Работа в 1С 14

Тема 5 Работа с документами

Цель:

1) познакомиться с понятием документа, журнала документов, их назначением в системе 1С;

2) приобрести и закрепить навыки создания документа, журнала документов и создания экранных форм данных объектов;

3) приобрести и закрепить навыки использования методов работы с документами и журналами в программных модулях;

3) познакомиться с понятием точка актуальности и проведение документа;

4) приобрести и закрепить навыки проведения документа.

Пояснения к работе

5.1 Документы и журналы документов

Документ – одно из основных понятий системы 1С: Предприятие. При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и, если необходимо, корректировка.

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, являющихся основаниями для тех или иных учетных действий или расчетов. Тем на менее, использование этого типа данных может выходить далеко за рамки простой фиксации изменений внесенных в регистры и журналы расчетов.

Структура каждого конкретного вида документа определяется при его создании в конфигураторе. У любого вида документа существует два обязательных реквизита, которые создаются автоматически – Дата и Номер документа. Другие реквизиты документа определяются в конфигураторе конкретно для каждого создаваемого вида документа.

В документах выделяются две основные структурные части (рисунок 5.1.1): шапка документа (заголовок) и многострочная табличная часть, поэтому реквизиты документа можно подразделить на Реквизиты шапки и Реквизиты табличной части.

Рисунок 5.1.1

Как правило, в шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Реквизиты шапки принадлежат всему документу в целом и принимают только одно значение.

Все документы хранятся в журналах (рисунок 5.1.2). Журнал документов – это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые, который будет включать документы "Приказ о приеме на работу", "Приказ об увольнении", "Кадровое перемещение". С этим журналом будет работать пользователь–кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы "Платежное поручение" и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы. От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный, Общий и Дополнительный. Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале ПриказыКадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник

Откройте информационную базу ПримерСправочника. Создадим журнал КадровыеДокументы. Для этого в режиме Конфигуратор откроем дерево метаданных и щелкнем правой кнопкой мыши на агрегатном типе Журналы документов. В появившемся контекстном меню выберем пункт Новый журнал. В появившемся окне зададим следующие реквизиты журнала (рисунок 5.1.3):

Далее создадим документ ПриказОПриеме (обратите внимание, что необходимо в реквизите Журнал указать КадровыеДокументы, тогда созданный документ будет относиться к указанному журналу) – рисунок 5.1.4:

Не будем создавать дополнительных реквизитов шапки, так номер приказа и дата создаются автоматически. Создадим следующие реквизиты табличной части (они создаются также, как реквизиты справочника):

ФИО – тип строка, длина 100;

Должность – тип Справочник.Должности;

Подразделение – тип Справочник.Сотрудники;

Оклад – тип Число, длина 10, точность 2;

ДатаПриема – тип Дата.

Реквизит Периодичность установите В пределах года (с начала года нумерация начнется заново).

Рассмотрим подробнее новые реквизиты:

Нумератор – документу может быть назначен нумератор (правило создания номера) из числа уже существующих в конфигурации. В этом случае прочие элементы группы Номер, за исключением признака Автоматическая нумерация, станут недоступны, то есть правила нумерации документов данного вида будут полностью определяться назначенным нумератором. Для назначения документу нумератора из числа существующих в конфигурации следует выбрать идентификатор нумератора в реквизите Нумератор. Использованием нумераторов позволяет организовать сквозную нумерацию документов разных видов. Для этого всем документам, для которых требуется иметь сквозную нумерацию, должен быть назначен одинаковый нумератор. Контроль уникальности и присвоение очередного номера будет выполняться с учетом всех документов, для которых назначен этот нумератор.

Периодичность – устанавливает 2 важные характеристики номера документа: пределы контроля уникальности номеров документов и период повторяемости номеров. Если включен признак контроля уникальности номеров документов, реквизит Периодичность устанавливает, в каких пределах осуществлять этот контроль. Например, если установлена периодичность В пределах дня, то уникальность номеров документов будет контролироваться в пределах суток: на следующие сутки номера документов могут повторяться, но в пределах суток они будут уникальны. При включенном признаке автоматической нумерации документов система 1С:Предприятие будет присваивать очередной порядковый номер каждому новому документу. После завершения периода, установленного в реквизите Периодичность, нумерация документов начнется с 1.

Длина – устанавливает максимальную длину номера документа. Если документу назначен нумератор, этот реквизит диалога становится недоступным.

Тип – позволяет выбрать тип значения для номера документа – числовой или текстовый. Выбор текстового типа номера бывает полезен, когда используется сложная система нумерации документов, и номер документа может включать, помимо цифр, также буквы и символы–разделители. Если документу назначен нумератор, этот реквизит диалога становится недоступным.

Автоматическая нумерация – устанавливает, будет ли система 1С:Предприятие автоматически присваивать очередной порядковый номер каждому новому документу. Автоматически присвоенный документу номер можно будет исправить.

Контроль уникальности – если эта опция включена, то при вводе нового документа его номер проверяется на уникальность в пределах, установленных в реквизите Периодичность. Если документу назначен нумератор, этот реквизит диалога становится недоступным.

Разрешить проведение документа – если флажок установлен, документы этого вида будут проводиться.

Автоматическое удаление движений – если флажок установлен, при отмене проведения документа будут также удаляться все записи, отражающие документ в различных механизмах учета, которые документ записал в процессе проведения.

Автоматическая нумерация строк – если этот режим включен, то при редактировании документа в форме и при работе с ним средствами встроенного языка существует возможность изменения порядка расположения строк, однако, при любых перестановках строк номера всегда будут отражать последовательность расположения строк, от 1 до количества строк, без пропусков и нарушения порядка номеров. Если режим отключен, то номера строк могут редактироваться при вводе документа в форме и средствами встроенного языка. При редактировании номеров строк система будет автоматически располагать строки в порядке возрастания номеров, однако, номера строк могут иметь пропуски.

Бухгалтерский учет – включение этой опции означает возможность документа формировать операции и проводки. Реквизит отсутствует, если не установлена компонента "Бухгалтерский учет".

Оперативный учет – включение этой опции означает возможность документа изменять регистры. Реквизит отсутствует, если не установлена компонента "Оперативный учет".

Расчет – включение этой опции означает возможность документа работать с журналами расчетов. Реквизит отсутствует, если не установлена компонента "Расчет".

Создавать Операцию по документу – управляющий элемент становится доступным, если для документа установлен флажок Бухгалтерский учет. Он определяет режим записи операции для документов этого вида.

Редактировать операцию – флажок становится доступен, когда в свойствах объекта метаданных Операция выбран режим Редактировать операции документов – выборочно. Установка или снятие этого флажка, соответственно, разрешает или запрещает пользователю редактировать вручную операции, сформированные документами этого вида.

Ввод на основании – вызывает диалог для настройки режима ввода "на основании".

Описание – вызывает текстовый редактор для создания пользовательского описания документа.

Форма – вызывает редактор форм для создания экранной и выходной формы документа.

Модуль документа – вызывает редактор текстов для создания программного модуля, который должен выполняться при проведении документа. Программный модуль описывает влияние информации о хозяйственной операции, вводимой в документ, на итоговую информацию, хранящуюся в регистрах.

Закройте окно Документ и откройте журнал КадровыеДокументы. Обратите внимание, что в группе Документы появился ПриказОПриеме. Закройте окно. Сохраните конфигурацию и запустите 1С в режиме Предприятие. В меню операции выберите пункт Журналы документов, в появившемся списке выберите КадровыеДокументы (рисунок 5.1.5).

Окно Журнал документов содержит на панели инструментов окна несколько новых кнопок:

	– интервал видимости определяет, документы за какой период времени будет видны при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала
	– поиск документа по номеру.

Создайте новый приказ, нажав кнопку , на экране появится окно Приказ о приеме–Новый (рисунок 5.1.6), вид которого создан по умолчанию и может быть изменен в режиме Конфигуратор.

Кроме того, создайте документ ПриказОбУвольнении тоже относящийся к журналу КадровыеДокументы со следующими реквизитами табличной части:

ФИО – тип Справочник.Сотрудники;

ДатаУвольнения – тип Дата.

Свойства документа Периодичность – в пределах года, Тип – текстовый.

Создайте новый журнал БухДокументы (синоним и комментарий – Бухгалтерские документы) и новый документ Ведомость (рисунок 5.1.7), относящийся к этому журналу.

Реквизиты шапки:

Дат – тип Дата;

ФондВремени – тип Число (Длина – 2, Точность – 0, Неотрицательный установлен).

Реквизиты табличной части:

ФИО – тип Справочник.Сотрудники;

Должность – тип Строка (Длина – 30);

Оклад – тип Число (Длина – 10, Точность – 2, Неотрицательный и Разделять триады установлены);

Отработано – тип Число (Длина – 2, Точность – 0, Неотрицательный установлен);

Начислено – тип Число (Длина – 10, Точность – 2, Неотрицательный, Разделять триады и Итог установлены);

Налог – тип Число (Длина – 10, Точность – 2, Неотрицательный, Разделять триады и Итог установлены);

КВыдаче – тип Число (Длина – 10, Точность – 2, Неотрицательный, Разделять триады и Итог установлены).

Свойства документа:

Периодичность – В пределах года;

Тип Номера – Текстовый.

5.2 Экранные формы документа и журнала документов

Приведем экранную форму документа ПриказОПриеме в удобный для работы вид. Для этого в режиме Конфигуратор дважды щелкнем на объекте ПриказОПриеме в дереве метаданных и в появившемся окне нажмем кнопку Форма. На экране появится экранная форма документа (рисунок 5.2.1):

Для работы с элементами формы используются Панель редактора форм и Панель элементов управления также как для экранной формы справочника. Как видите, в экранной форме документа ярко выражена шапка и табличная часть.

Изменим элементы шапки следующим образом (рисунок 5.2.2):

Далее настроим табличную часть документа. Щелкните левой кнопкой мыши по табличной части (она окантуется синей линией), затем щелкните на ней правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите пункт Свойства, который позволяет настроить свойства всей табличной (многострочной) части в целом:

Автонастройка ширины колонок – если данный атрибут включен, то ширина колонок табличной части диалога, независимо от сделанных установок при редактировании диалога, будет устанавливаться одинаковой. Если этот элемент выключен, то будут использоваться установки ширины колонок, сделанные в процессе редактирования диалога. При изменении ширины окна диалога будут сохраняться и относительные размеры колонок.

Автоматический ввод новой строки – если данный атрибут включен, то новая строка вводится в таблицу автоматически после окончания редактирования последнего элемента предыдущей строки. В противном случае – для ввода новой строки в таблицу следует нажать клавишу INS или кнопку .