Информационный центр "Центральный Дом Знаний"
Онлайн всего: 4 Гостей: 4 Пользователей: 0
|
Обмен данными в MS OfficeСодержание Теоретическая часть Введение Обмен данными Способы обмена данными: 1. Копирование и перемещение данных 2. Использование буфера обмена Office 3. Связывание данных 4. Применение гиперссылок для связывания данных. 5. Внедрение данных Заключение Практическая часть Список использованной литературы Введение Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации. Комплект Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей. Обмен данными Обмен данными в широком смысле – это передача информации от одного объекта к другому. В компьютерном мире до недавнего времени под обменом данными часто понимали процесс ввода и вывода данных между оперативной памятью и периферийными устройствами. С появлением концепции Windows под обменом данными стали понимать передачу данных от одного объекта к другому. В результате этого процесса объекты могут изменяться, а также могут создаваться новые объекты, образующиеся из одного или нескольких существующих объектов. Такими объектами могут быть приложения, папки, документы, а передаваемыми данными – фрагменты документов, документы, файлы, папки, т. е. также объекты среды Windows. В настоящее время самыми распространенными приложениями комплекта Microsoft Office 2003 являются: Microsoft Word 2003 - текстовый процессор, позволяющий создавать документы любой сложности: оформлять их с использованием различных шрифтов, включать в документ рисунки, таблицы, формулы, графики, диаграммы и др. Имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC. Microsoft Excel 2003 - табличный процессор для представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющий универсальные возможности решения задач и встроенные средства деловой графики. Microsoft Excel 2003 имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации статистического моделирования и т.п. Создаваемые файлы имеют расширение XLS. Microsoft PowerPoint 2003 - графический пакет для создания презентаций и слайд-фильмов. Этот пакет представляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение PPT. Microsoft Access 2003 - система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access 2000 не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и обеспечивает глубокую интеграцию с Вебом, упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Создаваемые файлы имеют расширение MDB. Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню – все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу презентацию или рисунок. В данной работе рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access. Способы обмена данными Рассмотрим различные способы обмена данными между приложениями Office, а также новую возможность буфера обмена, позволяющую хранить и передавать несколько блоков данных. Различают три основных способа обмена данными между различными приложениями Office: статическое копирование или перемещение данных; связывание данных; внедрение данных. Материалы обзора помогают выбрать наиболее подходящий в каждом конкретном случае способ обмена данными. Приложения, между которыми происходит обмен данными, называются приложением-приемником и приложением-источником. При описании действий с документами употребляются термины документ-источник и документ-приемник. В случае статического копирования или статического перемещения вставленные данные становятся составной частью документа в приложении-приемнике. С приложением-источником они уже более не связаны. Этот тип копирования или перемещения обычно используется при работе с одним документом или с несколькими документами одного приложения. При статическом копировании или перемещении данных из одного приложения в другое в ряде случаев, но не всегда, имеется возможность их редактирования в приложении-приемнике. Если данные были преобразованы в формат, который поддерживает приложение-приемник, редактирование возможно. Например, можно редактировать текст, скопированный из книги Excel и вставленный в документ Word. Если, однако, данные не могут быть преобразованы в формат, доступный приложению-приемнику, редактированию они не подлежат, хотя их можно вывести на печать или просмотреть на экране. Так, например, происходит при копировании растрового изображения из графической программы в документ Word. При использовании связывания вставленные данные сохраняют связь с приложением-источником. Фактически полная копия данных хранится в приложении-источнике, а приложение-приемник содержит только ссылку и информацию, необходимую для вывода данных на экран. При редактировании данных в приложении-источнике связанные с ними данные в приложении-приемнике могут быть изменены автоматически или вручную. Внедренные данные сохраняют связь с исходным документом, но не с приложением. Фактически исходного документа может и не быть, так как внедренные данные могут быть созданы только в документе-приемнике. Документ-приемник хранит полную копию данных. Однако связь между данными и программой-источником позволяет применять средства программы-источника для редактирования данных. Документ, содержащий связанные и внедренные данные, называется составным. Связыванием вместо внедрения следует пользоваться для хранения данных в одном документе и простого вывода их обновленной копии в другом. Связывание особенно удобно в следующих случаях: В документе-приемнике желательно показать лишь часть исходного документа. Например, в документе Word нужно вывести на экран только одну строку из большой таблицы Excel. Если в этом случае применить внедрение, в документ-приемник будет скопирована вся таблица. Имеется один основной документ, и требуется видеть его на экране в нескольких других документах. Применение связывания позволит обновлять данные только в одном документе — основном, обновление копий будет выполнено автоматически. Требуется сократить размер документа-приемника. Внедрение вместо связывания целесообразно применять при сохранении независимого блока данных как одного из компонентов документа. Поддержка документов с внедренными данными проще, чем документов, содержащих связанные данные, поскольку отпадает необходимость отслеживать место расположения документа-источника. При обновлении связанных данных файл документа-источника должен находиться в том же месте и иметь то же имя, что и на момент связывания. Документ, содержащий только внедренные данные, проще сделать документом совместного использования, так как в этом случае не придется обеспечивать других пользователей исходным документом. Далее рассмотрим, как копировать или перемещать данные внутри приложения Office с помощью перетаскивания (drag-and-drop), команд копирования, вырезания и последующей вставки. Также рассмотрим кнопку Параметры вставки, которая появляется на экране после вставки данных. Этими приемами можно пользоваться и при обмене данными между различными приложениями Office, однако, возможностей контроля передачи данных у пользователя при этом немного даже с кнопкой Параметры вставки. Данные могут быть скопированы или перемещены статически, а, могут быть внедрены в документ-приемник в зависимости от типа данных и приложения. 1. Копирование и перемещение данных. Для того чтобы скопировать или переместить данные из одного приложения Office в другое, необходимо выполнить следующие действия: Выделить данные в приложении-источнике и выбрать команду Правка → Копировать либо Правка →Вырезать. Активировать приложение-приемник и установить курсор в предполагаемое место вставки данных. В строке меню приложения-приемника выбрать команду Специальная вставка. Откроется одноименное диалоговое окно. Одним из наиболее распространенных типов форматов при копировании данных является неформатированный текст. Выбор этого «формата» обеспечивает вставку содержимого буфера обмена как простого текста с удалением всякого форматирования. Для выполнения статического копирования необходимо выбрать любой из трех первых пунктов. Если в этом меню нет необходимости, просто продолжить ввод символов или нажать клавишу Esc, кнопка Параметры вставки исчезнет. Кнопка Параметры вставки появится только при установленном флажке Показать кнопки возможностей вставки. Для его изменения в Word, Excel или PowerPoint надо выбрать команду Сервис→ Параметры и перейти на вкладку Правка открывшегося окна. В Microsoft Outlook перейти на вкладку Дополнительно и воспользоваться кнопкой Дополнительно. Статическое перемещение данных происходит через так называемый буфер обмена. Далее рассмотрим использование расширенных возможностей буфера обмена в приложениях Office. 2. Использование буфера обмена Office. Буфер обмена является системной функцией Windows, позволяющей копировать или перемещать текст и графику внутри документа, между документами одного приложения или между различными Windows-приложениями. Традиционно при выполнении команд Копировать или Вырезать для копирования данных в буфер обмена предыдущее содержимое этого буфера теряется. Последующая команда Вставить вставляет только то, что было скопировано в буфер последним. Office предоставляет усовершенствованный буфер обмена, позволяющий оперировать несколькими блоками текстовой или графической информации. При последующей вставке можно указать, какой из этих блоков необходимо вставить. Буфер обмена Office способен даже накапливать блоки, скопированные в приложениях, не входящих в пакет Office. Однако в этих приложениях можно, как обычно, вставить только последний скопированный блок. Для работы с буфером обмена Office используется панель задач Буфер обмена и (дополнительно) значок в правой части панели задач Windows. Буфер обмена хранит множество блоков только при активации функции Буфер обмена Office. Если она не активна, то будет доступен только последний скопированный блок. Для активации этой функции используются следующие методы: В приложении Office открыть панель задач Буфер обмена, выбрав команду Правка → Буфер обмена Office или любым другим способом. Если установлен флажок Автоматическое отображение буфера обмена Office, то эта панель будет открываться автоматически при любой операции копирования. В ней будут представлены как только что скопированный блок, так и ранее помещенные в буфер блоки. Для включения функции автооткрытия, а также настройки других параметров щелкните на кнопке Параметры, расположенной внизу панели Буфер обмена, и выберите соответствующий пункт меню. Если напротив пункта Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl+C установлен флажок, то панель будет открываться автоматически при быстром двойном нажатии клавиш Ctrl+C . При этом предварительно выделенный текст будет представлен в буфере (плюс ранее копировавшиеся блоки). Если установить флажок Собирать данные без отображения буфера обмена Office, то функция Буфер обмена Office всегда будет активной. Когда эта функция включена, в буфере может храниться до 24 блоков текстовых или графических данных. При копировании 25-го блока первый блок будет удален. Для вставки в документ одного и более блоков открыть панель Буфер обмена, если она закрыта. Все хранимые блоки будут представлены эскизами, совместно со значками, указывающими на приложение-источник. Блоки будут перечислены в обратном порядке. Для вставки определенного блока в документ надо просто щелкнуть на этом блоке в списке. Добавить блок в буфер и удалить его оттуда можно щелчком на значке стрелки, появляющейся справа от описателя блока при помещении над ним указателя мыши, и выбором команды из раскрывающегося меню: Вставить И Удалить соответственно. Для вставки всех блоков, хранимых в буфере, нужно щелкнуть на кнопке Вставить все. Блоки будут скопированы в документ в том порядке, в котором они помещались в буфер. Для удаления всех блоков щелкнуть на кнопке Очистить все, расположенной в верхней части панели Буфер обмена. Если установлен флажок Показать значок буфера обмена Office на панели задач, то соответствующий значок будет представлен в правой части панели задач Windows. Если включен флажок Показывать состояние около панели задач при копировании, каждый раз при копировании очередного блока над значком буфера обмена будет появляться маленькая подсказка, сообщающая о добавлении блока в буфер. Если панель задач буфера обмена закрыта, то ее можно открыть двойным щелчком на значке буфера. Щелчок правой кнопкой мыши на этом значке позволит настроить буфер обмена с помощью команд контекстного меню, перечисленных в табл. 1: Таблица 1. Кнопки панели Язык. Задача Команда контекстного меню Показать панель задач Показать буфер обмена Office Удалить все блоки, хранящиеся в буфере Очистить все Закрыть панель и выключить тем самым буфер обмена Office Прекратить сбор данных Настройка параметров буфера обмена Параметры, открываемые в подменю, аналогичны параметрам, выводимым с помощью одноименной кнопки панели буфера обмена 3. Связывание данных. Пакет Office позволяет организовать обмен и связывание различных типов данных между входящими в него приложениями, например можно связать: часть рабочего листа, целый лист или диаграмму Excel с документом Word или слайдом PowerPoint; часть документа Word или целый документ с рабочим листом Excel или слайдом PowerPoint; слайд PowerPoint с документом Word или рабочим листом Excel. Для передачи и последующего связывания данных приемлем как документ в целом, так и его часть. Чтобы передать и связать данные из фрагмента документа, необходимо выполнить следующие действия: Выделить данные в документе-источнике и в приложении-источнике, выбрать команду Копировать меню Правка. Данные будут скопированы в буфер обмена. Перейти в окно документа-приемника и установите в нем курсор клавиатуры в место предполагаемой вставки данных. В строке меню документа-приемника выберите команду Правка → Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка установить переключатель в положение Связать, выбрать нужный формат данных в списке Как и щелкнуть на кнопке ОК. Если кнопка Связать недоступна, то это означает, что тип данных в буфере обмена не позволяет выполнить связывание или его не поддерживает приложение-источник. Для связывания целого документа выполните следующие действия: В документе-приемнике установить курсор в место предполагаемой вставки данных. В строке меню документа-приемника выбрать команду Вставка → Объект. В диалоговом окне Вставка объекта перейти на вкладку Создание из файла. В PowerPoint и Access такие вкладки отсутствуют, но имеется соответствующий переключатель. Установить флажок Связать с файлом и в поле Имя файла ввести имя файла документа источника или найти этот файл с помощью кнопки Обзор. Нажать кнопку ОК для закрытия диалогового окна и вставки данных. Для редактирования связанных данных изменения нужно вносить в документ-источник. Это можно сделать одним из перечисленных ниже способов. Запустить приложение-источник, открыть исходный документ. Выделить связанные данные или представляющий их значок в документе-приемнике. Можно просто установить курсор внутри связанных данных. Выбрать команду Правка > Связанный объект... (Название команды зависит от типа связанных данных.) В открывшемся подменю выбрать команду Изменить связь или Открыть связь. Команды этого подменю зависят от приложения-источника и типа данных. Как результат их выполнения откроется исходный документ в приложении-источнике, и можно будет внести необходимые изменения. Для редактирования одной или нескольких групп связанных данных (связей) в документе надо выбрать команду Правка → Связи. Откроется диалоговое окно Связи, в котором будут отображены все связи активного документа. Вид этого диалогового окна обусловлен приложением Office. Для редактирования связи выделить ее в списке. Чтобы выделить несколько связей, нужно делать это последовательно при нажатой клавише Ctrl. После этого вид связи или связей можно изменить. Но не все действия, доступные в Word, могут быть выполнены в других приложениях. В диалоговом окне Связи, отображаемом в Word, в распоряжении оказываются следующие элементы управления: Можно сделать обновление документа автоматическим или по запросу, установив переключатель в разделе Способ обновления связи в соответствующее положение. По умолчанию выбран способ автоматического обновления, то есть данные обновляются при открытии документа-приемника и при внесении изменений в документ-источник, если документ-приемник уже открыт. При установке переключателя в положение По запросу никакого обновления не произойдет без команды на то пользователя. Для обновления данных по требованию нажать кнопку Обновить или нажать клавишу F9. Обновление по требованию помогает избегать пауз при работе с документом, содержащим много связей, или при частых изменениях в документе-источнике. Для настройки связи так, чтобы обновлялись сами данные, но оставались без изменения результаты форматирования в документе-приемнике, надо установить флажок Сохранять формат при обновлении. Для изменения имени или места расположения документа-источника нажать кнопку Сменить источник. Откроется диалоговое окно Смена источника. Можно также изменить описание места расположения данных в документе-источнике, например, задать другой диапазон ячеек в рабочем листе Excel. Эту процедуру необходимо выполнять при перемещении или переименовании документа-источника. Для определения нового документа-источника в диалоговом окне Смена источника открыть папку, в которой он находился, и ввести имя файла в соответствующее текстовое поле. Для указания нового расположения данных в исходном документе нажать кнопку Элемент и ввести описание нового расположения в диалоговом окне Задание элемента. Для документа Word это может быть имя закладки, а для книги Excel — имя листа и диапазон ячеек, как в следующем примере: Чтобы открыть исходный документ в приложении-источнике, нажать кнопку Открыть источник в диалоговом окне Связи. Это эквивалентно одному из описанных выше методов редактирования связанных данных. Для удаления связи нажатье кнопку Разорвать связь в диалоговом окне Связи. Вставленные данные останутся составной частью документа-приемника, как после статического копирования и вставки. Восстановить удаленную подобным образом связь уже невозможно. 4. Применение гиперссылок для связывания данных. Вместо вставки блока данных, связанных с документом-источником, в Microsoft Word, Excel, PowerPoint или Access можно использовать простую гиперссылку на данные в документе-источнике. После щелчка на гиперссылке документ-источник будет открыт, причем будет отображено то его место, где расположены связанные данные. В рассматриваемом случае данные не отображаются на экране и не выводятся на печать в документе, содержащем гиперссылку, что, возможно, является недостатком. Однако применение гиперссылок проще, чем классическое связывание, и исключаются дополнительные возможности сделать ошибку. Кроме того, размер документа с гиперссылками меньше, чем при другом способе организации связи. Для создания гиперссылки в Word, Excel, PowerPoint или Access нужно выделить данные в документе-источнике и перетащить их в документ-приемник с помощью правой кнопки мыши. После того как отпустить правую кнопку, появится контекстное меню, в котором следует выбрать пункт Создать гиперссылку. Гиперссылку в Word, Excel, PowerPoint или Access можно также создать, сначала скопировав блок данных в буфер обмена, а затем при вставке в документ-приемник выбрав команду Правка → Вставить как гиперссылку. При любом методе создания гиперссылки файл, в котором хранятся данные, должен быть сохранен на диске, иначе команда создания гиперссылки будет недоступна. 5. Внедрение данных. Блок внедренных данных называется внедренным объектом. В любой документ Office 2003 можно внедрить данные, созданные в другом приложении Office или в средствах Office, или в любой другой программе Windows, которая в состоянии быть источником данных. Существует три способа создания внедренных объектов, различающиеся методами получения данных. Во-первых, в качестве данных для внедрения можно использовать часть существующего документа. Для этого необходимо: Выделить данные в документе-источнике и в строке меню выбрать команду Копировать или Вырезать меню Правка. В документе-приемнике установить курсор в месте вставки данных и в строке меню выбрать команду Правка → Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка установить переключатель в положение Вставить и в списке Как выбрать любой из форматов, содержащий слово «объект». Нажать кнопку ОК для закрытия диалогового окна и вставки данных. Во-вторых, в качестве данных для внедрения можно использовать и документ в целом. Для этого необходимо: В документе-приемнике установить курсор в месте вставки данных. В строке меню выбрать команду Вставка → Объект и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Создание из файла. Затем нужно убедиться, что флажок Связь с файлом сброшен, и ввести имя файла-источника данных в поле Имя файла с клавиатуры или указать файл с помощью кнопки Обзор. Нажать кнопку ОК. Третий способ внедрения состоит в создании новых данных средствами приложения-источника. Выполнить действия шага 1 предыдущего способа. В списке Тип объекта выбрать нужный. Этот список содержит по одному или более типов объектов для каждого из установленных на компьютере приложений, данные которых могут быть источником внедряемых данных. Нажать кнопку ОК. Далее события (в зависимости от используемого приложения) будут развиваться по одному из двух сценариев: Чистая рабочая область приложения-источника откроется непосредственно в документе-приемнике, а меню и кнопки панелей инструментов приложения-источника будут добавлены в окно приложения-приемника. Команды, подаваемые с клавиатуры в приложении-источнике, будут доступны и в окне документа-приемника. Откроется окно приложения-источника с чистой рабочей областью или окно какой-либо другой программы. Использовать команды приложения-источника для ввода данных, независимо от того, какой вариант был реализован после выполнения этапа 2. Закончив ввод данных, надо выйти из режима редактирования, для чего выбрать команду Файл → Выход. Для редактирования внедренного объекта нужно сделать двойной щелчок на области, занимаемой этим объектом. При этом объект будет открыт для редактирования либо в приложении-источнике, либо, что бывает чаще, непосредственно в документе-приемнике. Альтернативный способ редактирования внедренных объектов состоит в следующем: Выделить объект простым щелчком мыши. В строке меню приложения-приемника выбрать команду Правка → Объект... Откроется показанное ниже подменю. В этом меню выбор команды Изменить дает возможность редактировать объект в окне приложения-приемника с помощью меню и панели инструментов данного приложения. А команда Открыть, как правило, предоставляет возможность модификации объекта в отдельном окне приложения-источника. Команды, составляющие подменю, и результат их действия зависят от типов приложения-источника и внедренных данных.(......) |
Loading
|