;
описание уровня автоматизации ДОУ, характеристика внедренной системы «1 С: Предприятие», выявление достоинств и недостатков в ее
функционировании;
выбор, оценка и анализ программных продуктов, способных интегрироваться с «1С:Предприятие» версии 8.0.;
выбор наиболее подходящей по функциональным и системно- техническим требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления;
анализ работы службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» при внедренной системе автоматизации.
Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией» в «1С: Предприятие».
Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.
Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации ДОУ ООО «КЭР», необходимо было получить наиболее полное представление о состоянии ДОУ на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение – непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос – позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе ДОУ; было проведено интервью с начальником отдела автоматизированных систем управления, в котором выяснились недостатки существующей АС ДОУ, проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией»; Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне службы ДОУ.
Был изучен и проанализирован федеральные закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»1, где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»2, на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе ДОУ ООО «КЭР», видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации3, и соответствие Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ)4. В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации ДОУ и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при
_________________________________________________
1 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
2 Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
3 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991
выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ.
При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены стандарты предприятия: «Управление документацией в подразделении», «Управление документацией внешнего происхождения»; должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт»; должностная инструкция делопроизводителя ООО «КЭР». В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили статьи в журнале «Делопроизводство и документооборот», где рассматривается теория и практика электронного документооборота, решаются вопросы параллельного функционирования бумажного и «безбумажного» документопотоков; даются практические советы по вопросам выбора и внедрения систем автоматизации ДОУ; проводится информационное обследование в рамках внедрения автоматизированных систем ДОУ; изучается и описывается документооборот в территориально-распределенных компаниях. Соответствующие сайты в Интернет содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.
Глава 1. Описание объекта исследования
1.1.Описание организационной структуры объекта
ООО «КамЭнергоРемонт» (ООО «КЭР») - ведущая фирма в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Татарстана. Производственные участки (ПУ) ООО «КЭР» расположены на основных энергопредприятиях Республики Татарстан (ПУ при Казанской ТЭЦ, ПУ при Заинской ГРЭС, Управление при Набережночелнинской ТЭЦ, ПУ при Уруссинской ГРЭС), а в Нижнекамске находится производственная база с широкой инфраструктурой и укомплектованным современным оборудованием, не имеющего аналогов в регионе.
Деятельность ООО «КЭР» направлена на удовлетворение потребностей заказчиков в решении задач снижения энергопотребления, уменьшения платы за энергоресурсы, продление срока службы оборудования. Отличительная особенность предприятия – комплексный подход в решении вопросов Заказчиков: подготовка Технического задания, проектирование объектов, комплектация оборудования, производство работ, гарантийное и сервисное обслуживание.
Предприятие осуществляет следующие виды работ в России и за рубежом:
1) Строительно-монтажные;
2) ремонтно-восстановительные;
3) теплоизоляционные;
4) энергообеспечивающие;
5) грузоподъемные;
6) диагностика и наладка производственного оборудования;
7) строительство теплотрасс;
8) строительство магистральных трубопроводов;
9) испытание и анализ основного и вспомогательного оборудования;
10)сервисное обслуживание химических, нефтехимических и нефтеперерабатывающих производств;
11) изготовление нестандартного оборудования.
ООО «КЭР» - крупное предприятие, структура которого (Приложение 1) содержит большое количество уровней управления, должностей, подразделений.
Уровни управления:
1-генеральный директор;
2-исполнительный директор;
3-директоры (по экономике и финансам, по производству, по УКиС и т.д.);
4- главные специалисты по ремонту парогазотурбинного оборудования, главный энергетик, главный механик;
5-начальники отделов;
6-участки, управления (начальники производственных баз);
7-вспомогательные производственные подразделения (например, транспортный цех);
8-здравпункт, административно-хозяйственный отдел, столовая, т. е. обслуживающие производственно-бытовые подразделения.
К данным уровням относятся следующие звенья:
-заместители директора по производству и другим направлениям;
-заместители начальников отделов;
-отделы/службы.
Так как предприятие крупное и предоставляет различные виды услуг в области энергетики, то соответственно документация обладает определенной спецификой, особое значение имеет информация о научно-технических, конструкторских разработках, которые позволяют совершенствовать производство и выдерживать конкуренцию с более развитыми предприятиями России.
1.2.Анализ функций и организации ДОУ объекта5
1.2.1.Функции службы ДОУ
Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения.
Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет отдел управления качеством и стандартизацией.
Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняется генеральному директору ООО «КЭР». В состав службы ДОУ входит:
приемная генерального директора (секретарь, делопроизводитель, экспедитор),
отдел управления качеством и стандартизацией (начальник отдела, инженеры по стандартизации, техник по работе с документацией),
архив находится на стадии формирования,
копировально-множительный отдел (операторы).
Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.
Функции службы ДОУ:6
Регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;
предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь;
5Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991.
6Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт». Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».
справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и делопроизводитель;
учет документов выполняет делопроизводитель;
работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь;
регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют секретарь и делопроизводитель;
проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией;
составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;
формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;
обеспечение хранения документов выполняют секретарь и делопроизводитель;
тиражирование документов выполняет оператор копировально- множительного отдела;
прием, экспедиционную обработку, отправку документов осуществляет экспедитор (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);
секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
1.2.2.Виды документации, существующей в ООО «КЭР»
В ООО «КЭР» используются следующие виды документации:
1. Организационно - распорядительная, в которую входят следующие группы документов:
- нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;
- учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;
- распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;
- организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
- информационно – справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов.
2. Плановая документация: сметы, планы работ, закупок.
3. Отчетная документация: отчеты по выполненным работам.
4. Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки.
5. Документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты.
6. Документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки.
7. Финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы.
8. Договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения.
1.2.3.Систематизация документов: формирование дел,
информационно справочный аппарат, хранение документов в ООО
«КЭР»
Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в «1С Предприятие» и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.
Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:
-общие приказы,
-приказы о командировании,
-распоряжения,
-стандарты предприятия,
-телефонограммы,
-акты проверок,
-исходящая документация,
-входящая документация,
-нормативные документы на оборудование,
-нормативные документы на готовую продукцию,
Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел.
Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов – секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.
Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются комиссии по мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел.
1.2.4.Потоки движения документов7
В ООО «КЭР» существует три основных потока документации:
Входящий – документы, поступающие в организацию (документы вышестоящей организации – ООО «КЭР - Холдинг», органов власти и управления; документы подчиненных управлений и производственных баз; документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).
Исходящий – документы, созданные в ООО «КЭР» и направляемые за пределы организации.
Внутренний – документы, создаваемые и используемые в ООО «КЭР».
Анализ движения входящих документов:
Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки (Приложение 2):
Прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);
регистрация документов;
_________________________________
7 Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия 01.08.2003 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией внешнего происхождения;
рассмотрение руководством (наложение резолюции);
направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);
исполнение и контроль исполнения;
7) помещение исполненных документов в дело.
Анализ движения исходящих документов (Приложение 3).
Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:
Составление черновика (с документом работает исполнитель);
визирование (внутреннее согласование);
подписание (утверждение) документов руководителем;
регистрация исходящих документов;
отправка исходящих документов;
направление исходящих документов в дело.
Анализ движения внутренних документов.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:
1) Составление проекта документа (черновик) исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) согласование проекта документа;
4) подписание (утверждение) документа руководителем;
5) регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
1) Передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);
2) контроль исполнения документа;
3) исполнение документа;
4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.
Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).
Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.
После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.(......)