Информационный центр "Центральный Дом Знаний"
Онлайн всего: 1 Гостей: 1 Пользователей: 0
|
Основные программы обработки информации в офисеОглавление Введение …………………………………………………………………… 3 Теоретическая часть 1.Офисные программы ………………………...…………………………...4 2. Пакет Microsoft Office 2003 .………..…………..………………………..5 3. Microsoft Word ……………………………………………………………7 4. Microsoft Exсel ..………………….……………………………………….9 5. Microsoft Outlook .………………………………………………………..10 6. Microsoft PowerPoint……………………………………………………..13 Заключение….………………………………………………………………16 Практическая часть Задача, решенная с использованием пакета электронных таблиц Microsoft Excel……………………………………...17 Использованная литература….……………………………………………24 Введение Использование компьютеров вместо людей при принятии решений имеет множество преимуществ. Рассмотрим лишь несколько наиболее очевидных. компьютеры обрабатывают данные с очень высокой скоростью. Предел быстродействия – 10^9 операций в секунду. с помощью компьютеров можно решать задачи, слишком сложные для человеческого разума. огромные объемы памяти позволяют хранить большие количества информации с последующей ее обработкой. компьютеры не придают эмоциональной окраски обрабатываемым данным. Они объективно учитывают все введенные факторы и ограничения, и строят на их основе неискаженную эмоциями модель. Целью данной работы является изучение офисных программ. Офисные программы – это программы, которые наиболее часто используются в офисе. В общем, строгого разделения программ на офисные и неофисные нет, однако, учитывая тот факт, что практически весь мир пользуется пакетом Microsoft Office от корпорации Microsoft именно этот комплект программ определяет, что такое офисный набор. В теоретической части курсовой работы были изучены программы, наиболее часто используемые в офисе - Word, Exсel, Outlook. В практической части решена задача с использованием Приложения Microsoft Excel. При написании данной работы использовался компьютер с процессором Intel Soc-478 Celeron-2600/400, монитором Samsung Sync Master 763 MB и оперативной памятью 256 Мбайт. Теоретическая часть 1. Офисные программы Три основные программы, считающиеся, безусловно, офисными, - это текстовый редактор, электронные таблицы и органайзер. Текстовый редактор используется для создания простейших текстов (записка, письмо, договор, контракт), различных бланков и документов самой разнообразной степени сложности. Электронные таблицы применяются для ведения и хранения структурированных данных (таблица), в которых необходимо производить различные расчёты (например, бухгалтерия, бизнес - план). Органайзер – многофункциональная система, в которой, как правило, ведётся база ваших контактов (людей и предприятий), записываются различные дела и задачи, создаются всевозможные напоминания В стандартный офисный пакет от корпорации Microsoft также входят ещё две программы: пакет для создания демонстраций и презентаций PowerPoint, а также система для создания и ведения баз данных Access. Бывают и другие программы, которые можно отнести к офисным. Различные переводчики, бухгалтерии, системы распознания текста, программы ведения документооборота и разнообразные справочники можно считать офисными. Однако к офисным программам не принято относить специализированные пакеты, которые не используются обычными офисными работниками, например различные средства администрирования сети, системы для профессиональной работы с графикой и так далее. Но не только Microsoft выпускает офисные программы. Раньше существовал пакет Русский офис, куда входили текстовый редактор Лексикон, переводчик Сократ, система ведения личных финансов Декарт и файловый менеджер ДИСКо Командир, но этот пакет даже в России не был особо популярен. Кроме того, существуют десятки и сотни фирм и тысячи независимых разработчиков, которые создают различные полезные офисные программы. 2. Пакет Microsoft Office 2003 Рассмотрим пакет программ Microsoft Office 2003, поскольку около 95% корпоративных и домашних пользователей работают именно с ним. Microsoft Word стал синонимом текстового редактора (хотя существуют и другие текстовые редакторы), а Microsoft Exсel – синонимом электронных таблиц. На сегодняшний день Word, Exсel, Outlook – это великолепные программы, одновременно простые в освоении, но невероятно мощные по предоставляемым возможностям. Но подавляющее число пользователей, работающих с данными программами, реально используют не более 5% их возможностей. Пакет Microsoft Office 2003 поставляется в различных модификациях. Кроме того, почти все программы, входящие в него, можно приобрести отдельно. Стандартный комплект называется Microsoft Office Standart Edition 2003, и в него входят следующие основные программы: Microsoft Office Word 2003; Microsoft Office Exсel 2003; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Office PowerPoint 2003. Расширенная модификация называется Microsoft Office Professional Edition 2003, и в неё кроме вышеперечисленных программ также входят: Microsoft Office Publisher 2003; Microsoft Office Access 2003; Microsoft Office Outlook 2003 c Business Contact Manager. Также существует вариант под названием Microsoft Office Small Business Edition 2003, в котором, в отличие от Professional Edition, отсутствует Microsoft Office Access. Предназначение программ, представленных в самом полном варианте Microsoft Office 2003 (Professional Edition): Word 2003 – мощнейший текстовый редактор с элементами издательской системы; Exсel 2003 – создание, обработка, анализ и отображение информации в форме электронных таблиц; PowerPoint 2003 – быстрое создание мультимедийных презентационных роликов; Access 2003 – создание баз данных для различных применений, как для начинающих пользователей, так и для опытных разработчиков; Outlook 2003 – ведение базы контактов, планирование всевозможных мероприятий, система напоминаний, работа с различными документами, в том числе – с электронной почтой; Publisher 2003 – настольная издательская система: гибкая, мощная и простая в освоении. Также существует ещё несколько программ, относящихся к Microsoft Office, которые поставляются отдельно. Это: Project Professional 2003 – одно из самых популярных в мире приложений для ведения и управления различными проектами; FrontPage 2003 – специальное приложение, позволяющее в лёгкой и наглядной форме создавать интернетовские странички; Visio 2003 – система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем; OneNote 2003 – новое приложение системы Microsoft Office, которое позволяет записывать, упорядочивать и повторно использовать электронные заметки на переносных, настольных и планшетных компьютерах; InfoPath 2003 – новое приложение, которое упрощает процесс сбора данных, позволяя группам и организациям легко создавать разнообразные динамические формы и работать с ними. Microsoft Word Word – это наиболее часто использующаяся программа из комплекта Office. Но это не просто текстовый редактор, обычный текстовый редактор – это WordPad, который входит в стандартный комплект операционной системы Windows XP. Microsoft Word – это целый программный комплекс, объединяющий в себе простоту текстового редактора и мощь издательской системы с возможностью многопользовательского ведения большого количества различной документации. Наиболее значимые возможности Word: создавать, обрабатывать и распечатывать документы различной степени сложности; редактировать текст, используя многоуровневый буфер обмена; представлять документ в различных форматах: обычный, разметка, структура, web – документ, режим чтения; добавлять в документ специальные поля: колонтитулы, колонцифры, сноски и примечания; отслеживать в документе все изменения, внесённые различными пользователями, а также хранить их прямо в документе, чтобы можно было вернуться к предыдущему состоянию редактирования; использовать при редактировании различные средства автозаполнения полей; добавлять рисунки, изображения и фотографии; добавлять в текст специальные значки и символы; использовать мощные средства настроек шрифтов и абзацев; создавать и применять стили, позволяющие почти мгновенно изменять внешний вид целой группы абзацев текста; использовать автоматическое форматирование по заданным параметрам текста при вводе; в удобной форме проверять правильность написания слов на различных языках; использовать статистику; создавать документ совместно несколькими пользователями; пользоваться мощной системой макросов для автоматизирования многих процессов, необходимых при создании документов; автоматически создавать оглавления и указатели; работать с таблицами различных видов, в том числе производить в этих таблицах сортировку данных по различным критериям; получать подробные сведения и справки по всем возникающим вопросам. 4. Microsoft Exсel Microsoft Exсel – это одна из самых распространённых в мире программ для работы с так называемыми электронными таблицами. Электронные таблицы – это специальный формат работы с данными, при котором рабочий лист представляет собой как бы бесконечную таблицу, состоящую из строк, столбцов и образуемых ими ячеек, в которые заносится различная информация, в том числе и формулы. Главное в электронной таблице – возможность задания формул, что позволяет, например, при изменении всего одного параметра автоматически пересчитывать огромное количество данных, в формулы которых входит этот параметр. Первыми прообразами электронных таблиц были программы VisiCalc фирмы VisiCalc (первая версия появилась в 1979 году) и MultiPlan от Microsoft (1981 год). VisiCalc первоначально была разработан для компьютера Apple II, но её вариант для IBM – совместимых PC получился достаточно неудачным и популярность так и не приобрёл, а MultiPlan от Microsoft адаптировалась к различным компьютерным архитектурам, но из – за этого и проиграла, когда в 1983 году фирма Lotus представила свой вариант электронных таблиц – программу Lotus 1-2-3, жёстко ориентированную на РС и MS-DOS, которая и завоевала огромную популярность, в результате чего Microsoft потерпела поражение и её MultiPlan сошла с компьютерной арены. Затем фирма Borland попыталась внедриться на этот рынок и выпустила в свет свою программу для работы с электронными таблицами Borland Quatro (Quatro переводится как четверть), которая как раз четверть рынка и захватила. А потом снова пришла Microsoft – и все «умерли», в том смысле, что входящие в состав Microsoft Office электронные таблицы Exсel довольно быстро «задавили» всех остальных конкурентов. 5. Microsoft Outlook Microsoft Outlook – это целая интегрированная система, обладающая очень широкими возможностями. Microsoft Outlook – это и органайзер, и мощнейшая база любых видов контактов, и коммуникационная система, и дневник взаимодействия с различными контактами, и электронная почта. Контакты. Контакты – база физических лиц, позволяющая хранить по каждому человеку большое количество всевозможной информации. После создания контакта необходимо заполнить форму. Причём будет достаточно ввести только имя, а вновь появившуюся информацию по данному человеку можно будет добавить в любое время. В закладке Подробности можно указать различные дополнительные данные. Рассмотрим пункт меню Действия. Создать контакт в той же организации – откроется новый контакт, в котором вбиты все данные организации данного контакта. Создать список рассылки – вывод формы для создания списка рассылки. Это способ рассылать одно письмо целой группе адресатов, которые принадлежат к данному списку. Можно создать список рассылки для обсуждения какой – то специальной темы (например, реализации некоего проекта). Создать мгновенное сообщение – создание сообщения (с помощью Word), которое будет отправлено данному контакту или по локальной сети, или через Интернет. Новое письмо – при нажатии на этот пункт меню будет вызван Word со специальным Мастером писем, с помощью которого можно автоматически создать заголовок письма (например, с почтовым адресом и именем данного контакта), а потом просто написать письмо для последующей отправки по обычной (или электронной) почте. Создать задачу для контакта – здесь можно поставить перед контактом задачу, причём в дальнейшем Outlook поможет вам отслеживать процесс её выполнения. Создать запись в журнале контактов – здесь можно создать самому себе напоминание для данного контакта. Связь – создание связи данного контакта с какими – то элементами Outlook (например, с заметками или дневником) или с файлами (картинками, документами). Позвонить контакту – набор номера контакта (если есть модем), а также, при желании, фиксирование в журнале факта и продолжительности телефонного разговора. К исполнению – с помощью этого пункта можно отметить данную задачу для напоминания контакту о необходимости её исполнения. Отобразить схему адреса – поиск введённого адреса на сайте MSN Maps (для российских адресов это не актуально). Посмотреть веб–страницу – открытие веб-страницы контакта в браузере (программе для просмотра интернетовских страниц). Добавить рисунок – добавление изображения (например, фотографии) в информацию о контакте. Календарь. Календарь Outlook представляет собой мощный ежедневник, обладающий большим количеством самых разнообразных возможностей. Выглядит как листок настольного календаря. Внешний вид календаря можно менять, выбирая различные варианты представления: один день, рабочая неделя, полная неделя, месяц. В этот календаре можно планировать встречи, события, собрания. События календаря могут быть повторяющимися, причём расписание события задаётся в очень удобной форме. По каждому событию можно настроить соответствующее оповещение, которое будет сделано заранее. Задачи. Задача имеет состояние, важность и процент выполнения. В этом и состоит главное отличие задачи от события в календаре. Событие в календаре – это простое напоминание. При вызове ярлыка Задачи на экране появляется список всех созданных задач. Режим вывода задач, их отбор и сортировку можно менять любым удобным способом. Заметки. Это нечто вроде стикеров. Только стикеры в данном случае создаются на компьютере и будут располагаться внутри монитора, а не на его корпусе.С одной стороны, в этих заметках нет никакой необходимости, потому что с помощью повторяющихся событий в календаре можно создать любые типы напоминаний. Но с другой стороны – многим пользователям удобно записывать простенькие напоминания именно в виде заметок – стикеров. Поэтому в Outlook и включён данный сервис. Работает он следующим образом. Если щёлкнуть по ярлыку Заметки, то возникает список всех введённых стикеров, каждый из которых можно открыть для просмотра двойным щелчком мыши. Окно с раскрытым стикером является независимым, поэтому оно может находиться в любом месте экрана, а не только в поле открытой программы Outlook. Если напоминание, для которого создан стикер , отработано, то необходимо его удалить, и он пропадает из списка. К стикерам не привязываются никакие даты и время, а отличаться друг от друга они могут выбранными категориями важности/срочности и цветом. Почта. При нажатии на кнопку Почта из списка слева появляется система для работы с почтой Outlook. Это не только электронная почта, так как Outlook может использоваться для корпоративной переписки – то есть переписки внутри фирмы по локальной сети. Однако переписка с контактами, находящимися в данной локальной сети, ничем не отличается от переписки с контактами из Интернета. 6. Microsoft PowerPoint Применение современной техники для презентаций стало обычным при проведении семинаров, конференций. Подготовка презентаций является весьма трудоемким процессом. PowerPoint 2003 – быстрое создание мультимедийных презентационных роликов. PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю всё необходимое - мощные функции работы с текстом, включая отрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п. Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint. Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Раздаточный материал - в качестве раздаточного материала служат распечатанные в компактном виде слайды презентации: два, четыре или шесть слайдов на одной странице. Конспект доклада - в процессе работы над презентацией в PowerPoint можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание. Структура презентации представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления. Термины и определения используемые в PowerPoint: Шаблон - это презентация, формат которой и схема цветовмогут использоваться для подготовки других презентаций. PowerPoint поставляется более с 100 профессионально оформленных шаблонов, которые вы можете использовать для подготовки ваших собственных презентаций. Установочная презентация PowerPoint - это презентация PowerPoint, используемая в качестве шаблона по умолчанию. С этой презентацией можно работать прои выборе переключателя Blank Presentation (Пустая презентация) в диалоговом окне New Presentation (Новая презентация). Мастер - в пакете PowerPoint имеются мастера для каждой ключевого компонента презентации: слайд-мастер, мастер структуры презентации, мастер раздаточного материала и мастер примечаний. Слайд-мастер - слайд, который содержит форматированные рамки фиксации (placeholders) для заголовка, текстов и других фоновых рисунков, которые вы хотите иметь на слайдах. Если вы сделаете какие-либо изменения на слайд-мастере, то они будут автоматически применены ко всем слайдам, которые настроены по слайд-мастеру. Схема цветов - основа из восьми цветов, которую можно применять в слайдах, страницах примечаний и раздаточном материале. Схема цветов состоит из цвета фона, цвета линий и текста и шести дополнительных цветов. Баланс этих цветов улучшает восприятие слайдов. Другие цвета - цвета, отсутствующие в основной схеме цветов, которые можно использовать для специальных целей. Объект - текст, линии, формы, которые создаются при помощи инструментов работы с текстом и рисования геометрических фигур, а также любые картинки, которые импортируются из других приложений. Атрибут - свойство объекта, которое можно использовать для манипулирования объектом, использую инструменты и команды PowerPoint (линии, заливка, тень, цвет и форма). Форма - этот атрибут имеют объекты, которые создаются при использовании инструментов работы с текстом или Автоформы. Объекты, созданные с помощью инструментов рисования линий, дуг и свободных (произвольных) фигур, не имеют формы, как атрибута. Контур - видимая линия по краям объекта. Рамка Фиксации - рамка, которая появляется на слайде при работе с текстом до того, как вводится текст. Каждая такая рамка окружена линией, состоящей из точек. Используя элементы управления этих рамок, можно изменить их размер, перемещать текст по слайду, изменять шрифт и цвет текста внутри рамок; возможно также изменение положения самого текста относительно этой рамки. Инструмент «Текст» - можно ввести текст в любом месте слайда, используя инструмент ввода текста панели инструментов Рисование. Текст, который вводится при использовании этого инструмента, не выводится на экран в режиме работы со структурой презентации. Заключение Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. В курсовой работе рассмотрен и изучен программный пакет Microsoft Office 2003, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного. В частности были рассмотрены следующие программы: Microsoft Office Word 2003; Microsoft Office Exсel 2003; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Office PowerPoint 2003. Это мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. Пакет Microsoft Office связывает эти приложения воедино. Все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Практическая часть. Задача, решенная с использованием пакета Электронных таблиц Microsoft Excel. 1.Общая характеристика задачи Используя ППП на ПК, на основании сведений о наличии и движении товаров в магазине, хранящихся в таблице данных ТОВАР (структура данных этой таблицы представлены на рис. 47), необходимо суммировать: оборотную ведомость по движению товара в магазине за отчётный период (рис. 48); ведомость остатков товаров в магазине (рис. 49). Введите текущее значение даты между таблицей и ее названием. По данным таблиц постройте гистограмму с заголовком, названием осей координат и легендой. 2.Описание алгоритма решения задачи Электронная таблица позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных и рассчитываемых данных и, разумеется, связей между ними, то есть формул. Но главное – при изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и изменяются прямо на глазах. Для получения суммы остатка на начало месяца необходимо перемножить цену товара и количество этого товара, оставшегося на начало месяца. Аналогично вычисляем сумму, на которую поступил товар и сумму, на которую был продан товар. Количество остатка на конец месяца = количество остатка на начало месяца + количество поступившего товара - количество проданного товара Сумма остатка на конец месяца = количество остатка на конец месяца * цена товара Чтобы ввести формулу нужно: выделить ячейку; ввести «=»; набрать формулу; зафиксировать её нажатием на Enter или на соответствующую кнопку в Строке формул. Для ввода в формулу адреса ячейки пользоваться щелчком мыши по соответствующей ячейке. Если же вместо числа в ячейке появились символы # # # #, значит, число не помещается в ячейке и нужно увеличить ширину столбца. Чтобы заполнить столбец однородными формулами надо ввести формулу в крайнюю ячейку и распространить её с помощью маркера заполнения. Ссылки в формуле смещаются одновременно со смещением формулы. И, наконец, необходимо воспользоваться функцией Автосуммирование. выделите ячейку, в которую надо записать сумму; щёлкните по кнопке панели инструментов Автосуммирование; бегущей пунктирной рамкой буден выделен интервал ячеек, подлежащих суммированию, если компьютер угадал содержимое каких ячеек надо сложить, то осталось нажать Enter, иначе выделите мышью нужный интервал и нажмите Enter. Выбор ППП Для решения данной экономической задачи целесообразно использовать Приложение Microsoft Excel, входящее в интегрированный пакет программ Microsoft Office . Microsoft Excel – это электронные таблицы, позволяющие производить операции над данными, представляя их в удобном для восприятия виде. Проектирование формул выходных документов в графическом представлении данных по выбранной задаче(......) |
Loading
|